Dans le paysage des affaires, aucun autre concept n'a peut-être subi autant de changements et d'évolutions ces dernières années que la gestion de projet. En effet, avec tant d'organisations - des petites sociétés aux grandes entreprises - gérant de multiples projets de nos jours, la question "qu'est-ce que la gestion de projet? " pourrait être mieux formulée comme " qu'est-ce qui n'est pas la gestion de projet ? ".
Pourtant, malgré la prévalence de gestion du travail comme cadre pour tout, du lancement d'un petit cours de formation à la conduite d'une transformation numérique à l'échelle de l'entreprise, il existe quelques principes fondamentaux qui distinguent la gestion du travail des autres approches pour atteindre les objectifs de l'entreprise.
Définir la gestion de projet
Une réponse classique à la question "qu'est-ce que la gestion de projet?" est fournie par le Project Management Institute (PMI), qui y fait référence comme une combinaison de connaissances, de compétences, d'outils, de ressources et de techniques qui sont appliqués par élaboration progressive dans le cadre d'une entreprise temporaire , afin de créer un produit, service ou résultat unique.
Pour clarifier et simplifier les choses, nous pouvons décortiquer cela en examinant chacun des éléments qui sont en gras dans la définition ci-dessus.
Élément #1 : La gestion de projet est une combinaison de connaissances, de compétences, d'outils, de ressources et de techniques.
La gestion efficace, durable et réussie d'un projet nécessite un ensemble de capacités et de compétences, notamment (mais pas uniquement) :
- Gestion de l'intégration
- Gestion du périmètre
- Gestion du temps
- Gestion des coûts
- Quality management
- Gestion des achats
- Gestion des ressources humaines
- Gestion des communications
- Gestion des risques
- Gestion des parties prenantes
Essentiellement, la chose essentielle à noter et à retenir est que la gestion de projet n'est pas une fonction unique. Il s'agit d'un groupe de fonctions ayant leurs propres disciplines respectives et leurs caractéristiques particulières, qui sont toutes gérées ensemble afin d'atteindre des objectifs commerciaux clairs et viables.
Élément #2 : La gestion de projet utilise une élaboration progressive.
Le deuxième élément est que le traitement du projet se déroule par une élaboration progressive. Cela signifie que le plan de projet est continuellement amélioré et optimisé au fur et à mesure que des informations plus détaillées et des estimations plus précises sont disponibles.
Une autre façon de voir les choses - et une façon fondamentale dont la gestion de projet diffère de la gestion de programme et d'autres approches de travail - est qu'un plan de projet n'est jamais "gravé dans la pierre" lorsque le travail commence. Ce n'est qu'en faisant le travail que des informations plus utiles et plus pertinentes deviennent disponibles, qui sont ensuite utilisées pour fortifier le plan.
Élément #3 : La gestion de projet traite des entreprises temporaires.
Le troisième élément est que les projets sont des entreprises temporaires - ce qui signifie qu'ils ont un point de départ et d'arrivée définitif, contrairement aux programmes qui sont permanents. Toutefois, en gardant cela à l'esprit, certains grands projets passent par plusieurs étapes et phases. En tant que tel, c'est une erreur de supposer que "temporaire" doit signifier "court". Certains projets commencent et se terminent en quelques semaines ou mois, tandis que d'autres peuvent durer plusieurs années.
Élément #4 : La gestion de projet vise à créer un produit, un service ou un résultat unique.
Le quatrième et dernier élément - et celui que la plupart des chefs de projet et leurs équipes trouvent le plus passionnant et gratifiant - qui éclaire "qu'est-ce que la gestion de projet? " est que les projets sont conçus pour créer un produit, un service ou un résultat unique. Cependant, de nombreux chefs de projet (et d'autres parties prenantes telles que le personnel du PMO) s'appuient judicieusement sur des modèles, des tactiques, des stratégies et des leçons tirées d'autres projets, afin de maximiser les chances de réussite et de minimiser les risques.
Maintenant que nous avons déballé les bases de ce qu'est la gestion de projet, il est utile d'examiner d'autres concepts qui font partie du concept global, notamment ses processus, ses logiciels et rôles et responsabilités du gestionnaire de projet.
Processus de gestion de projet
Le PMI classe toutes les activités de gestion de projet en cinq types de processus : initiation, planification, exécution, suivi et contrôle, et clôture.
- Initiation : processus qui sont nécessaires pour lancer un nouveau projet (ou une nouvelle phase d'un projet existant)
- Planification : processus nécessaires pour définir et planifier la portée totale du projet.
- Exécution : processus qui se rapportent à la manière dont le plan de projet sera exécuté.
- Suivi et contrôle : processus qui se rapportent à la manière dont le projet sera suivi, régi et optimisé.
- Clôture : processus qui se rapportent à la manière dont un projet sera officiellement terminé et archivé.
Toutes les organisations ou tous les chefs de projet ne souscrivent pas au cadre ou à la méthodologie du PMI. Cependant, les processus ci-dessus sont généralement présents dans tous les projets, même s'ils peuvent être catégorisés ou nommés différemment.
Logiciel de gestion de projet
Tout comme la question "qu'est-ce que la gestion de projet ?", la question "qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet?" n'a pas de réponse standard. Le marché est mondial et il existe de nombreuses solutions qui vont de légitimes à superficielles. Ceux qui gagnent une place dans la première catégorie sont construits avec des caractéristiques et des fonctions qui.. :
- Favorisez la productivité de en faisant en sorte que chaque minute de travail compte, que les équipes de projet soient situées dans le même bureau ou réparties dans la ville, le pays ou le monde.
- Favorisez la visibilité de en indiquant clairement qui, quoi et comment le travail est effectué dans toute l'organisation.
- Favorisez l'adaptabilité de en permettant aux chefs de projet et à leurs équipes d'embrasser le changement et d'exploiter les opportunités.
Rôles des chefs de projet
Que fait un chef de projet? Encore une fois, il n'y a pas de réponse unique et standard à cette question. Toutefois, le site APM propose une description générale du poste : "Un chef de projet est responsable de la gestion quotidienne du projet et doit être compétent dans la gestion des six aspects d'un projet, à savoir la portée, le calendrier, les finances, le risque, la qualité et les ressources. Les chefs de projet travaillent sur des projets spécifiques qui ont des résultats définis, ont des limites de temps et doivent respecter un budget."
Les résultats et l'avenir
La gestion de projet est une approche dynamique pour atteindre les objectifs et les priorités de l'entreprise. Et si le concept existe depuis plusieurs décennies, il est en constante adaptation. En tant que telle, la réponse à la question "qu'est-ce que la gestion de projet ?" évolue constamment pour être plus perspicace, pertinente, pratique et fiable - et finalement aider les équipes et les organisations à réussir et à prospérer.
