IT-Portfolio-Management-Software ist dafür bekannt, dass sie PMOs bei der Bewertung und Verfolgung mehrerer aktiver Projekte unterstützt. Aber es kann auch verwendet werden, um Führungskräften mühelos hochrangige, globale Daten zur Verfügung zu stellen, die ihren strategischen Entscheidungsprozess verbessern.
Nehmen Sie Akamai Technologies als Beispiel. Sie sind ein führender Anbieter von Content Delivery Network Services für Medien und Software.
Akamai implementierte die Project Portfolio Management (PPM) Lösung von Planview in 2020, um systemgesteuerte Kontrollen und Richtlinien in den etablierten IT-Projektmanagementprozess einzubauen.
Akamai nutzte Planview als "die einzige Quelle der Wahrheit für IT-Projektdaten, der Ort, an den sich unsere Teammitglieder und Führungskräfte wenden, wenn sie Informationen über ein Projekt benötigen."
Kirsten Laaspere, Leiterin der Abteilung Strategic Governance & Kommunikation bei Akamai
Kirsten Laaspere ist bei Akamai als Planview Admin tätig und ist außerdem für mehr als 100 IT-Projekte pro Jahr verantwortlich. Sie agiert als tief eingebetteter strategischer Partner für den CIO, den CSO und das IT-Führungsteam.
Laasperes Erfahrung mit praktischem Projektmanagement sowie ihr Verständnis für die Bedürfnisse von Führungskräften gaben ihr eine einzigartige Perspektive beim Einsatz von IT-Portfolio-Management-Software. Sie nutzte die Lösung von Planview in einer Weise, die den Anforderungen der IT-Abteilung entsprach und gleichzeitig die Führungsebene befähigte.
Der Einsatz der Planview-Lösung zur Bereitstellung verwertbarer Daten für Führungskräfte ist für fast jedes Unternehmen möglich. Schauen wir uns an, wie sie es geschafft hat, indem sie drei bewährte Verfahren befolgt hat.
1. Kuratieren Sie Daten zur Unterstützung der Bedürfnisse und Ziele der Geschäftsleitung
Damit die IT-Portfolioverwaltungssoftware gut funktioniert, müssen die Bedürfnisse jedes einzelnen Benutzertyps berücksichtigt werden. Um den Führungskräften am besten dienen zu können, musste Laaspere ihre spezifischen Bedürfnisse und Ziele verstehen. Und diese Bedürfnisse werden in der Regel von den Personen definiert, denen gegenüber die Führungskräfte rechenschaftspflichtig sind - wie anderen Führungskräften, Vorstandsmitgliedern und Stakeholdern.
Um den Informationsbedarf von Führungskräften zu decken, konzentrierte sich Laaspere auf drei Kategorien:
- Verstärkung: Was läuft richtig und wie können wir es beweisen?
- Bewusstsein: Was läuft schief und was werden wir tun, um das Problem zu lösen?
- Aktion: Wo kann die Exekutive unterstützend eingreifen?
Dann lieferte sie zielgerichtete, prägnante Informationen für jede dieser Kategorien.
"Führungskräfte haben eine Million Dinge zu tun, und sie müssen die Highlights und die Lowlights kennen - sie brauchen die Schlagzeilen."
Kirsten Laaspere, Leiterin der Abteilung Strategic Governance & Kommunikation bei Akamai
Durch den geschickten Einsatz von IT-Portfolio-Management-Software konnten Laaspere und ihr Team den Informationsbedarf der Akamai-Führungskräfte leicht decken: . Der nächste Schritt war die Unterstützung der Führungskräfte bei der Verbreitung ihrer Erfolge.
2. Erzählen Sie Erfolgsgeschichten von Unternehmen mit Kontext
Führungskräfte lieben es, Erfolgsgeschichten zu erzählen, aber sie brauchen Daten, um diese Geschichten zu belegen.
Laaspere half Führungskräften dabei, den geschäftlichen Nutzen gegenüber Kollegen, höherrangigen Führungskräften und Vorstandsmitgliedern zu demonstrieren. Sie hat es geschafft, indem sie es den Führungskräften leicht gemacht hat, eine kontextbezogene Datengeschichte zu erzählen.
Laaspere erreichte dies durch:
- Identifizierung von Erfolgsmaßnahmen und Weitergabe an das PMO.
- Schulung des PMO, um diese Erfolgsmaßnahmen zu ermitteln und ständig zu verfeinern.
