De bästa interna projektledarna kan hjälpa sina företag att uppnå affärsmålen genom att slutföra framgångsrika projekt i tid, inom ramen för omfattningen och budgeten. Men som de flesta projektledare vet är detta lättare sagt än gjort - särskilt om det finns en barriär mellan företagsledningen och projektgrupperna på plats. Det är därför vi är här för att tala om varför projektuppgifter bör anpassas till även de högsta affärsmålen när det är möjligt, samt några råd för att göra just det.
Vad är projektledningsuppgifter?
Projektledningsuppgifter är de enskilda arbetsenheter som krävs för att slutföra ett större projekt eller mål. För att betraktas som en uppgift ska den vara definitiv, genomförbar och ha en fastställd tidsfrist för att slutföras.
När det gäller en projektuppgift finns det inga frågetecken eller oklarheter. Den är tydlig, beslutsam, beskrivande och har skriftliga steg för att genomföras.
Om ditt mål till exempel är att öka försäljningen med 10 % på tre månader kan en uppgift vara att skapa en riktad annonskampanj med X budget som ska pågå Y antal dagar och nå Z målgrupp. Detta kan betraktas som en uppgift eftersom den har tydliga instruktioner som hjälper till att stödja det långsiktiga målet. Denna uppgift kan sedan delas upp i mindre deluppgifter för att göra projektet genomförbart för ett projektteam.
Projektledningsuppgifter och projektmål
Projektuppgifter är de steg som projektgruppen tar för att uppfylla de övergripande projektmålen. I exemplet ovan genomför företaget i fråga ett marknadsföringsprojekt (en reklamkampanj) för att uppnå specifika försäljningsmål.
Så var passar affärsmålen in?
Vad är ett affärsmål?
Ett affärsmål är ett mål på högre nivå som ett företag har som mål att uppnå. Ett affärsmål liknar ett projektmål i det avseendet att det vanligtvis finns särskilda steg som beskrivs för att nå specifika mål och tidsfrister. Några vanliga affärsmål är att öka intäkterna, minska kostnaderna, öka produktiviteten och/eller effektiviteten, bygga upp varumärket och öka avkastningen på investeringar.
Den subtila skillnaden är att affärsmålen är mål på hög nivå, vilket innebär att deras koppling till specifika interna projekt inte alltid är uppenbar.
Det är till exempel logiskt att en annonskampanj bidrar till att uppnå ett affärsmål som rör intäkter. Men vad händer om målet är att öka produktiviteten? Ska företaget helt enkelt sänka termostaten under arbetstid? Anlita en yogainstruktör på kontoret? Utveckla ett helt nytt tidsredovisningssystem? Utan en viss grad av specificitet riskerar företag att sätta igång projekt utan tydlig avsikt, vilket kan vara ett slöseri med resurser och ha en negativ inverkan på arbetsmoralen.
Det åligger företagsledare och projektledare att samarbeta för att se till att å ena sidan affärsmålen är tydliga och å andra sidan att projekten är inriktade på att uppnå dem.
Varför du bör anpassa projektledningsuppgifter till affärsmålen
Oklara mål skapar kaos i projekten
Vaga affärsmål kan vara mycket skrämmande för projektledare och deras team. Om du bara instruerar dem att öka försäljningen lämnar du en hel del förvirrande gissningar åt dem att ta reda på. Genom att göra affärsmålen så specifika som möjligt - konkreta siffror och tidsramar är en början - kan företagsledare göra det lättare för PM:s att utforma interna projekt för att uppnå dem.
Detta kan ha positiva effekter inte bara på de omedelbara målen utan även på företagets moral. Anställda är mest nöjda med sitt arbete när de känner att 1) deras arbete har ett syfte och 2) deras arbete leder någonstans. Projekt som leder till att affärsmålen uppnås kan vara mycket motiverande för de anställda, vilket gör att de stannar kvar längre. Personalomsättning kan kosta ditt företag dyrbara pengar, tid och resurser, så det är en bra idé att hålla teamet samlat och motiverat.
Starka affärsidéer ger starka projekt
Genom att anpassa projektens uppgifter till affärsmålen kan PM:s öka intressenternas och ledningens acceptans över hela linjen. Projektledning är konsten att få saker och ting gjorda inom tids- och budgetramar, i enlighet med intressena hos ett antal intressenter som antingen kan hjälpa eller hindra teamets arbete. När föreslagna projektuppgifter kan positioneras som lösningar på specifika affärsutmaningar är det mer sannolikt att de ger grönt ljus.
Tips: Börja varje projekt med en affärsidé
Det finns inget säkrare sätt att anpassa projekten till affärsmålen än med en skriven affärsidé. Detta uttalande fungerar som projektets motivering - anledningen till att all tid och alla resurser som projektet kräver kommer att vara värt det för företaget.
Genom att göra en affärsidé till standardförfarande under planeringsfasen för varje internt projekt kan företagsledare och projektledare bygga upp en punkt för anpassning mellan företaget och dess projekt direkt i projektplaneringsprocessen. Det tvingar företagsledare att göra affärsmålen öppna och tydliga och ger samtidigt PM:s bättre möjligheter att framgångsrikt slutföra de projekt de tar sig an.
Om du någonsin har undrat vad ett affärsmål är eller hur du kan anpassa det till dina projektuppgifter, har du redan en bra position. Det betyder att du tar hänsyn till företagets långsiktiga mål i ekvationen och inte bara släcker dagliga bränder. Planview AdaptiveWorks lösning för projekthantering hjälper dig att skapa skalbara projektplaner, inklusive tydliga projektuppgifter, för att anpassa projekten till affärsmålen. Kontakta oss för en live demo.
