Utveckla ert projektledningskontor (PMO) till att bli en av de mest effektiva strategiska partnerna i er organisation.
Du har stora planer för det nya året. Men hur omvandlar man dessa planer till affärsresultat samtidigt som man hanterar det oväntade? Allt börjar med en förändring av tankesättet.
Genom att anamma ett sponsorstänkande kan PMO skapa värde för hela verksamheten, även när man ställs inför störningar och ekonomisk osäkerhet.
I det här inlägget går vi igenom hur viktigt det är med sponsorernas inställning och hur PMO kan använda den för att tillgodose företagets skiftande behov.
Hur tänker din PMO?
PMO har potential att bli en av organisationens viktigaste strategiska partners. Se det som er strategiska rådgivare som hjälper till att driva strategin så att den uppfyller ledningens förväntningar.
Hur går man från ett traditionellt styrande organ som fokuserar på taktiskt genomförande till en strategisk drivkraft? Allt börjar med hur PMO tänker.
Om ert PMO tänker mer som en projektledare eller styrningsfunktion är de förmodligen mer intresserade av resultatet. Eller så fokuserar de för mycket på excellens i genomförandet och skapar en stelbent styrning som bromsar värdeskapandet.
Men en strategisk PMO tänker i affärstermer. Dess roll är att hjälpa ditt företag att förbättra sina resultat genom projekt. PMO är i slutändan en affärsfunktion.
Hur kan PMO hjälpa ert företag att förbättra resultatet genom projekt och samtidigt vara en strategisk värdeskapare? Genom att anamma ett sponsortänkande.
Förstå sponsorns tankesätt och varför det är viktigt
Att anamma ett sponsorstänk kräver att man ändrar sitt sätt att mäta framgång. Det kräver att du fokuserar på resultatet snarare än på produktionen.
Detta innebär att projekt godkänns baserat på de fördelar de ger. Dessa fördelar är resultaten.
Output är det som produceras av projektgruppen. Det kan vara en produkt, tjänst, process, system eller något annat som ska levereras.
Output är dock inte detsamma som affärsnytta. Resultat gör.
Output är helt enkelt ett sätt att möjliggöra att dessa resultat uppstår.
Detta kan låta mycket enkelt, men många människor går i fällan och fokuserar på output snarare än på outcome. Genom att anamma ett sponsortänk kan PMO säkerställa att din tid och dina resurser används till initiativ som ger önskat resultat.
Att gå från output till outcome
Så hur ser sponsorns tankesätt ut?
Detta tankesätt fokuserar inte bara på traditionella mått på projektframgång, som om ett projekt håller tidsplanen, budgeten och omfattningen. Det här är viktiga saker att ha i åtanke, men det finns en större bild: affärsresultaten.
Sponsorns tankesätt tar hänsyn till saker som kapital, kostnader och ROI för att avgöra om projekt ger affärsnytta.
För att organisationer ska kunna bli mer framgångsrika genom projekt måste PMO:er titta på dessa element och se till att projekten prioriteras och hanteras med dessa resultat i åtanke.
Hur ser det ut i den verkliga världen?
Nu när vi har gått igenom grunderna kan vi titta på ett exempel som visar skillnaden mellan att vara output- och resultatdriven.
Output-drivet scenario: Om ett projekt levereras i tid, inkluderar alla funktioner i omfattningen och endast använder de planerade resurserna, betraktas detta som ett framgångsrikt projekt. Detta tar inte hänsyn till att projektet kan misslyckas med att leverera en lösning som uppnår affärsresultaten.
Låter detta som en bra strategi? Jämför med scenariot nedan.
Resultatdrivet scenario: Ett projekt levereras lite senare än förväntat, är dyrare än planerat och saknar några funktioner. Men trots dessa motgångar uppnådde verksamheten de önskade fördelar som de förväntade sig av projektet.
Vilket av dessa två scenarier är bäst för verksamheten?
- Scenariot som följer planen 100 procent men som inte ger de avsedda fördelarna?
- Det scenario som drabbas av bakslag men ändå resulterar i förväntat affärsvärde?
De flesta skulle nog hålla med om att affärsnyttan är större.
Därmed inte sagt att output inte är viktigt, för det är det. Men det som bör prioriteras är hur projekten levererar värde till verksamheten.
Vad detta innebär för PMO
Hur ser en PMO ut som har anammat sponsorns tankesätt? Det är lite annorlunda, men målet är fortfarande att göra det möjligt för organisationen att vara framgångsrik genom projekt.
Enligt detta tankesätt har PMO ansvaret för att hjälpa projektledarna att bli resultatinriktade. Det innebär att vi hjälper dem att hantera projekt på ett sätt som prioriterar resultat framför prestationer.
En stor del av detta är att förändra kulturen och ledningsstrukturerna.
Det är upp till PMO att skapa en projektleveransmiljö som prioriterar resultat. Och det innebär att ge teamen möjlighet att leverera sitt bästa arbete med den leveransmetod de föredrar (Agile, vattenfall, hybrid).
Det är PMO:s ansvar att vägleda projektledarna så att de inte bara förstår detta, utan också kan hantera sina projekt så att resultaten kommer i första hand. Det viktigaste är att PMO skapar en projektleveransmiljö där filosofin om resultat framför output är normen, oavsett om arbetet levereras genom vattenfall, Agile eller hybridmetoder. Det är vad det innebär att tänka som en sponsor.
Är du redo att lära dig mer?
Du känner till fördelarna med att ha ett sponsortänk. Vi talade om varför ert PMO bör bli resultatdrivet. Lär dig hur du omvandlar din PMO till en strategisk värdedrivare för din organisation.
Register for our upcoming webinar, “Elevate Your PMO: Adopting a Sponsor’s Mindset,” on February 20th, 2024. Join me and Dave Blumhorst as we cover the steps needed to turn your PMO into a strategic partner for your business leaders.
