![Förbättra kommunikationen mellan avdelningarna i hela företaget [Intervju]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/10/Improving-Cross-Department-Communication-Throughout-the-Business_750x400-750x400.jpg)
Hur väl kommunicerar du inom ditt team och med andra delar av organisationen om projektarbetet? När kommunikationen mellan avdelningarna är dålig missas eller misslyckas ofta projektets tidsfrister. Så du kan tänka dig att utmaningarna blir ännu större när de personer som du måste kommunicera med i projekten också är geografiskt utspridda. Samarbete arbetshantering kan hjälpa team på olika avdelningar att hålla kontakten.
Jag träffade nyligen Nikki Glaser, chef för generering av efterfrågan på företag, för att förstå hur hon och andra i teamet använder ProjectPlace från Planview för att förbättra kommunikationen mellan avdelningarna och bryta upp siloserna. Här är vad hon hade att säga...
Leyna: Vilka utmaningar upplevde ni innan ni använde ProjectPlace för att förbättra kommunikationen mellan avdelningarna?
Nikki: Innan Projectplace använde jag e-post och planerade många personliga möten för att samarbeta och dela information med andra gruppmedlemmar. Det var inte lätt att samarbeta - när mötet var slut var jag tvungen att hantera alla filer och detaljer från mitt skrivbord och via e-post. Om vi behövde samarbeta om ett innehåll eller ett kreativt arbete skickade jag det via e-post och var tvungen att hålla reda på vem som hade den senast redigerade versionen. Ofta var jag tvungen att sammanställa ändringar från flera personer i ett enda dokument, vilket innebar extra arbete. Dessutom var samarbetet långsamt. Vissa personer svarade via e-post, medan andra inte gjorde det. Det var svårt att veta vem som fortfarande behövde ge feedback. Jag minns att jag gick igenom olika e-postkedjor för att hitta olika versioner. Jag visste att det måste finnas ett bättre sätt.
Leyna: Hur använder du ProjectPlace för att göra kommunikationsplaner över avdelningsgränserna och vilken typ av arbete hanterar du?
Nikki: Jag har en ProjectPlace-arbetsyta som är avsedd för att främja kommunikation med Solutions Marketing och våra utökade chefer för efterfrågegenerering i Europa. Tillsammans planerar, samarbetar och genomför vi olika aktiviteter för att skapa efterfrågan, inklusive innehållsutveckling, evenemang, webbsändningar med mera, så att vi alla är synkroniserade med vad vi har för avsikt att leverera. Det globala teamet för att skapa efterfrågan kan sedan utnyttja de insatser som görs på huvudkontoret och lokalisera aktiviteter och kampanjer för att skapa efterfrågan globalt. En sak som jag älskar med ProjectPlace är dess mångsidighet. Om jag har ett särskilt projekt kan jag skapa en särskild arbetsyta för initiativet och bjuda in andra att delta och samarbeta.
Leyna: Hur använder du ProjectPlace för att kommunicera med team utanför din avdelning?
Nikki: Jag använder samarbetsfunktionerna i ProjectPlace för att kommunicera kommande och nya aktiviteter för att skapa efterfrågan till det globala fältet, interna försäljningsteam och marknadsföring av lösningar. Sociala funktioner gör att alla kan se tillkännagivanden som rör de kampanjer jag driver på ett och samma ställe - ingen mer grävning i e-postmeddelanden. De ser inte bara ett meddelande när de öppnar ProjectPlace-arbetsytan, utan min kommunikation är också synlig på fliken Konversationer. De sociala funktionerna gör det möjligt för människor att "gilla" mina meddelanden eller ställa frågor om det vi samarbetar om (innehåll eller kreativt material) i konversationsflödet, så att andra kan delta, veta var vi befinner oss i processen och ge feedback.
Leyna: Hur använder du dokumentfunktionen i Projectplace? Har du några bästa metoder att dela med dig av till våra läsare?
Nikki: Dokumenthantering är enkelt i Projectplace. Som en del av min kampanjkommunikation använder jag dokumenthanteringen i ProjectPlace för att varna ämnesexperterna när det är dags att samarbeta kring ett dokument. Som bästa praxis laddar jag upp delade dokument till fliken dokument så att 1) det finns en källfil och 2) det förbättrar dokumenthanteringen. I vissa fall måste dokumentet också kopplas till ett kort eller en uppgift. Jag kan länka dokumentet till kortet direkt från dokumentsektionen, så om ändringar görs finns det bara en version. ProjectPlace kan också samarbeta med andra plattformar som Box, vilket är en extra fördel eftersom det sparar tid! Den här funktionen gör det lättare för alla medlemmar att samarbeta och ge feedback på viktiga dokument och förhindrar att vi har flera versioner. Se till att du har installerat tillägget som gör processen smidig - det är en riktig livräddare.
Leyna: Vilken eller vilka funktioner i ProjectPlace tror du hjälper mig?förbättra kommunikationen mellan avdelningarna mest?
Nikki: För mig finns det två funktioner. Först: Att dela upp uppgifterna i kort på Kanban-brädan. Jag älskar att se vad som behöver göras i korten och vem som har tilldelats dem. På så sätt kan alla på arbetsplatsen se vem som äger vad - och det skapar ansvarstagande. Det leder mig till den andra funktionen... Om du ser ett hinder med ett kort eller helt enkelt har en fråga till ägaren är möjligheten att ställa frågor om ett visst kort fantastisk. Ägaren får ett meddelande och kan snabbt kommunicera för att hålla sig på rätt spår. Jag tycker att människor är mycket lyhörda för kommentarer och feedback på Projectplace. Och om andra personer behöver involveras i samtalet finns det en historik - så du behöver inte ha ett möte för att förklara saken. Att ha en kommunikationskedja som registreras på kortet påskyndar utvecklingen och sparar tid åt alla.
Ett stort tack till Nikki för dina hjälpsamma svar och bästa praxis. Jag bjuder in dig att lära dig mer om hur samarbetsbaserad arbetsledning kan hjälpa dig och dina team att förbättra kommunikationen mellan de olika avdelningarna och intressenterna i din organisation; starta en gratis testversion idag. Det finns flera mallar som hjälper dig att komma igång. Lämna en kommentar nedan om vilken mall som fungerar bäst för dig och ditt team.
Om du vill veta hur ProjectPlace kan gynna varje avdelning i din organisation kan du läsa följande bloggar om användningsfall: PR, Personal, Blogghantering, Kommunikation över avdelningsgränserna, Marknadsföring för efterfrågegenerering, Evenemangshantering, Digital marknadsföring, Kundförnyelse, Projektplanering för förfrågningsunderlag, Samarbete mellan säljteamen, Customer Experience, Marknadsföring av lösningar, och Projektledning för försäljning.
