In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Projekt durchführen können.
Sie haben Ihr Projekt initiiert, einen detaillierten Plan erstellt und die Zustimmung aller Beteiligten eingeholt. Jetzt ist es an der Zeit, sie auszuführen. Einfach genug, oder?
Aber wie jedes PMO weiß, ist die Projektdurchführung die schwierigste Phase des Projektlebenszyklus, und sie ist in einer Welt der Hybrid- und Fernarbeit nur noch schwieriger geworden.
Allzu oft bricht die Kommunikation zusammen, es kommt zu Engpässen und es werden Fristen verpasst.
Aber das muss nicht so sein. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen genau, wie Sie ein Projekt über mehrere Abteilungen hinweg durchführen, um die Effizienz zu steigern und die Ergebnisse zu verbessern.
Was ist die Projektdurchführung?
Die Projektdurchführung ist die dritte Phase des Projektlebenszyklus, gleich nach der Initiierung und Planung. Das ist der Zeitpunkt, an dem Sie Ihren sorgfältig ausgearbeiteten Plan in die Tat umsetzen:
- Meilensteine setzen
- Aufteilung der Arbeit in Deliverables und Aufgaben
- Arbeit in verschiedenen Teams zuweisen
- Einrichtung von Arbeitsabläufen, Prozessen und Kommunikationsmustern
- Überwachung des Projektfortschritts in verschiedenen Teams und Einspringen bei Problemen
Es ist eine Menge zu verwalten, aber die Implementierung von Best Practices zur Verbesserung der Sichtbarkeit und Zusammenarbeit kann einen echten Unterschied machen. Sehen wir uns an, wie man ein Projekt abteilungsübergreifend durchführt.
Wie man ein Projekt über mehrere Abteilungen hinweg durchführt
Der Beginn des Ausführungsprozesses kann überwältigend sein, vor allem, wenn man mit den Bedürfnissen der Stakeholder und des Teams jongliert.
Wir haben 7 wichtige Schritte skizziert, die Ihnen zeigen, wie Sie ein Projekt über mehrere Abteilungen hinweg reibungslos durchführen können.
1. Erwartungen managen
Um Ihr Projekt erfolgreich durch die Ausführungsphase zu steuern, müssen Sie die Erwartungen der Stakeholder während des gesamten Projekts verwalten.
Das bedeutet, dass Sie den Projektumfang, das Budget und die Ressourcenkapazität festlegen und gleichzeitig Wege finden, diese regelmäßig zu überprüfen.
Viele von uns haben mit einem Nachfragechaos zu kämpfen - einer Kultur, in der man niemals nein sagt, vor allem nicht zu externen Interessengruppen. Wenn Sie lernen, damit umzugehen, wird das den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, Termine und Ziele zu erreichen.
Legen Sie die Erwartungen der Beteiligten frühzeitig fest wie oft Sie kommunizieren werden, wie schnell Sie auf Änderungswünsche reagieren werden und mit welcher Begründung Sie diese annehmen oder ablehnen.
Nutzen Sie Daten aus vergangenen und aktuellen Projekten, um Ihre Entscheidungen zu erklären. Die richtige Projektportfoliomanagement (PPM)-Lösung wird Ihnen dabei helfen. Integrierte Features und Funktionen werden sich um Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse legen, um Sie beim Management von Erwartungen zu unterstützen.
2. Verwalten der Ressourcenkapazität
Allzu oft stehen Kapazitätsengpässe der Umsetzung eines Projektplans im Weg. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Arbeitsbelastung Ihres Projekts mit Ihren vorhandenen Ressourcen in Einklang bringen. Dazu müssen Sie eine klare Sicht auf Ihre Ressourcenkapazität haben.
Der Einsatz einer effektiven PPM-Lösung verschafft Ihnen einen besseren Überblick über Ihre Ressourcen. Dadurch wird es einfacher, realistische Zeitpläne zu erstellen und die Arbeit dem Teammitglied mit den richtigen Fähigkeiten für die Aufgabe zuzuweisen.
Berichte und Dashboards können zeigen, welche Leistungen und Aufgaben die Aufmerksamkeit von Mitarbeitern erfordern. Sie liefern vorausschauende Informationen darüber, wo es in Zukunft Kapazitätsengpässe geben wird.
3. Prioritäten setzen und Abhängigkeiten identifizieren
Ein weiterer wichtiger Teil des Lernens, wie man ein Projekt durchführt, ist das Setzen von Prioritäten und das Erkennen von Abhängigkeiten. Sie müssen eine nach Prioritäten geordnete Liste mit den Aufgaben Ihres Projekts erstellen, damit Sie die richtigen Personen, Teams und Ressourcen für die wichtigsten Arbeiten einsetzen können.
An dieser Stelle ist die Identifizierung von Abhängigkeiten entscheidend. Abhängigkeiten sind die Beziehungen zwischen Aufgaben, die die Reihenfolge ihrer Erledigung bestimmen. Ein Beispiel für eine Abhängigkeit ist ein Verkaufsdeck, das vor der Freigabe durch die Beteiligten genehmigt werden muss.