- Förderung von Unternehmenshighlights mit klaren Geschichten und datengestützter Unterstützung.
Ein Erfolgsmaßstab wäre z.B. die Reduzierung der "Zeit bis zur Fertigstellung" von sechs Stunden auf zwei Stunden, wodurch das Unternehmen 300+ Stunden pro Jahr einspart - oder das Äquivalent einer jährlichen Einsparung von $7,500.
Außerdem stellte sie sicher, dass die IT-Portfolio-Management-Software von Akamai die Methode jeder Erfolgsmaßnahme dokumentiert. Auf diese Weise erhalten die Führungskräfte ein vollständiges, kontextbezogenes Bild der Erfolgsgeschichten des Unternehmens, so dass sie diese Erfolge leicht mit anderen teilen können.
3. Sensibilisierung für Risiken und Lücken
Laaspere hat nicht nur Führungskräften geholfen, Erfolgsgeschichten von Unternehmen zu verbreiten. Sie half ihnen auch bei ihren Plänen zur Risikominderung, indem sie mehr Bewusstsein für potenzielle Risiken und Lücken schuf.
Mit Planview hielt Laaspere die Führungskräfte auf dem Laufenden, indem er spezielle Portfolio-Ansichten für sie einrichtete. Sie tat dies, indem sie:
- Verwendung klarer Namenskonventionen, damit Führungskräfte das Gesuchte leicht finden können.
- Bereitstellung von Daten in dem Format, mit dem die Führungskräfte vertraut sind.
Bei Akamai war dieses Format farbcodierte Statusauslöser, da die Führungskräfte bereits wissen, dass sie gelben und roten Elementen besondere Aufmerksamkeit schenken müssen.
"Treffen Sie die Führungskräfte dort, wo sie leben. Wenn sie in Google Docs arbeiten, erstellen Sie dort einfache, visuelle One-Pager. Wenn sie in einer E-Mail leben, schicken Sie ihnen eine E-Mail mit einem klaren Titel, den sie leicht wiederfinden können."
Kirsten Laaspere, Leiterin der Abteilung Strategic Governance & Kommunikation bei Akamai
Laaspere erstellte One-Pager für Führungskräfte in Google Docs, um den Führungskräften von Akamai zu helfen, ihre IT-Portfolio-Management-Software effektiv zu nutzen. Diese Dokumente:
- Konzentrieren Sie sich auf drei oder vier wichtige Informationen.
- Enthaltene kommentierte Abbildungen für mehr Klarheit.
- Enthielt so viele direkte Links wie möglich.
Der Schlüssel zur Schaffung eines solchen Bewusstseins ist einfach zu halten. Überfrachten Sie die Führungskräfte nicht mit zu vielen Informationen.
Diese One-Pager bieten einfache Anweisungen und Erinnerungen, die Führungskräften helfen, genau zu verstehen, was mit ihren verschiedenen Projekten geschieht. Das ist wichtig, denn so können die Führungskräfte die Maßnahmen ermitteln, die sie ergreifen können , um die Dinge in die richtige Richtung zu lenken.
Bessere Daten stärken die Führungsebene
Um Führungskräfte mit Ihrer IT-Portfolio-Management-Software zu unterstützen, sind nur vier Schritte erforderlich:
- Verstehen Sie den Informationsbedarf von Führungskräften.
- Kuratieren Sie die Daten von Führungskräften, erleichtern Sie den Zugriff darauf und stellen Sie die Daten auf eine Weise bereit, die für die Führungskraft am besten geeignet ist.
- Schulen Sie die Projektmanager, damit sie aussagekräftige Erfolgskennzahlen festlegen und die Software so konfigurieren können, dass diese Kennzahlen verfolgt und gemeldet werden.
- Schulen Sie die Dateneigentümer darin, wie sie erkennen können, welche Informationen hohe Priorität haben und wie sie sicherstellen können, dass die Daten korrekt und aktuell sind.
Akamai hat durch den intuitiven Einsatz der Planview-Lösung als IT-Portfolio-Management-Software Zeit für die Führungskräfte gespart. Es hat auch ihr Selbstvertrauen gestärkt, Projekterfolge zu teilen und potenzielle Herausforderungen zu verstehen.
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![Ist es an der Zeit, das traditionelle Portfoliomanagement zu überdenken? [Infografik]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/09/Rethink-Traditional-Portfolio-Management.png)
