Les organisations du monde entier adoptent la collaboration sur le lieu de travail et encouragent leurs employés à briser les silos départementaux et partager des idées et des informations dans toute l'entreprise. En général, c'est une bonne chose - une collaboration accrue sur le lieu de travail se traduit généralement par une plus grande efficacité, une meilleure qualité du travail et un meilleur moral au travail. La collaboration généralisée peut toutefois présenter un inconvénient, en particulier pour les employés les plus compétents d'une organisation.
La surcharge collaborative, un terme popularisé par Rob Cross, Reb Rebele et Adam Grant dans une récente Article de la Harvard Business Reviewdécrit la charge écrasante de courriels, de demandes de réunion et d'autres interactions qui peuvent perturber le travail d'employés très bien informés et très accessibles. Des études ont montré que les employés qui sont considérés comme les collaborateurs les plus précieux au sein de leur organisation ont tendance à avoir les niveaux d'engagement professionnel et de satisfaction de carrière les plus bas. Le flux constant de demandes que ces employés reçoivent peut leur laisser peu de temps pour faire leur propre travail et peut nuire gravement à leur qualité de vie.
Heureusement, il existe plusieurs stratégies que les organisations peuvent adopter pour protéger leurs meilleurs éléments de la surcharge collaborative. Nous allons examiner ici quelques-unes des approches les plus efficaces.
Encouragez les employés à fixer des limites
Si la collaboration sur le lieu de travail est essentielle à la réussite à long terme, les employeurs doivent trouver un équilibre entre les besoins individuels et ceux de l'équipe. Les employés qui sont connus pour faire un effort supplémentaire sont souvent la cible de demandes de dernière minute dans des délais impossibles à tenir, et de demandes d'employés qui veulent simplement que quelqu'un d'autre fasse leur travail à leur place. Faites savoir aux employés que C'est normal de dire "non". aux demandes déraisonnables.
Mettez la technologie au travail
Une bonne solution de collaboration sur le lieu de travail peut rationaliser la communication entre les employés et aider les plus performants à hiérarchiser leur travail et leurs interactions. Les outils de collaboration commerciale innovants de Clarizen permettent aux équipes de projet d'avoir une collaboration plus ciblée, où les communications, les documents et les tâches de projet sont tous liés ensemble en un seul endroit. Ainsi, les employés peuvent s'engager dans des conversations unifiées, faciles à naviguer, plutôt que dans des discussions désorganisées dans lesquelles un membre de l'équipe peut se voir poser la même question par plusieurs
collègues. Les fonctions avancées de gestion de projet de Planview AdaptiveWork permettent également aux chefs de projet de suivre l'achèvement des tâches en temps réel, ce qui facilite l'identification des situations dans lesquelles un employé de haut niveau est tiré de son travail par des demandes de collaboration.
Évaluer les modèles de dotation en personnel et d'affectation des tâches
Les collègues de travail ne sont pas les seuls à pouvoir contribuer à la surcharge collaborative. Les chefs de projet et les responsables des employés peuvent également être coupables d'imposer des charges excessives à leurs meilleurs collaborateurs. Attribuer trop de tâches à un employé performant, aussi tentant que cela puisse être, ne fait que créer des problèmes supplémentaires. Même si l'employé est capable de gérer le travail à court terme, les autres membres de l'équipe de projet deviendront trop dépendants de lui et prendront l'habitude de demander à l'employé très performant de les aider, même pour le petit nombre de tâches qui lui ont été assignées ailleurs. Répartir équitablement les tâches au sein de l'équipe de projet ne fera pas que garder vos meilleurs employés heureux et engagés, mais motivera également vos autres employés à améliorer leurs compétences et à contribuer à leur plein potentiel.
