What is Capacity Planning?
Kapacitetsplanering är på sin mest grundläggande nivå ett sätt att mäta hur många anställningstimmar som finns tillgängliga jämfört med behoven i pågående projekt. Ett teams eller en organisations arbetskapacitet kan då enkelt mätas i timmar per vecka. Låt oss ta ett exempel:
- Marknadsavdelningen på Exemplar Industries har 100 anställda
- Varje anställd arbetar standardmässigt 40 timmar per vecka.
- Marknadsföringsavdelningens totala kapacitet är således: 40 x 100 = 4,000 timmar/vecka
- Om det planerade arbetet för nästa vecka är lika med 1,200 timmar, är den nuvarande kapaciteten = 70%.
- Om det planerade arbetet för nästa vecka är 5,200 timmar, är den nuvarande kapaciteten = -30%.
Om du befinner dig i en situation där du antingen har för mycket eller för lite kapacitet är det antingen så att du inte använder resurserna på bästa sätt eller så är det bristen på resurser som håller dig tillbaka. Därför är det viktigt att förstå hur kapacitetshantering fungerar för att maximera resursanvändningen och alltid ha optimal kapacitet.
Det finns olika strategier som organisationer använder för att försöka hålla sig på en idealisk kapacitetsnivå:
- Lag: Detta innebär att kapaciteten endast ökas när det faktiskt råder brist på resurser. Det minskar slöseriet och risken för att expandera för snabbt, men det kan också leda till att man inte kan hålla jämna steg med beställningar eller utnyttja möjligheter.
- Anpassning: Denna strategi syftar till att ständigt övervaka behoven och göra små justeringar för att öka eller minska kapaciteten vid behov. Problemen med strategin är att övervakningen i sig kan vara mycket resurskrävande, och att ständiga justeringar av resurserna kan också vara störande.
- Lead: Detta innebär att ändra resurser i förväg när kraven ökar eller minskar (i allmänhet ökar de). Det kräver en noggrann förutsägelse av efterfrågan och kan vara mycket framgångsrikt när det gäller att dra nytta av tillväxtmöjligheter och överväldigande konkurrenter. Det anses dock vara ganska riskabelt, eftersom det kan innebära ett initialt slöseri med överskottskapacitet och är beroende av en ökad efterfrågan för att det ska löna sig att flytta.
Hur du får ut det mesta av kapacitetsplaneringen
Om du fortfarande undrar vad kapacitetsplanering är bra för och hur du kan få ut det mesta av den, får du här några tips för att göra det bra.
Matcha ihop team med flera kompetenser
Naturligtvis är inte varje timma av varje anställd lika mycket värd, och vissa resurser kan vara överutnyttjade medan andra är underutnyttjade. Kapacitetshantering bör gå djupare in i teamets individuella kapacitet för att se till att flaskhalsar inte uppstår. Om en redaktör till exempel kan övervaka fem innehållsskribenters arbete, kommer åtta skribenter i ett team att överskrida dess kapacitet och leda till förseningar och missade deadlines.
Upprätthåller anpassningen till målen
Kapacitetshantering ger större klarhet om var resurserna används. En av de stora fördelarna med detta är att det skapar möjlighet att ifrågasätta varför vissa saker görs. Om alltför många kreativa resurser används för att upprätthålla projekt i stället för att skapa ny tillväxt kan du se exakt hur du kan flytta lämpliga teammedlemmar till rätt uppgifter.
Förbättra effektiviteten
Även om en anställds kapacitet kan vara 40 timmar betyder det inte att han eller hon faktiskt bidrar till projekt under alla dessa timmar. Det är till exempel fullt förståeligt att anställda ägnar sig åt andra uppgifter, som administration, rapportering eller utbildning, minst fem timmar i veckan. Detta innebär att deras effektiva kapacitet endast är 87.5%. Detta förhållande kan förbättras genom att automatisera processer, eliminera slöseri och samla arbetsuppgifter.
Kapacitetsplanering och spårning av har förenklats enormt i och med utvecklingen av programvara för projektledning. Med Planview AdaptiveWorks rapporterande instrumentpaneler är det snabbt och enkelt att identifiera exakt hur resurserna används och vilken kapacitet som finns tillgänglig. Om du vill veta hur Planview AdaptiveWork kan förbättra din kapacitetshantering och se till att du maximerar dina resurser kan du kolla in en av våra demos här.
