What is Capacity Planning?
Die Kapazitätsplanung ist im Grunde genommen ein Mittel, um zu messen, wie viele Mitarbeiterstunden im Vergleich zum Bedarf der aktuellen Projekte zur Verfügung stehen. Die Arbeitskapazität eines Teams oder einer Organisation kann dann einfach auf der Basis von Stunden pro Woche gemessen werden. Schauen wir uns ein Beispiel an:
- Die Marketingabteilung von Exemplar Industries hat 100 Mitarbeiter
- Jeder Mitarbeiter arbeitet eine Standardarbeitszeit von 40 Stunden pro Woche
- Die Gesamtkapazität der Marketingabteilung beträgt also: 40 x 100 = 4,000 Stunden/Woche
- Wenn die geplante Arbeit für die nächste Woche 1,200 Stunden beträgt, dann ist die aktuelle Kapazität = 70%
- Wenn die geplante Arbeit für die nächste Woche 5,200 Stunden beträgt, dann ist die aktuelle Kapazität = -30%
Wenn Sie sich in einer Situation befinden, in der Sie entweder zu viel oder zu wenig Kapazität haben, dann nutzen Sie entweder nicht die Ressourcen optimal aus oder die fehlenden Ressourcen halten Sie zurück. Deshalb ist das Verständnis der Kapazitätsverwaltung und ihrer Funktionsweise von entscheidender Bedeutung, um die Ressourcennutzung zu maximieren und stets eine optimale Kapazität zu haben.
Es gibt verschiedene Strategien, mit denen Unternehmen versuchen, eine ideale Auslastung zu erreichen:
- Lag: Dies bedeutet, dass Sie nur dann Kapazitäten hinzufügen, wenn Sie tatsächlich unterversorgt sind. Es reduziert die Verschwendung und das Risiko einer zu schnellen Expansion, aber es kann auch dazu führen, dass man mit den Aufträgen nicht Schritt halten kann oder Chancen nicht wahrnehmen kann.
- Anpassung: Diese Strategie zielt darauf ab, den Bedarf ständig zu überwachen und bei Bedarf leichte Anpassungen vorzunehmen, um die Kapazität zu erhöhen oder zu verringern. Das Problem bei dieser Strategie ist, dass die Überwachung selbst sehr ressourcenintensiv sein kann und dass ständige Anpassungen der Ressourcen auch störend sein können.
- Lead: Dies bezieht sich auf die Änderung von Ressourcen im Vorfeld von Bedarfssteigerungen oder -senkungen (im Allgemeinen Steigerungen). Sie erfordert eine genaue Vorhersage der Nachfrage und kann sehr erfolgreich sein, um Wachstumschancen zu nutzen und Konkurrenten zu überwältigen. Es wird jedoch als ziemlich riskant angesehen, da es anfängliche Verluste durch Überkapazitäten mit sich bringen kann und von einem Wachstum der Nachfrage abhängt, damit sich der Schritt lohnt.
Wie Sie das Beste aus der Kapazitätsplanung machen
Wenn Sie sich immer noch fragen, wozu die Kapazitätsplanung nützlich ist und wie Sie das Beste daraus machen können, finden Sie hier einige Tipps, wie Sie sie gut durchführen können.
Stellen Sie Teams mit unterschiedlichen Kompetenzen zusammen
Natürlich ist nicht jede Stunde eines jeden Mitarbeiters gleich viel wert, und einige Ressourcen können übermäßig gefragt sein, während andere nicht ausgelastet sind. Das Kapazitätsmanagement sollte die individuellen Kapazitäten eines Teams genauer unter die Lupe nehmen, um sicherzustellen, dass es nicht zu Engpässen kommt. Wenn z.B. ein Redakteur die Arbeit von fünf Autoren beaufsichtigen kann, übersteigt ein Team von acht Autoren seine Kapazität und führt zu Verzögerungen und verpassten Terminen.
Ausrichtung an den Zielen beibehalten
Das Kapazitätsmanagement schafft mehr Klarheit darüber, wo die Ressourcen eingesetzt werden. Einer der großen Vorteile dabei ist, dass es die Möglichkeit gibt, zu hinterfragen, warum bestimmte Dinge getan werden. Wenn zu viele kreative Ressourcen für die Aufrechterhaltung von Projekten verwendet werden, anstatt neues Wachstum voranzutreiben, können Sie genau sehen, wie Sie die entsprechenden Teammitglieder den richtigen Aufgaben zuweisen können.
Effektivität verbessern
Auch wenn die Kapazität eines Mitarbeiters 40 Stunden beträgt, bedeutet dies nicht, dass er tatsächlich für alle diese Stunden zu Projekten beiträgt. Es wäre zum Beispiel durchaus verständlich, wenn Mitarbeiter mindestens fünf Stunden pro Woche mit anderen Aufgaben wie Verwaltung, Berichterstattung oder Schulung beschäftigt wären. Das bedeutet, dass ihre effektive Kapazität nur 87.5% beträgt. Dieses Verhältnis kann durch die Automatisierung von Prozessen, die Beseitigung von Verschwendung und die Bündelung von Aufgaben verbessert werden.
Die Kapazitätsplanung und -verfolgung hat sich mit der Entwicklung von Projektmanagement-Software enorm vereinfacht. Mit den Reporting-Dashboards von Planview AdaptiveWork können Sie schnell und einfach feststellen, wie genau die Ressourcen genutzt werden und welche Kapazitäten verfügbar sind. Um herauszufinden, wie Planview AdaptiveWork Ihr Kapazitätsmanagement verbessern und sicherstellen kann, dass Sie Ihre Ressourcen optimal nutzen, können Sie sich unter eine unserer Demos ansehen.
