![Améliorer la communication interdépartementale dans toute l'entreprise [Interview].](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/10/Improving-Cross-Department-Communication-Throughout-the-Business_750x400-750x400.jpg)
Dans quelle mesure communiquez-vous bien au sein de votre équipe et avec d'autres secteurs de l'organisation au sujet du travail de projet ? Souvent, lorsque la communication interdépartementale souffre, les délais du projet sont manqués ou échouent. Vous pouvez donc imaginer que les difficultés sont accrues lorsque les personnes avec lesquelles vous devez communiquer sur des projets sont également dispersées géographiquement. La gestion du travail collaboratif peut aider les équipes de différents départements à rester connectées.
J'ai récemment rencontré Nikki Glaser, responsable de la génération de la demande au sein de l'entreprise, pour comprendre comment elle et d'autres membres de son équipe utilisent ProjectPlace de Planview pour améliorer la communication entre les départements et briser les silos. Voici ce qu'elle avait à dire...
Leyna : Quels étaient les défis que vous avez rencontrés avant de tirer parti de ProjectPlace pour améliorer les communications entre départements ?
Nikki : Avant Projectplace, j'utilisais l'e-mail et je planifiais beaucoup de réunions en face à face pour collaborer et partager des informations avec les membres de l'équipe élargie. La collaboration n'a pas été facile - une fois la réunion terminée, j'ai dû gérer tous les fichiers et détails depuis mon bureau et par e-mail. Si nous devions collaborer sur un contenu ou une pièce créative, je l'envoyais par e-mail et je devais suivre qui avait la dernière version éditée. Souvent, je devais regrouper les modifications apportées par plusieurs personnes dans un seul document, ce qui représentait un travail supplémentaire. En outre, la collaboration était lente. Certaines personnes ont répondu par e-mail, d'autres non. Je ne pouvais pas facilement savoir qui devait encore donner son avis. Je me souviens avoir parcouru différentes chaînes d'e-mails pour trouver différentes versions. Je savais qu'il devait y avoir un meilleur moyen.
Leyna : Comment utilisez-vous ProjectPlace pour établir des plans de communication interdépartementaux, et quel type de travail gérez-vous ?
Nikki : J'ai un espace de travail ProjectPlace dédié à la promotion des communications avec le marketing des solutions et nos responsables de la génération de demande étendue en Europe. Ensemble, nous planifions, collaborons et exécutons différentes activités de génération de la demande, y compris le développement de contenu, les événements, les webcasts, et plus encore, afin que nous soyons tous en phase avec ce que nous avons l'intention de livrer. L'équipe de génération de la demande mondiale peut alors tirer parti des efforts réalisés au siège et localiser les activités et les campagnes pour créer la demande au niveau mondial. Une chose que j'aime dans ProjectPlace, c'est sa polyvalence. Si j'ai un projet spécial, je peux créer un espace de travail dédié à cette initiative et inviter d'autres personnes à participer et à collaborer.
Leyna : Comment utilisez-vous ProjectPlace pour communiquer avec des équipes en dehors de votre département ?
Nikki : J'utilise les fonctions de collaboration de ProjectPlace pour communiquer les activités de génération de la demande nouvelles et à venir aux équipes de vente interne et de marketing des solutions. Les fonctions sociales permettent à tout le monde de voir les annonces liées aux campagnes que je mène en un seul endroit - plus besoin de fouiller dans les e-mails. Non seulement ils verront une notification lorsqu'ils ouvriront l'espace de travail de ProjectPlace, mais mes communications sont à l'avant-plan dans l'onglet des conversations. Les fonctions sociales permettent aux gens de "liker" mes annonces ou de poser des questions liées à ce sur quoi nous collaborons (contenu ou création) dans le flux de conversation, ce qui permet aux autres de participer, de savoir où nous en sommes dans le processus et d'offrir un feedback.
Leyna : Comment utilisez-vous la fonction documents avec Projectplace ? Avez-vous des meilleures pratiques à partager avec nos lecteurs ?
Nikki : La gestion des documents est facile dans Projectplace. Dans le cadre de ma communication de campagne, j'utilise la gestion des documents dans ProjectPlace pour alerter les experts en la matière lorsqu'il est temps de collaborer sur un document. Comme meilleure pratique, je télécharge les documents partagés dans l'onglet documents afin que 1) il y ait un fichier source, et 2) cela améliore l'expérience de gestion des documents. Dans certains cas, ce document doit également être associé à une carte ou à une tâche. Je peux lier le document à la carte directement à partir de la section des documents, de sorte que si des modifications sont apportées, il n'y a qu'une seule version. ProjectPlace s'intègre également à d'autres plateformes comme Box, ce qui est un avantage supplémentaire car cela permet de gagner du temps ! Cette fonction permet à tous les membres de collaborer facilement et de fournir des commentaires sur les documents importants et nous évite d'avoir plusieurs versions. Assurez-vous que vous avez installé le module complémentaire qui rend le processus transparent - c'est un véritable sauveur.
Leyna : Quelle(s) fonctionnalité(s) de ProjectPlace vous semble(nt) m'aider ?Améliorer le plus les communications interdépartementales ?
Nikki : Pour moi, il y a deux caractéristiques. Premièrement : Décomposer les tâches en cartes sur le tableau Kanban. J'aime voir ce qui doit être fait dans les fiches et qui y est affecté. Cela permet à chacun dans l'espace de travail de voir qui est propriétaire de quoi - et cela crée une responsabilité. Ce qui m'amène à la deuxième fonctionnalité... Si vous voyez un obstacle avec une carte ou si vous avez simplement une question à poser au propriétaire, la possibilité de poser des questions sur une carte donnée est étonnante. Le propriétaire reçoit une notification et peut communiquer rapidement pour rester sur la bonne voie. Je trouve que les gens sont très réceptifs aux commentaires et aux réactions dans Projectplace. Et si d'autres personnes doivent être impliquées dans la conversation, il existe un historique - vous n'avez donc pas besoin d'organiser une réunion pour expliquer la situation. Le fait d'avoir une chaîne de communication capturée dans la carte accélère les progrès et fait gagner du temps à tout le monde.
Un grand merci à Nikki pour ses réponses utiles et ses meilleures pratiques. Je vous invite à en savoir plus sur la façon dont la gestion du travail collaboratif peut vous aider, vous et vos équipes, à améliorer la communication entre les différents services et parties prenantes de votre organisation ; commencez un essai gratuit dès aujourd'hui. Il existe plusieurs modèles pour vous aider à démarrer. Laissez un commentaire ci-dessous sur le modèle qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe.
Pour apprendre comment ProjectPlace peut bénéficier à chaque département de votre organisation, consultez les blogs de cas d'utilisation suivants, couvrant : Relations publiques, Ressources humaines, Gestion de blogs, Communication interservices, Marketing de génération de la demande, Gestion d'événements, Marketing numérique, Renouvellement des clients, Planification de projets RFP, Collaboration de l'équipe de vente, Expérience client, Solutions marketing, et Gestion de projets de vente.
