Som projektledare är balansering och prioritering halva slaget. Du måste kunna tilldela gruppmedlemmarna uppgifter på ett sätt som utnyttjar allas begränsade tid på bästa sätt. Detta kan dock vara svårt när dina projektintressenter verkar vilja att varje enskild uppgift ska ha högsta prioritet.
När du börjar känna dig överväldigad av utmaningarna med projektprioritering, kom ihåg att det alltid finns en väg framåt. Du kanske inte kan hålla alla projektintressenter nöjda på vägen, men om du använder de strategier som beskrivs nedan kan du använda dina tillgängliga resurser så effektivt som möjligt och samtidigt hålla dina projekt på rätt spår.
Spåra dina uppgifter på en enda plats
Om du inte kan utvärdera dina projektuppgifter och krav på samma ställe har du svårt att fatta rimliga beslut om vad som ska komma först. Avancerade projektledningslösningar som Planview AdaptiveWork gör det enkelt att definiera, spåra och organisera projektuppgifter, så att inget glider mellan stolarna. Planview AdaptiveWork gör det också möjligt för alla projektmedlemmar att se den aktuella projektplanen i realtid, så att alla kan hålla sig informerade om ändringar i tidsplanering eller prioriteringar.
Bekräfta dina uppskattningar av tid och arbete
Även de bästa projektledarna missar ibland målet när det gäller att uppskatta den tid som krävs för vissa projektuppgifter. När du står inför en lång lista med högprioriterade uppgifter är det värt att ta en andra titt och avgöra om du har avsatt för mycket eller för lite tid för någon av uppgifterna i ditt team. Be teamets medlemmar om feedback för att förbättra dina uppskattningar, och överväg om du ska använda en bottom-up-strategi för projektplanering i stället för den traditionella top-down-modellen.
Utvärdering av risker och konsekvenser
Om du står inför en situation där vissa uppgifter eller leveranser måste slutföras sent är det viktigt att du har en tydlig förståelse för vilken effekt en missad deadline kommer att ha. Ofta är det bättre att prioritera bort en uppgift med hög synlighet som har färre beroenden senare i projektplanen än att försena en till synes mindre viktig uppgift som dussintals andra aktiviteter beror på. Det är också viktigt att förstå budgeteffekten av att förlänga tidsfristerna för olika uppgifter, särskilt när de innebär att teammedlemmar måste arbeta längre än väntat.
Få input från ledande intressenter
Alla erfarna projektledare vet att ledande intressenter inte alltid kommunicerar sina prioriteringar tydligt första gången. Om du har svårt att få in konkurrerande uppgifter i din tidtabell, förklara situationen för kunden, den verkställande sponsorn eller Andra intressenter på hög nivå.. Du kan få ett förtydligande på några punkter som gör det lättare för dig att prioritera projektledningen.
Letar du efter sätt att minska stressen, öka effektiviteten och förbättra projektkvaliteten? Läs mer om Clarizens branschledande lösningar för projektplanering, rapportering och samarbete.
