Die Welt des Projektmanagements entwickelt sich rasant weiter, und die Rolle des PMO gewinnt bei der Transformation von Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Gleichzeitig dominiert das Thema Automatisierung die Gespräche über die Zukunft des Arbeitens. Das wirft die Frage auf, wie die Projektmanager von heute Automatisierung nutzen können, um den größtmöglichen Mehrwert für ihre Organisation zu generieren.
David Blumhorst und Neil Derbyshire arbeiten bereits seit vielen Jahren mit Unternehmenskunden zusammen und unterstützen diese bei ihrer Transformation und Werterbringung. Dadurch verfügen sie über jahrzehntelange Erfahrung im Vorantreiben der digitalen Transformation mithilfe von Projektportfoliomanagement (PPM) und Professional Services Automation (PSA) in verschiedenen Branchen und Unternehmen.
Gemeinsam mit Amy Hatton, Associate Editor von PM Today, haben sie ein Webinar aufgezeichnet, in dem es darum geht, wie Unternehmen mithilfe von Automatisierung, Skalierung und Anpassung einen Mehrwert durch ihre Transformation generieren können. Registrieren Sie sich für das Webinar, und erhalten Sie im Folgenden bereits vorab einen Überblick über die wichtigsten Erkenntnisse.
Die größten Herausforderungen bei der Transformation
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sitzen in einem Meeting, in dem es um Herausforderungen im gesamten PMO geht, und gewisse Probleme kommen immer wieder auf den Tisch.
- Sie haben keinen Überblick darüber, welche Arbeiten im gesamten Unternehmen umgesetzt werden. Dies bedeutet, dass Ihre Ergebnisse nicht richtig gemessen werden und Sie den ROI Ihrer Arbeit nicht klar bestimmen können. Strategie und Umsetzung sind nicht ausreichend miteinander vernetzt, sodass die Teams an den falschen Dingen arbeiten und aufgrund von unbemerkten Abhängigkeiten und Einschränkungen Fristen versäumen.
- Sie haben Agile-Arbeitsmethoden auf Teamebene eingeführt, aber die Time-to-Market Ihres Unternehmens ist noch immer lang und Sie haben Schwierigkeiten, auf Veränderungen zu reagieren. Fragmentierte Tools, Prozesse und Daten führen zu unterbrochenen Feedback-Loops und Sie sind nicht in der Lage, schnell und effektiv umzuplanen.
Kommt Ihnen etwas davon bekannt vor? Damit sind Sie nicht allein. Wie Blumhorst und Derbyshire in ihrem Webinar darlegen, betreffen diese Probleme zahlreiche Projektmitarbeiter weltweit, die sich mit einer sich schnell entwickelnden Projektmanagementwelt auseinandersetzen müssen – in einer Zeit, in der PMOs die digitale Transformation anführen und gleichzeitig ihre Arbeit weiter automatisieren.
Um diese Herausforderungen zu meistern, müssen Sie zunächst Prioritäten setzen und sich auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist, indem Sie Ihre strategische Arbeit mit der täglichen nicht-strategischen Arbeit in Einklang bringen.
Ausbalancieren von strategischen Prioritäten
Blumhorst und Derbyshire treffen oft auf Kunden, die sich auf die Gegenwart konzentrieren, ohne zukünftige Umstände und Ergebnisse zu berücksichtigen.
Den beiden ist bewusst, dass es schwierig sein kann, strategische Prioritäten auszubalancieren. Sie haben häufig mit Kunden zu tun, die ihre Arbeit nicht schnell genug neu priorisieren können, um auf Marktveränderungen zu reagieren, die angesichts der täglichen Herausforderungen von ihrer strategischen Arbeit abdriften und die letztendlich aufgrund von begrenzten Informationen wenig fundierte Entscheidungen treffen.
Aber sie haben auch Kunden, die ihre strategischen Prioritäten durch gut durchdachte Prozesse und Automatisierung erfolgreich ausbalancieren können und die Vorteile schnell erkennen. Sie sind in der Lage, anhand von Frühindikatoren die Strategie anzupassen, strategiekonforme Investitionen zu tätigen und datengestützte Entscheidungen mithilfe von Echtzeit-Szenarioplanung zu treffen.
