OK, wir wissen bereits, dass es keine "Einheitsgröße" gibt, wenn es um die PMO geht. Aber versucht Ihr PMO, zu wenig oder zu viel zu tun? Oder werden sie durch die Übersichtlichkeit Ihres Unternehmens oder die mangelnde PPM-Reife behindert?
Sie haben Fragen und Gartner hat die Antworten. In ihrem neuen Bericht "Four Types of PMOs That Deliver Value" werfen sie einen detaillierten Blick auf die vier großen Arten von PMOs, die in den meisten Unternehmen anzutreffen sind. Zunächst einmal gibt es keinen Standard oder eine Vorlage für die Bestimmung der richtigen Art von PMO, die ein PPM-Leiter einrichten sollte.
In dem Bericht erklärt Gartner, warum die Einbindung des Unternehmens und der wichtigsten PMO-Stakeholder von entscheidender Bedeutung ist, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die wichtigsten Ziele erreichen kann. Sobald Sie ein PMO so konzipiert haben, dass es Ihren Anforderungen entspricht, können Sie über seine Funktionen und Dienstleistungen hinausgehen. PPM-Führungskräfte, die sich für den besten Stil für ihr Unternehmen entscheiden, können ihn genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zuschneiden.
Wie sieht das aus? Zunächst einmal müssen Sie herausfinden, was Sie mit der Einrichtung des PMOs erreichen oder beheben wollen. Laut einer Gartner-Umfrage sind die Hauptgründe für die Gründung eines PMOs folgende:
- Verbessern Sie das Management aller Projekte - 71 Prozent
- Geschäftsprozesse standardisieren - 64 Prozent
- Verbesserung der Lieferpünktlichkeit oder -qualität - 63 Prozent
Wenn möglich, schlagen sie vor, dass Sie die Minutien des "Starts" rund um Rollen und Regeln überspringen - stattdessen sollten Sie ein PMO als Reaktion auf neue Chancen oder Probleme, die behoben werden müssen, einrichten. Gartner schlägt vor, den Ball ins Rollen zu bringen, indem eine Gruppe von Führungskräften einen Konsens darüber erzielt, worauf sich das PMO konzentrieren oder was es zuerst in Angriff nehmen sollte. Übersehen Sie auch nicht Ihren PPM-Reifegrad, denn die Fähigkeit Ihres PMOs, Ergebnisse zu erzielen, wird eingeschränkt sein, wenn die grundlegenden Systeme und Prozesse nicht bereits vorhanden sind.
Lassen Sie uns nun die vier Arten von PMOs, wie sie von Gartner beschrieben werden, näher betrachten:
- Das Activist PMO - Das Activist PMO ist in Unternehmen mit verteilter, geschäftsorientierter Projektverantwortung anzutreffen und verfolgt einen breit gefächerten und aktivierenden Ansatz. Sie können Business Cases und Projektvorschläge prüfen und die Entscheidungsträger unterstützen, indem sie die Business Cases auf Ausrichtung und Risiko analysieren. In diesem Modell ist das Projektbüro eine dauerhaft besetzte Struktur mit einer gewissen Aufsichtsverantwortung für die meisten Projekte.
- Das Delivery PMO - Ungefähr 40 Prozent aller PMOs fallen in diese Kategorie - sie sind mit der Planung und Kontrolle der taktischen Ausführung von Projekten gemäß den Geschäftserwartungen beauftragt. Ihr Ziel ist es, wiederholbare Prozesse und Techniken zu entwickeln, die zum Aufbau einer ergebnisorientierten Kultur beitragen.
- Das Compliance PMO - Am besten für Organisationen, in denen es an Dokumentation, Prozessen, Verfahren und Methoden mangelt. Der Compliance PM arbeitet an der Einführung von Standardverfahren und der Entwicklung einer Fähigkeit zum Verständnis des Status von Schlüsselinitiativen. Ein Compliance PMO konzentriert sich auf die Übernahme spezifischer Methoden und Vorlagen, die Verwendung bestimmter Formulare und Tools. Dies gelingt am besten, wenn sie die Zustimmung der Geschäftsleitung erhalten, um gemeinsame Vorgehensweisen für Projekte festzulegen.
- Das zentralisierte PMO - Dies kommt häufig in Regierungsumgebungen vor, die eine "föderierte" PMO-Struktur haben. Auch wenn die Regierungsbehörden unabhängig voneinander agieren, hindert das die übergeordneten Regierungsstellen nicht daran, Druck auf alle auszuüben, damit sie das gleiche Regelwerk anwenden. Im zentralisierten PMO kommen Vertreter der verschiedenen projektunterstützenden Organisationen zusammen, um ihre Praktiken im Rahmen eines Best-Practice-Rates auszutauschen.
Machen Sie den nächsten Schritt auf Ihrer PMO-Reise - laden Sie einen Nachdruck des Gartner-Berichts herunter, "Four Types of PMOs That Deliver Value." Sie erfahren, warum es wichtig ist, die Rollen und Verantwortlichkeiten des PMO klar festzulegen, um mit dem sich verändernden organisatorischen und geschäftlichen Umfeld Schritt zu halten.
