In einem Webcast fragte mich kürzlich ein Finanzfachmann nach der Verwendung von Tabellenkalkulationen im Planungsprozess. Da dies ein so häufiges Thema ist (über 70% der Befragten gaben an, dass sie Tabellenkalkulationen für ihren Planungsprozess verwenden), habe ich beschlossen, meine Beobachtungen in das Gespräch einzubringen.
Einem Finanzfachmann zu sagen, er solle keine Tabellenkalkulationen verwenden, ist so, als würde man einem Maurer sagen, er solle keinen Mörtel verwenden. Tabellenkalkulationen sind aus der Finanzwelt nicht mehr wegzudenken. Tatsache ist, dass es (entgegen dem, was Sie vielleicht von einigen Anbietern hören) angemessen ist, Tabellenkalkulationen in vielen Phasen des langfristigen Planungsprozesses (LRP) zu verwenden. Es gibt auch bestimmte Stellen im LRP-Prozess, an denen ein besseres Werkzeug eingesetzt werden kann und sollte. Ein gutes Planungstool versucht nicht, Tabellenkalkulationen zu ersetzen, sondern hilft, deren Funktionen optimal zu nutzen.
Da das Finanzwesen so sehr an die Verwendung von Tabellenkalkulationen gewöhnt ist, neigen wir dazu, sie zu unnatürlichen Handlungen zu zwingen. Die Verwendung von Tabellenkalkulationen zum Abgleich von Unternehmensbudgets zum Beispiel funktioniert in der Regel nicht mehr, wenn ein Unternehmen eine gewisse organisatorische Komplexität erreicht. Wenn ein Unternehmen eine Matrix erstellt hat, ist der Zweck der Tabellenkalkulation erschöpft, und es ist eine intensive manuelle Pflege erforderlich, um die Anforderung der Ressourcenausrichtung aufrechtzuerhalten. Der Tabellenkalkulationsansatz beruht auf der Erstellung und Befüllung von Finanzvorlagen, gefolgt von der Analyse durch das Unternehmen und der Neuverteilung der relevanten Informationen an die entsprechenden Gruppen, und dann wiederholt sich der Prozess, bis der Abgleich erreicht ist. Es gibt Fortune 100 Unternehmen, die immer noch versuchen, Ressourcenanfragen auf diese Weise aufzurollen. Diese Unternehmen verlangen von ihren leitenden Finanzanalysten oft, dass sie erhebliche Zeit für die Verwaltung dieses Prozesses aufwenden. In diesem Fall ist eine bessere Lösung ein zentralisiertes Repository mit ausreichenden Zugriffskontrollen, damit Unternehmen ihre eigene Anpassung verwalten können. Diese Lösung setzt finanzielle Ressourcen frei, um Datenanfragen zu analysieren, anstatt sie nur zu überwachen. Selbst hier spielen Tabellenkalkulationen noch eine wichtige Rolle.
Tabellenkalkulationen dienen als organisatorische Datenbank für die Finanzplanung und sind zu einem gängigen Referenzformat für die Erfassung und Analyse von Daten geworden. Da Tabellenkalkulationen über Exportfunktionen und funktionale Vorlagen verfügen, die der Konsolidierung von Informationen dienen, empfehle ich Ihnen, ein Planungstool zu wählen, mit dem Sie problemlos Daten aus Tabellenkalkulationen importieren und exportieren können. Und um Tabellenkalkulationen optimal nutzen zu können, muss ein zentralisiertes Planungs-Repository es einfach machen, Daten aus den Tabellenkalkulationen in das System zu übertragen. Denn wie eine Ziegelmauer ohne Mörtel, so fällt auch ein Planungsprozess ohne vollständige Daten auseinander.
Im zweiten Teil dieser Serie werden wir einen weiteren Fall untersuchen, in dem es sinnvoll ist, Tabellenkalkulationen für die langfristige Planung zu verwenden, und wie das richtige Planungstool deren Funktionalität verbessern kann. Wenn Sie mehr über dieses Thema erfahren möchten, registrieren Sie sich und hören Sie sich das 15 Common Pitfalls for Financial Planning Webinar und erhalten Sie Ihr eigenes Exemplar des Papiers.
Wie wichtig sind Tabellenkalkulationen für Ihren langfristigen Planungsprozess und wo genau sind sie unzureichend? Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit, indem Sie unten einen Kommentar abgeben.
