Was ist Top Down Portfolio Management?
Top-Down-Portfoliomanagement ist ein Ansatz zur Implementierung von Projektportfoliomanagement Software, der dazu beiträgt, organisatorische Veränderungen zu minimieren und die Übernahme von Lösungen zu fördern. Im Gegensatz zum Bottom-Up-Ansatz des PPM, der sich auf die Verbesserung der Ausführung einzelner Projekte durch ein detailliertes Aufgabenmanagement konzentriert, konzentriert sich das Top-Down-Portfoliomanagement auf die Verbesserung des Portfolio-Planungsprozesses und die Verbesserung der Projektausführung und des Projektwerts durch eine bessere Planung.
Für Unternehmen, die neu im Portfoliomanagement sind, wird von führenden Branchenanalysten oft ein Top-Down-Ansatz für PPM empfohlen.
Drei Gründe, warum ein Top-Down-Ansatz für das Portfoliomanagement eine erfolgreiche PPM-Implementierung fördert
1. Sorgt für eine bessere Projektabstimmung
[pullquote]Beim Top-Down-Portfoliomanagement geht es darum, einen systematischen Prozess zu definieren, wie Projekte priorisiert und ausgewählt werden.[/pullquote]
Beim Top-Down-Portfoliomanagement steht die Festlegung eines systematischen Prozesses für die Priorisierung und Auswahl von Projekten im Vordergrund. Die Verbesserung des Projektprüfungs- und -auswahlprozesses trägt dazu bei, dass sich Ihr Unternehmen auf die Initiativen mit dem höchsten Wert konzentriert und den Wert des Projektportfolios als Ganzes verbessert. Die Einführung eines solchen Prozesses trägt dazu bei, einmalige Arbeitsanfragen zu minimieren und stellt sicher, dass die Unternehmensressourcen auf die richtigen Bereiche konzentriert bleiben, was wiederum die Projektabwicklung verbessert.
2. Minimiert den organisatorischen Wandel
Der Top-Down-Ansatz für PPM minimiert den organisatorischen Wandel, indem er sich zunächst nur auf die Erfassung von Projekt-KPIs konzentriert, die für die Berichterstattung und Planung entscheidend sind. Unternehmen, die einen Top-Down-Portfolio-Ansatz verfolgen, erfassen häufig keine Informationen auf Aufgabenebene, sondern lediglich die KPIs auf hoher Ebene (die Erfassung von Informationen auf Meilenstein- oder Phasenebene ist ebenfalls üblich). Die Verfolgung von Projektinformationen auf hohem Niveau stellt sicher, dass die Projektressourcen ihre Zeit mit der eigentlichen Projektarbeit verbringen können und nicht damit, das PPM-Tool zu aktualisieren!
3. Bessere Planung führt zu besserer Ausführung
Eine bessere Planung führt zu einer besseren Ausführung, und einer der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten ist, dass diese Projekte schlecht geplant und terminiert wurden, ohne das gesamte Portfolio zu berücksichtigen. Ressourcenkapazitäts- und -nachfragebeschränkungen sind oft das größte Hindernis für den frist- und budgetgerechten Abschluss von Projekten, und oft haben PMOs Schwierigkeiten, Einblick in die Ressourcenzuweisung für Projekte und projektfremde Arbeiten zu erhalten. Der herkömmliche Bottom-up-Ansatz für das Ressourcenmanagement, bei dem die Planung einzelner Ressourcen für Aufgaben im Vordergrund steht, kann sehr zeitaufwändig sein und bietet oft eine unnötige Detailtiefe, vor allem, wenn sich die Projekte in einem Stadium vor der Ausführung befinden. Ein Top-Down-Ansatz für das Ressourcenmanagement konzentriert sich auf die Zuweisung von Ressourcen auf Projektebene für einen bestimmten Prozentsatz der Ressourcenzeit und ist für Projekt- und Portfoliomanager eine viel effizientere Methode zur Ressourcenplanung, insbesondere für diejenigen, die neu im PPM sind. Die Einführung eines Top-Down-Ansatzes für das Ressourcenmanagement ist eine hervorragende Möglichkeit für neuere Organisationen, die Transparenz von Ressourcenkapazität und -bedarf zu verbessern, ohne dass ein übermäßiger Aufwand für die Dateneingabe erforderlich ist. Die Erstellung einer Übersicht über die Ressourcenkapazität und -nachfrage auf hoher Ebene kann die Portfolioplanung erheblich verbessern und so die Projektplanung erleichtern, die Prognose des Personalbestands vereinfachen und die Projektdurchführung insgesamt verbessern.