Der Unterschied zwischen den Kunden, die Probleme haben, und denen, die erfolgreich sind, liegt oft darin, wie sie ihre Ergebnisse und Kompetenzen verwalten.
Ergebnisse und Kompetenzen
Viele Kunden kommen mit einem bestimmten Problem zu Blumhorst und Derbyshire, denken aber oft nicht über die Ergebnisse nach, bevor sie sich für eine Softwarelösung entscheiden, die sie implementieren möchten.
Laut Blumhorst und Derbyshire solle bei der Entscheidung für eine Softwarelösung, sei es PPM oder PSA, zunächst über die gewünschten internen und externen Ergebnisse nachgedacht werden.
Wenn Ihre angestrebten Ergebnisse eher intern sind, wie beispielsweise das Erreichen Ihrer Portfolioziele, eine höhere Zufriedenheit der Stakeholder und ein schnelleres Realisieren von Vorteilen, kann Ihnen die richtige PPM-Lösung dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen, indem sie eine bessere Erstellung von Roadmaps, ein besseres Kostenmanagement und eine bessere Realisierung von Vorteilen ermöglicht.
Wenn Sie sich externe Ziele wie mehr Geschäftsabschlüsse, eine höhere Kundenzufriedenheit und höhere Gewinnmargen gesetzt haben, kann die richtige PSA-Lösung dazu beitragen, die Planung von Geschäftschancen, Umsätzen und Kosten zu verbessern und mehrere Geschäftsmodelle zu unterstützen.
Natürlich hat nicht jedes PMO schon einmal die Arbeit mit einem PSA-Tool in Erwägung gezogen. In ihrem Webinar gehen Blumhorst und Derbyshire auf Automatisierung ein und erläutern, was sie für die Zukunft des Projektmanagements bedeuten könnte – unabhängig davon, ob Sie sich auf die Umsetzung externer oder interner Ziele konzentrieren.
Automatisierung und Intelligenz
Das Thema Automatisierung dominiert die Gespräche über die zukünftige Arbeitswelt. In allen Branchen und Abteilungen besteht die Sorge, dass menschliche Tätigkeiten vollständig ersetzt werden könnten, wenn die Automatisierung in unserem täglichen Leben eine immer größere Rolle spielt.
Aber die Realität ist, wie Blumhorst und Derbyshire in ihrem Webinar deutlich machen, dass menschliches Urteilsvermögen für die Arbeit des PMO unerlässlich bleiben wird. Bei richtiger Umsetzung kann Automatisierung den Projektmitarbeitern ermöglichen, sich auf wertvollere Arbeit zu konzentrieren, anstatt ihre Zeit mit manuellen Verwaltungsaufgaben zu verschwenden.
Letztendlich sind und bleiben es die Menschen, die auf der Grundlage der ihnen zur Verfügung gestellten Daten Entscheidungen treffen. Aber die Automatisierung wird ihnen helfen, diese Entscheidungen proaktiv zu treffen, anstatt reaktiv zu handeln. Durch die richtige Kombination aus PPM- und PSA-Software können PMOs von diesem Mehrwert profitieren.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Was also sind die wichtigsten Erkenntnisse, die Blumhorst und Derbyshire den PMOs mit auf den Weg geben?
- Transformation erfordert einen Top-Down-Ansatz: Kommen Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nach und sorgen Sie dafür, dass die Führungskräfte den Mehrwert des PMO erkennen und unterstützen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Kapazitäten, Ressourcen und Fähigkeiten gesichert sind: Ideen sind großartig, aber haben Sie auch alles, was Sie brauchen, um Ihre Transformation vollständig umzusetzen?
Registrieren Sie sich für das On-Demand-Webinar, um alle Insights von Blumhorst und Derbyshire zu diesem wichtigen Thema im Detail zu hören.