Auch Liefertermine sind Risiken, die zu Engpässen und verpassten Terminen führen können. Es ist wichtig, die Abhängigkeiten zwischen den Teams und Abteilungen abzubilden, um sie zu identifizieren, zu verwalten und abzumildern. Denken Sie daran: Sie können nicht verwalten, was Sie nicht sehen.
4. Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan mit Pufferzeit
Selbst die besten Pläne gehen irgendwann schief, was zu einem Verlust an Glaubwürdigkeit bei Ihren Stakeholdern führen kann. Deshalb ist es wichtig, realistische Zeitpläne für die Meilensteine zu erstellen.
Verzögerungen können alles Mögliche sein, von einem wichtigen Teammitglied, das unerwartet Urlaub nimmt, bis hin zu einem Auftragnehmer, der nicht pünktlich liefert. Wenn Sie in Ihrem Zeitplan für die Meilensteine eine gesunde Menge an Pufferzeit einplanen, werden Sie nicht in Rückstand geraten.
Die Einführung agiler Arbeitsmethoden kann auch bei einer realistischen Zeitplanung helfen. Indem Sie Projekte in Sprints unterteilen, können Sie besser einschätzen, wie lange es dauert, bis die Ergebnisse fertiggestellt sind, und Ihre Zeitpläne entsprechend anpassen. Wenn Sie eine PPM-Lösung mit einem zentralisierten Projektplan verwenden, können Sie sehen, wie Ihr Projekt voranschreitet und wo Sie Anpassungen vornehmen müssen, um auf Kurs zu bleiben.
5. Befähigen Sie Teams, ihre beste Arbeit zu leisten
Die Befähigung von Teammitgliedern, ihre beste Arbeit zu leisten, ist ein oft übersehener Schritt einer guten Ausführung - aber einer der wichtigsten Schritte, wenn es darum geht, wie man ein Projekt ausführt.
Es mag manchen PMOs kontraintuitiv erscheinen, aber wenn Sie Ihren Teammitgliedern die Freiheit geben, selbst zu entscheiden, wie sie an ihre Arbeit herangehen wollen, wird sich dies dramatisch auf die Qualität (und Geschwindigkeit) ihrer Arbeit auswirken.
Ein Teil dieser Autonomie besteht darin, die Arbeitsweise der Teams zu unterstützen, ob es sich nun um traditionelle Projekte, schlanke und agile Arbeit oder eine Mischung aus verschiedenen Ansätzen handelt.
Unabhängig davon, wie die Teams arbeiten, sollte ihre Lösung visualisieren, wie sich ihre Arbeit in den größeren Projektplan einfügt, einschließlich ihrer Fristen und Abhängigkeiten, und den Teammitgliedern die Möglichkeit geben, ihren Zeitplan bei Bedarf anzupassen und schnell zu kommunizieren, wenn sie auf eine Straßensperre gestoßen sind.
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6. Fortschritt verfolgen
Effektives Projektmanagement bedeutet, dass die Teammitglieder bei der Sache bleiben, sich engagieren und Verantwortung übernehmen.
Sie können dies tun, indem Sie den Gesamtzustand Ihres Projekts mit Dashboards und Berichten über den Status Ihrer wichtigsten KPIs und OKRs verfolgen.
Denken Sie daran - weniger ist mehr. Nehmen Sie nur die Informationen auf, die Sie benötigen, um den Zustand Ihres Projekts auf einen Blick zu erkennen, damit Sie wissen, wo Ihre Aufmerksamkeit erforderlich ist - und wo nicht.
7. Plan für Veränderung
Jedes PMO fürchtet sich vor unerwarteten Änderungen, aber sie sind ein unvermeidlicher Teil jedes Projekts.
Wenn es unweigerlich zu Ausfällen, Verzögerungen und potenziellen Engpässen kommt, hilft Ihnen mit einer agilen Denkweise dabei, Ihren Plan anzupassen und die Dinge auf Kurs zu halten. Es gibt nichts Schlimmeres als einen stagnierenden Plan, der Sie daran hindert, Ihre Ziele zu erreichen.
Sie müssen anpassungsfähig sein, nicht reaktiv. Führen Sie also frühzeitig einen Bewertungsprozess für Änderungswünsche ein, um schnell die beste Vorgehensweise zu bestimmen.
Alles zusammenbringen
Die abteilungsübergreifende Durchführung eines Projekts in einer Welt des hybriden Arbeitens scheint eine Herausforderung zu sein, aber das muss es nicht. Wenn Sie die Tipps in diesem Beitrag befolgen, können Sie häufige Fallstricke bei der Ausführung eines Projekts vermeiden.
Die richtige PPM-Lösung verschafft Ihnen die Transparenz, die Sie benötigen, um abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten, Kapazitäten mit dem Bedarf abzugleichen, Prioritäten zu setzen, Ressourcen zu bündeln und Ihre Teams zu unterstützen.
Auf diese Weise können sie ihre beste Arbeit abliefern, ganz gleich, wie sie arbeiten.
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