Många människor förknippar fördröjning med lathet. Det finns en missuppfattning om att prokrastinatorer är mindre drivna eller ambitiösa än andra, eftersom de inte kan sätta sig ner och få gjort det de behöver göra. Sanningen är att det finns många orsaker till att skjuta upp saker och ting som är mycket mer än lathet. Ett av de bästa tipsen för tidsplanering på jobbet är att förstå varför vi skjuter upp saker och ting, så att vi kan övervinna dem.
Vad vi försöker säga här är: sluta att slå dig själv. Skötsamhet är en naturlig och alltför vanlig tendens, och även om forskning visar att det finns många och komplexa orsaker till skötsamhet, är det allmänt känt att det har mer att göra med stress än med bristande viljestyrka. Om du någonsin har undrat varför du undviker de uppgifter som du måste få gjorda, kan du fundera på följande orsaker till varför vi skjuter upp saker och ting.
Varför vi skjuter upp saker och ting, enligt forskningen
1. Oklara mål
Detta är en av de främsta orsakerna till att vi skjuter upp saker och ting. Utan tydliga mål är det mycket lätt att hamna på sidospår.
Om ditt mål till exempel är att "träna mer" eller "komma i form" är det stor chans att du kommer att skjuta upp det. Men om ditt mål är tydligare definierat, till exempel "Jag ska gå med i den närliggande träningsstudion och ta tre lektioner i veckan" eller "Jag ska springa 10 mil i veckan", har du mer att hålla fast vid.
När det gäller tips för tidshantering på jobbet kan detta innebära skillnaden mellan "Jag måste hantera min tid bättre" och "Jag ska ägna de första 30 minuterna efter lunch åt e-post, så att de inte hindrar mig från att arbeta resten av dagen". Aktiva mål leder till handling. Vaga mål leder till uppskov.
2. Orealistiska mål
Om du inte kan se dig själv uppnå dina mål, gissa vad? Du kommer förmodligen inte att gå efter dem. När dina mål är så långtgående att de börjar kännas abstrakta.
Detta visar sig ofta i form av dålig förvaltning. När en vd eller en chef på mellannivå ställer krav som överstiger teamets kapacitet tenderar personalen att bli demotiverad eller utbränd. Detta är en vanlig orsak till omsättning i nystartade företag.
3. Negativa känslor
Enligt psykologer kan procrastination vara "ett problem med känsloreglering, inte ett problem med tidshantering". Med andra ord skjuter vi upp saker som får oss att må dåligt. Uppgifter som är obehagliga, tråkiga, stressiga eller som på något sätt väcker negativa känslor är just de uppgifter som vi tenderar att undvika att utföra.
Om du regelbundet skjuter upp saker och ting på jobbet kanske du vill ta en djupare titt på problemet. Utskjutning kan ofta vara ett tecken på att du är "i en rutin", eller så kan det bli en vana med uppgifter som får dig att känna dig osäker eller stressad över din karriär.
Om du skjuter upp saker och ting på grund av ointresse kan du försöka hitta sätt att ge din karriär ny kraft genom att söka en befordran, vidareutbilda dig eller göra en karriärförändring. Om du skjuter upp uppgifter som utlöser stress eller självtvivel kan du behöva ta itu med dessa känslor både på och utanför arbetet. Mindfulness-tekniker och en sund balans mellan arbete och privatliv kan vara en bra början.
4. Obeslutsamhet
Hur många gånger har du inte skjutit upp något för att du slits mellan två alternativ? Du kanske inte började med en diet eftersom du inte visste vilken diet du skulle följa. Eller så skrev du inte en forskningsuppsats eftersom du inte kunde bestämma dig för ett ämne.
Obeslutsamhet på arbetsplatsen kan visa sig i form av dålig prioritering. När du har många lika viktiga projekt kommer du sannolikt att slösa tid på att bestämma dig för vilket du ska börja med och att tveka mellan dem. Ett av våra favorittips för projektledare när det gäller tidsplanering är att snabbt fatta prioriteringsbeslut så att du kan sluta skjuta upp saker och ting och få dem gjorda.
En av de bästa sakerna du kan göra mot uppskjutning är naturligtvis att sluta klandra dig själv. Den typen av negativt tänkande kan leda till en ond cirkel av ytterligare uppskjutande. Som projektledare är det upp till dig att hålla saker och ting i rörelse, så se till att undvika dessa alltför vanliga orsaker till varför vi skjuter upp saker och ting.
Vill du öka effektiviteten i din projektledning? Planview AdaptiveWorks lättanvända och samarbetsinriktade programvara för projekthantering kan hjälpa dig. Ta reda på varför Planview AdaptiveWork röstades fram som Gartners kundval för PPM med en live-demo av vår tjänst.
