Die Erklärung zum Projektumfang ist einer der grundlegenden Eckpfeiler, auf denen jedes Projekt aufbaut. Im Grunde genommen legt die Erklärung fest, was zu tun ist, unter welchen Bedingungen und wie die Fertigstellung gemessen werden soll. Obwohl das alles völlig logisch erscheint, scheint Projektumfangsmanagement leider auch eines der schwierigsten Dinge zu sein, die PMs in den Griff bekommen müssen.
Die Gründe dafür können sehr unterschiedlich sein, liegen aber in der Regel darin, dass sowohl interne als auch externe Interessengruppen die Ergebnisse ändern wollen:
- Erweitern Sie den Spielraum: Es ist leicht anzunehmen, dass es nicht schadet, ein paar zusätzliche Ziele einzubauen, wenn das Team bereits zusammen ist und sie es nicht einmal bemerken.
- Eingrenzung des Umfangs: Vielleicht ist das geplante Budget für ein sechsmonatiges Projekt in der Zwischenzeit anderweitig ausgegeben worden, so dass die erwarteten Ergebnisse gekürzt werden müssen.
- Ändern des Umfangs: Leider stellt sich manchmal heraus, dass der Kunde nicht das will, was er ursprünglich wollte, und Sie müssen dann die Anpassungen vornehmen.
Die Grundlagen für die Verwaltung des Projektumfangs schaffen
Niemand kann die Zukunft vorhersagen, und nicht jede Veränderung lässt sich vorhersehen. Projektmanager können sich jedoch das Leben leichter machen, indem sie den Projektumfang von Anfang an definieren und dokumentieren . Die Erstellung einer Projektumfangserklärung ist unerlässlich, um das Projekt auf Kurs zu halten und letztendlich erfolgreich zu sein - aber was genau ist das?
Das Scope Statement hat eine Reihe von Merkmalen, aber sollte generell immer enthalten:
Projektcharta: Eine kurze Erklärung zu den Zielen, dem Umfang und den Beteiligten des Projekts.
- Projektbeteiligte: Dazu gehören der Kunde, das Projektteam, die Sponsoren und andere Beteiligte.
- Geschäftsziele: Der allgemeine Fokus für das Unternehmen als Ganzes, z.B. "Steigerung des Umsatzes um 15% gegenüber dem Vorjahr".
- Projektergebnisse: Die spezifischen Ziele für das jeweilige Projekt, z.B. "Steigerung der durch White Papers gewonnenen Marketing Qualified Leads (MQLs) um 30%".
- Akzeptanz-/Erfolgskriterien: Die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit die Leistung als erbracht gilt.
- Projektausschlüsse: Um zu vermeiden, dass sich das Projekt schleichend ausweitet und Änderungen außerhalb des Projektumfangs vorgenommen werden, sollte in diesem Abschnitt ausdrücklich dargelegt werden, was das Projekt NICHT zu tun versucht, z.B. "Die Auswirkungen der prognostizierten Umsatzsteigerung auf den Betrieb und die Produktionskapazität sind nicht Gegenstand dieses Projekts."
- Projektbeschränkungen: Jedes physische, rechtliche oder moralische Problem, das die für das Projekt verfügbaren Lösungen einschränkt, z.B. "Wir haben eine unternehmensweite Entscheidung getroffen, nicht mit Anbietern zusammenzuarbeiten, die nicht über eine Klimaschutzpolitik verfügen."
- Projektannahmen: Ich will nicht zu philosophisch werden, aber einige Fakten müssen als Konstante angenommen werden, um eine Basis für Projektionen zu schaffen. Dies sind die Projektannahmen in Form von "Wird sein" oder "Wird nicht sein", die u.a. die Verfügbarkeit von Ressourcen, die Erwartungen des Kunden und die Einhaltung von Vorschriften beschreiben.
Einem Leitstern treu bleiben
Indem sie sich an der Projektumfangserklärung orientieren und sie als ständigen Bezugspunkt für die Steuerung des Projekts verwenden, können PMs alles besser auf Kurs halten. Änderungsanfragen, egal von wem sie kommen, müssen vor dem Hintergrund der ursprünglichen Umfangsangabe bewertet und entschieden werden. Wenn Sie das einmal aus den Augen verloren haben, verlieren Sie leicht aus den Augen, worum es bei dem Projekt überhaupt ging.
Nehmen wir zum Beispiel die Änderung einer Restaurantbestellung: Statt Pommes frites wünscht ein Kunde eine Schale mit gemischtem Obst. Kein Problem. Dann rufen sie ihre Bedienung zurück und fragen, ob sie statt der gemischten Früchte einen Smoothie daraus machen können. Auch das ist kein großes Problem. Aber als sie wieder an ihrem Tisch vorbeikommen, sagen sie, dass das Wetter zu heftig sei, also könnten sie statt eines Smoothies auch ein kaltes Bier haben?
Die Änderung von einem Smoothie zu einem Bier liegt zumindest in der gleichen Größenordnung, aber wenn die Änderung im Hinblick auf den ursprünglichen Umfang bewertet würde (d.h. der Burger wird mit Pommes frites geliefert) und der Kunde um ein Bier anstelle der Pommes frites gebeten hätte, wäre die Änderungsanfrage einfach abzulehnen gewesen. Der Schlüssel zur Verwaltung des Projektumfangs liegt darin, sich an das zu halten, was vereinbart wurde, es sei denn, es gibt einen sehr guten Grund, etwas anderes zu tun.
Die Projektdokumentation, wie z.B. die Erklärung zum Projektumfang, ist unerlässlich, um Ihr Team und das Projekt auf Kurs zu halten. Mit einer Projektmanagement-Software wie Planview AdaptiveWork können Sie eine einzige Quelle der Wahrheit für jedes einzelne Projekt schaffen und allen Teammitgliedern einen einfachen Zugriff auf wichtige Dokumente ermöglichen, egal wo sie sich befinden. Wenn Sie sehen möchten, wie Planview AdaptiveWork Ihnen helfen kann, Ihre Projekte in Einklang zu bringen, kontaktieren Sie uns und vereinbaren Sie noch heute eine Demo.
