I del tre av den här bloggserien som bygger på Ventana Researchs whitepaper "Five Ways to Increase Efficiency and Innovate Faster" kommer jag att diskutera tre enkla sätt att bedöma organisationens nuvarande tillstånd och börja fundera på hur man kan införa modernare arbetssätt. Innan vi börjar, se till att du läser de två första bloggarna i den här serien:
- "Vad är arbets- och resursförvaltning? Del 1 - Anpassning till förändring," och
- "Övervinna hinder för att maximera affärsvärdet: Del 2 - Förbättra verksamheten med arbets- och resurshantering."
Det är troligt att din organisation för närvarande använder olika system, särskilt kalkylblad, eller har gjort det tidigare. Detta tillvägagångssätt för att hantera arbete och resurser är visserligen vanligt, men det är faktiskt ett hinder för effektivitet eftersom det kan öka komplexiteten. Om detta tillvägagångssätt gäller för din organisation är jag beredd att slå vad om att det har lett till många huvudvärk, både när det gäller kommunikation och att justera planer baserat på marknadsförändringar eller interna förändringar.
Att anta ett systematiskt tillvägagångssätt för att hantera arbete och resurser kommer inte bara att förbättra din förmåga att uppfylla organisationens mål, förbättra kommunikationen och öka produktiviteten, utan kommer också att ge din organisation en stark konkurrensfördel. Varför? Enligt Ventana Research, uppger endast 14% av organisationerna att de hanterar projektplaner "mycket bra", vilket ger dig gott om utrymme att sticka ut från konkurrenterna genom att snabbare lansera innovativa produkter på marknaden eller införa projekt och applikationer internt som förbättrar den totala affärseffektiviteten.
Innan du börjar använda en ny lösning bör du börja med att bedöma organisationens nuvarande tillstånd och anpassa den vid behov. Detta kommer inte bara att förenkla övergången till bättre processer utan också hjälpa till att identifiera specifika krav som behövs för att motivera kostnaden för att investera i särskild programvara. Följ dessa tre enkla steg från Ventana Research för att komma igång:
- Utvärdera nuvarande processer.
Identifiera och beskriva processer, inklusive:- Organisationens lyhördhet och förmåga att anpassa sig till förändringar;
- Samarbete mellan olika team och insyn i effekterna av det utförda arbetet.
- Utnyttjande av alla resurser genom prioritering, spårning och produktivitet.
- Minimera komplexiteten genom att göra en inventering.
Börja göra en inventering. Förstå var informationen lagras. Är det korrekta uppgifter? Finns den i en egenutvecklad rapporteringsplattform, en föråldrad applikation eller använder du kalkylblad? Genom att inventera vad ni har och vad ni behöver kan ni inte bara förstå var luckorna finns, utan också identifiera vilken information som kan konsolideras, elimineras eller förbättras - vilket hjälper er att ytterligare förfina era krav och på så sätt införa lösningar som stöder verksamheten. - Anpassa arbete och resurser över avdelningsgränserna. Stödja digitala initiativ och arbeta för att förbättra kommunikationen mellan avdelningarna. Hur kommunicerar teamen nu? Är den effektiv? Hur mycket tid slösas bort? Överväg en strategi som gör det möjligt för människor att arbeta med de verktyg de känner sig mest bekväma med för att få jobbet gjort - och samtidigt bryta ner silos för att förbättra samarbetet.
Genom att arbeta igenom dessa 3 steg kommer din organisation att vara bättre förberedd för att inte bara förstå det nuvarande läget, utan också hjälpa dig att utvärdera var du behöver vara. För mer information, ladda ner Ventana Research whitepaper och se till att läsa de återstående bloggarna i den här serien, som listas nedan:
- Fördelar med tillämpningar för arbets- och resurshantering: Del 4 - Alla för en och en för alla;
- Arbete och resurshantering: Fördelar för att kringgå konkurrensen: Del 5 - Stärk din organisation med fördelarna med WRM; och
- Hur man kommer igång med arbets- och resurshantering: Del 6 - 5 enkla steg för att minimera kostnader och maximera effektiviteten.
