Initieringsfasen av ett projekt. kan vara en kaotisk tid för en projektledare. Projektmål och resultat definieras, resursförvaltare arbetar med att tilldela gruppmedlemmar för projektet och budgetar utarbetas. Alla dessa olösta detaljer kan skapa osäkerhet och rastlöshet hos intressenterna som är angelägna om att börja arbeta. Många projektledare utnyttjar den här tiden för att planera möten med projektets intressenter för att diskutera deras förståelse av projektet, deras personliga mål och eventuella farhågor som de kan ha inför projektet.
Det finns flera fördelar med att träffa projektintressenterna innan ett projekt inleds. Det kanske viktigaste är att personliga möten ofta ger dig möjlighet att få fram detaljer som inte finns med i de dokument (t.ex. försäljningsavtal eller scope-dokument) som du kommer att använda för att skapa din projektplan. Stakeholder meetings hjälper dig också att få en känsla för de olika personligheter och arbetsstilar som du kommer att ha att göra med i projektet, vilket kan hjälpa dig att skapa effektivare arbetsuppgifter och kommunikationsplaner.
Samråd i förväg gör också att hanteringen av intressenterna blir enklare under hela projektets gång, eftersom intressenterna troligtvis känner att de har haft inflytande över hur projektet struktureras och genomförs. Det ger dem en större känsla av ägarskap i projektet, vilket i sin tur gör att de är mer engagerade och fokuserade, även när det blir svårt. Olika projekt kommer naturligtvis att involvera olika typer av intressenter, men i de flesta fall bör projektledare försöka rådgöra med de grupper som anges nedan före varje projekt.
Ledande chefer/chefer som är sponsorer
Det är en bra idé att börja med att boka tid med de högre intressenterna som är ansvariga för att anpassa projektet till organisationens strategiska mål. Om du har några frågor om vad projektet ska åstadkomma är det dessa intressenter som kan ge dig den insikt du behöver. Dessutom kan de effektivt kommunicera vikten av ditt projekt till resten av organisationen.
Sakkunniga i ämnet
I de flesta projekt kommer huvuddelen av det faktiska arbetet att utföras av sakkunniga.-teammedlemmar som har djup erfarenhet av en eller flera av de praktiska uppgifter som ska utföras. Genom att träffa dessa intressenter kan du förstå deras arbetsstilar och få en chans att bekräfta att ditt team består av personer med rätt kompetens för att slutföra leveranserna.
Leverantörer
Få företagsprojekt genomförs helt och hållet av interna resurser. Leverantörer och andra tredje parter står ofta för en stor del av projektets uppgifter och budgetanslag. Ta dig tid att träffa viktiga leverantörer och konsulter för att se till att alla är uppdaterade när det är dags att påbörja arbetet.
Projektledare motparter
Företagsprojektledare spenderar en stor del av sin tid med att samordna insatser med andra projektledare som leder andra delen av samma projekt för en kund eller leverantör. Om det är första gången du arbetar med en viss projektledare, se till att avsätta en timme eller två för att prata om vilka metoder ni föredrar för kommunikation och samarbete. Ju mer ni förstår varandras stil och föredragen projektledningsmetodik Ju mer du vet innan arbetet inleds, desto lättare blir det att hålla sig på samma sida under hela projektet.
