Enligt Gartner kommer 2021 100% av de ITPMO:er som inte lyckas ändra fokus mot snabba leveranser att avvecklas. Det är en skrämmande verklighet, särskilt med tanke på att mindre än 1/3 av cheferna för närvarande anser att deras organisationer effektivt genomför strategin. Hur kan ITPMO fokusera på att förbättra leveranshastigheten när organisationen inte ens kan leverera eller ens utforma strategiska planer? Strategin är det första steget i processen för att uppnå kontinuerlig planering och förbättra leveranshastigheten.
Innan vi börjar, se till att du tar del av de tidigare delarna i den här serien:
- Del 1: Skiftet från årlig till kontinuerlig planering för att möjliggöra smidighet
- Del 2: Bränsle för beslut med data genom att göra PMO till en strategisk partner
- Del 3: Programvara för projektledning för att öka din PMO till hyperfart
Styr din organisation med strategisk planering
Av de få organisationer som fokuserar på strategi misslyckas 50% av deras strategiska initiativ. Varför är det så? Varför är strategisk planering fortfarande så främmande och svårt? Det borde det inte vara, eftersom det inte längre finns något behov av traditionella PMO:s. Istället måste PMO:erna utvecklas till företagsnivå och bli "förändringsförmedlare" - de måste kunna ta ett bredare perspektiv, ta fram organisationens strategier och sedan bygga upp en plan för att hantera dem. Det är dags för dem att göra strategi till högsta prioritet.
Gå från ett traditionellt till ett företags-PMO
Ett enterprise PMO, till skillnad från ett traditionellt PMO som fokuserar på projekt, skalar integrerade portföljer över projektgränserna och säkerställer anpassning mellan strategi och resultat. Om du går ett steg längre har du ett Enterprise Strategy Realization Office (SRO), som kan möjliggöra strategiskt beslutsfattande. Denna successionsordning måste fullföljas för att PMO:s ska kunna arbeta i hyperhastighet - de måste gå från projekt till portföljer till kontinuerlig planering. Strategisk, årlig portföljplanering förvandlas till kontinuerlig planering när PMO anpassar planer och prioriteringar för att kunna anpassa sig till förändringar.
Detta är mycket lättare sagt än gjort. Många organisationer tänker bara på strategisk planering en gång om året, men det sker en förändring, eftersom 50% eller fler nu planerar månadsvis, kvartalsvis eller på annat sätt. Men begreppet Enterprise Strategy Realization Office kan fortfarande verka främmande och ärligt talat omöjligt att uppnå. Det är dock möjligt. PMO måste helt enkelt vara redo.
Är du redo att göra ett skifte?
Även din organisation kan effektivt genomföra strategin genom att först börja med strategiska planer. Definiera vem som är ansvarig för att skapa dessa planer för att undvika att det uppstår ett glapp mellan strategi, årlig planering och effektiv portföljhantering. Utveckla ett hyperfokus på strategin och separera den från enskilda projekt för att kunna översätta strategin till hur organisationen levererar och interagerar med kunderna. Det är enkelt, följ bara de här fyra stegen.
Fokusera på strategi, inte på projekt.
- Förvandla organisationens strategier till planer som går att genomföra.
Vilka är dina fem viktigaste strategiska mål? Hur bör de påverka ditt resultat? Hur planerar du att uppnå dessa mål? Fokusera verkligen på att skapa en plan som du kan omsätta i framtida projekt och iterationer. Ta din strategi och koppla den till de produkter och tjänster du levererar, så att du börjar tänka på en strategisk portfölj snarare än bara en produktportfölj.
- Finansiera strategin, inte avdelningens budget.
Finansiera program utifrån strategiska mål i stället för att anpassa projekt till strategin som ett sätt att rättfärdiga dem. Förenkla och effektivisera den årliga planen med en strategisk budget som går uppifrån och ner och som gör det möjligt att ta med sig alla överskott från föregående år som måste slutföras. Planer som bygger på en bottom-up-princip omfattar endast detta arbete, vilket begränsar din förmåga att effektivt genomföra strategin.
- Leverera strategin genom agila program.
För det första: dela upp programmen i iterationer. Detta ger dig inte bara möjlighet att leverera oftare, utan du kan också finansiera sådana program iterativt, så att du kan mäta resultat och fördelar innan du finansierar ytterligare iterationer i ett program. Skapa sedan en portfölj av iterationer och program som du kommer att hantera över olika strategier. Detta är avgörande. Du vill mäta fördelarna och strategin med sådana program, inte hur folk utför sitt arbete. Lämna den delen åt lagen.
- Skapa en kontinuerlig planeringsprocess.
När du väl har din strategiska plan vill du kunna mäta och övervaka den. Gör det genom att fokusera på fördelarna med varje iteration och sedan föra upp dem till programnivå. Har du uppnått de resultat som du ville uppnå? Om inte, vet du att du inte ska fortsätta att investera i det strategiska initiativet. Det är därför strategisk planering är så viktig - utan att förstå hur framgångsrikt ett program eller en iteration var kan du inte effektivt prioritera och fördela finansiering och kapacitet.
Tänk på att finansiera produkter och tjänster, inte bara arbete.
Fundera över vad du vill att din organisation eller ditt PMO ska vara. Översätt strategin till planer som går att genomföra och definiera dina mål för att kunna mäta och övervaka framstegen på ett lämpligt sätt. Avskaffa den traditionella detaljplanen nedifrån och upp och anta en årlig planeringsprocess uppifrån och ned som handlar om finansiering ur ett strategiskt perspektiv. På så sätt kommer du inte att hamna bland de PMO:er som upplöses av 2021 för att de inte har lyckats flytta sitt fokus till leveranshastigheten - du kommer istället att höja dig över konkurrenterna.
Om du vill veta mer kan du registrera dig för hela webbseminariet "Steer Your Organization with Strategic Planning," och se hur Planview kan hjälpa dig genom att registrera dig för en gratis demo av våra lösningar. Fortsätt läsa för att läsa sista delen av den här serien , där vi kommer att undersöka hur du kan utnyttja människor, team, teknik och kapacitet för planering, arbete och resurser inom en gemensam portfölj i hela företaget.
![Programvara för projekthantering för att få ditt PMO att bli snabbare [Webinar]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/10/Project-Management-Software-to-Boost-Your-PMO-into-Hyper-Speed-Webinar.jpg)
![Ge bränsle till beslut med data genom att göra PMO till en strategisk partner [Webinar]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/09/Fuel-Decisions-with-Data-by-Making-the-PMO-a-Strategic-Partner.jpg)
