Under en webbsändning nyligen frågade en finansperson mig om användningen av kalkylblad i planeringsprocessen. Eftersom detta är ett så vanligt tema (över 70 % av de tillfrågade svarade att de använder kalkylblad i sin planeringsprocess) bestämde jag mig för att lägga till mina observationer i samtalet.
Att säga till en ekonom att han eller hon inte ska använda kalkylblad är som att säga till en murare att han eller hon inte ska använda murbruk. Kalkylblad är så viktiga för finansbranschen att vi inte kan leva utan dem. Faktum är att (trots vad du kan höra från vissa leverantörer) är det lämpligt att använda kalkylblad i många skeden av LRP-processen (Long-Range Planning). Det finns också vissa ställen i LRP-processen där ett bättre verktyg kan och bör användas. Ett bra planeringsverktyg försöker inte ersätta kalkylblad, utan hjälper till att utnyttja deras funktionalitet på bästa sätt.
Eftersom finanssektorn är så van vid att använda kalkylblad tenderar vi att tvinga dem att begå onaturliga handlingar. Att använda kalkylblad för att anpassa organisatoriska budgetar börjar till exempel att gå sönder när ett företag når någon form av organisatorisk komplexitet. När en organisation är matrisindelad har syftet med kalkylbladet nått sin brytpunkt och intensivt manuellt underhåll krävs för att upprätthålla resursanpassningsbegäran. Kalkylarkmetoden bygger på att man skapar och fyller på med finansiella mallar, följt av en analys och omfördelning av den relevanta informationen till de relevanta grupperna, och sedan upprepar sig processen tills man har uppnått en anpassning. Det finns Fortune 100-företag som fortfarande försöker sammanställa resursförfrågningar på detta sätt. Dessa företag ber ofta ledande finansanalytiker att ägna betydande tid åt att hantera denna process. I det här fallet är en bättre lösning ett centraliserat arkiv med åtkomstkontroller som är tillräckliga för att organisationerna ska kunna hantera sin egen anpassning. Den här lösningen frigör ekonomiska resurser för att analysera dataförfrågningar i stället för att bara övervaka dem. Även här spelar kalkylblad fortfarande en viktig roll.
Kalkylblad fungerar som en organisatorisk databas för finansiell planering och har blivit ett vanligt referensformat för att samla in och analysera data. Eftersom kalkylblad har exportmöjligheter och funktionella mallar som hjälper till att konsolidera information, rekommenderar jag att du väljer ett planeringsverktyg som enkelt importerar och exporterar data från kalkylblad. Och för att få ut det mesta av kalkylbladen måste ett centraliserat planeringsarkiv göra det enkelt att få in data från kalkylbladen i systemet. Precis som en tegelvägg utan murbruk faller en planeringsprocess utan fullständiga uppgifter sönder.
I del två av den här serien kommer vi att undersöka ett annat exempel på när det är lämpligt att använda kalkylblad för långsiktig planering och hur rätt planeringsverktyg kan förbättra deras funktionalitet. Om du vill veta mer om detta ämne kan du registrera dig och lyssna på 15 Common Pitfalls for Financial Planning Webinar och få ett eget exemplar av dokumentet.
Hur viktigt är kalkylblad för din långsiktiga planeringsprocess och var exakt brister de? Dela med dig av dina erfarenheter genom att skriva en kommentar nedan.
