Zwar gibt es in der Welt des Projektmanagements mehrere wichtige Metriken und Key Performance Indicators (KPI), doch nur wenige sind für den Erfolg von Projekten und den Zustand von Portfolios so wichtig wie Ressourcenauslastung.
Was ist Ressourcenauslastung?
Ressourcenauslastung im Projektmanagement konzentriert sich darauf, wie viel Zeit die Teammitglieder für verschiedene Aufgaben aufwenden. Es gibt zwar mehrere Möglichkeiten, die Ressourcenauslastung zu messen, aber die einfachste und gebräuchlichste Methode besteht darin, die tatsächliche Anzahl der von einer Ressource geleisteten Arbeitsstunden durch die Gesamtzahl der Stunden zu teilen, die die Ressource hätte leisten können. Wenn zum Beispiel eine Ressource in einem Zeitraum von sechs Monaten 840 Stunden gearbeitet hat und 960 Stunden Arbeit zur Verfügung standen, dann beträgt die Ressourcenauslastung .875 (840/960).
Wenn die Ressourcenauslastung geringer ist als erwartet, deutet dies oft darauf hin, dass das Projekt überbesetzt ist oder dass unvollständige Aufgaben andere geplante Aufgaben blockieren. Wenn eine dieser Aufgaben auf den kritischen Pfad fällt, werden Termine nicht eingehalten, die Ergebnisse verzögern sich und die Kosten steigen.
Auch die unerwartet hohe Ressourcennutzung könnte keine gute Nachricht sein. Anstatt darauf hinzuweisen, dass die Ressourcen effizienter und produktiver eingesetzt werden, könnte dies bedeuten, dass das Projekt unterbesetzt ist - oder sich sogar in einer Krise befindet.
Natürlich ist das Ziel eines jeden Projektleiters (z.B.. Projektmanager, Ressourcenmanager, PMO-Leiter usw.) ist die Optimierung der Ressourcennutzung. Zugegeben, das ist leichter gesagt als getan, insbesondere bei komplexen, vielschichtigen Projekten. Aber es ist sicher kein Fall, in dem Sie den unmöglichen Traum träumen.
Der Schlüssel liegt darin, den Schwerpunkt weg von der frenetischen Korrektur von Ressourcenungleichgewichten während eines Projekts zu verlagern - das ist so, als würde man versuchen, einen Haufen sich drehender Teller in der Luft davon abzuhalten, langsamer zu werden und zusammenzubrechen! - und stattdessen einen strategischeren Ansatz zu verfolgen, der die Häufigkeit und Schwere von Ressourcenungleichgewichten minimiert, wenn (und nicht falls) sie auftreten.
Zu diesem Zweck finden Sie hier fünf Best Practices für die Ressourcennutzung , die allen Projektleitern helfen werden, unabhängig davon, ob sie am Ruder ihres 1st Projekt oder ihr 300th:
- Beginnen Sie mit dem Aufbau eines globalen Pools von Ressourcen
Bevor Sie einzelne Ressourcen bestimmten Projekten zuweisen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und einen globalen Inventar-Pool erstellen, der sich aus den derzeit benötigten Ressourcen und den erwarteten Ressourcen zusammensetzt, die für zukünftige Projekte benötigt werden. Diese Bestandsaufnahme hilft den Projektleitern zu erkennen, ob es notwendig ist, die Rekrutierungsbemühungen einzuschränken und Ressourcenbeschränkungen zu ermitteln, die sich auf die Projektfristen und Liefertermine auswirken könnten (und wahrscheinlich auch werden).
- Nutzen Sie die volle Transparenz für die Zuweisung von Ressourcen
Sobald ein globaler Bestandspool erstellt wurde, sollten die Projektleiter die Transparenz nutzen, um Ressourcen je nach Verfügbarkeit und Bedarf zuzuweisen. Diese Transparenz wird durch Projektmanagement-Software erreicht (lesen Sie: Halten Sie Tabellenkalkulationen da raus!) und zeichnet sich durch die Möglichkeit aus, den gesamten Projektpool zu überblicken, die Gesamtkapazität schnell zu bestimmen und die aktuelle Auslastung mit dem zukünftigen Bedarf zu vergleichen.
- Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan
Neue Projektmanager - aber auch Nicht-Projektmanager, denen die Herrlichkeit des Projektmanagements aufgedrängt wurde! - denken vielleicht, dass diese bewährte Praxis ganz oben auf dieser Liste stehen sollte. Sollte die Projektentwicklung nicht mit dem Plan beginnen? Die kurze Antwort lautet: Nein, das sollte es nicht - obwohl es oft der Fall ist.
Der einfachste, klügste und erfolgreichste Ansatz ist (wie oben beschrieben) die Erstellung eines Ressourceninventars und die anschließende Zuweisung einzelner Ressourcen zu bestimmten Projekten nach Bedarf. Von dort aus verfügt der Projektmanager (manchmal mit Unterstützung des Ressourcenmanagers) über die erforderlichen Inputs - d.h. die Mitarbeiter - um einen detaillierten und vor allem realistischen Projektplan zu erstellen. In der Tat spielt es keine Rolle, wie kompliziert ein Projektplan ist und ob der Projektstrukturplan schön anzusehen ist. Wenn der Plan nicht realistisch ist, weil er nicht auf die verfügbaren Ressourcen abgestimmt ist, dann ist er zum Scheitern verurteilt, bevor er überhaupt begonnen hat.
- Ressourcen informieren und einplanen
Alle Projektleiter wissen, dass sie den Ressourcen mitteilen müssen, dass ihre Dienste benötigt werden, und sie entsprechend für Aufgaben einplanen müssen. Dieser Prozess ist jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig, wenn er manuell über E-Mails, das Hin- und Herschicken von Tabellenkalkulationen usw. durchgeführt werden muss. Zugegeben, bei sehr kleinen und einfachen Projekten ist das keine allzu große Belastung. Aber bei größeren und komplexeren Projekten - was in Unternehmensumgebungen die Regel ist - kann der Versuch, die Ressourcen vor Ort und an anderen Orten einzubinden, zu einer Übung in Frustration und oft auch zu Vergeblichkeit werden.
Der Einsatz einer leistungsstarken (aber einfach zu bedienenden) Cloud-basierten Projektmanagement-Software zur Zuweisung einzelner Ressourcen zu bestimmten Aufgaben ist hier von entscheidender Bedeutung, da sie eine schwierige und unliebsame Herausforderung in einen reibungslosen, rationalisierten und weitgehend automatisierten Prozess verwandelt.
- Überwachen Sie Unterladung und Überladung
Wie bereits erwähnt, stellen Ungleichgewichte bei den Ressourcen in beide Richtungen eine große - und in manchen Fällen katastrophale - Gefahr für das Projekt dar. Um dieses Risiko zu minimieren, müssen die Projektleiter die Auslastung und Verfügbarkeit aller Ressourcen regelmäßig überwachen und einen Echtzeitausgleich durchführen, der die Zeitpläne und Budgets automatisch aktualisiert und die Ressourcen bei Bedarf informiert und neu einplant.
Das Fazit
Die Ressourcennutzung kann ein schwieriges Ziel sein, aber sie sollte den Projektleitern keine Albträume bereiten, wenn sie mit Schrecken beobachten, wie ihre Projekte vom Kurs abkommen und ihr Portfolio keinen ROI erzielt. Die preisgekrönte Cloud-basierte Projektmanagement-Software Planview AdaptiveWork wurde entwickelt, um all diese oben beschriebenen Best Practices umzusetzen und die Ressourcennutzung von einer riskanten Herausforderung in einen Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.
Erfahren Sie mehr, indem Sie einen Termin für eine geführte Live-Demo vereinbaren, oder starten Sie noch heute Ihre kostenlose, vollwertige 30-Tage-Testversion von Planview AdaptiveWork.
