Der folgende Inhalt stammt aus dem Whitepaper, "Portfolio-Driven Performance: The 7 Process Areas That Drive IT and Business Results", verfasst von Jerry Manas. Um es Ihnen leichter zugänglich zu machen, geben wir ihm hier im Blog ewiges Leben.
Im dritten Teil dieser Blogserie werden wir analysieren, wie dieser portfoliobasierte Ansatz ein besseres Management von Nachfrage und Kapazität sowie von Projekten und Ressourcen ermöglicht. Bevor wir loslegen, sollten Sie sich die ersten beiden Blogs dieser Serie ansehen:
- Teil 1: Portfolioorientierte Leistung zur Verbesserung der Projektabwicklung
- Teil 2: Warum Sie Strategie, Finanzen und Ausführung aufeinander abstimmen sollten
Prozessbereich 3: Management von Nachfrage und Kapazität
Der Schlüssel zu jedem erfolgreichen Unternehmen ist die Fähigkeit, Nachfrage und Kapazität effektiv zu steuern. Die Nachfrage kann von externen Quellen wie Verbrauchern, Kunden, Aufsichtsbehörden oder Aktionären kommen oder von innerhalb eines Unternehmens, entweder durch strategische oder betriebliche Planung oder durch einen abteilungsspezifischen Bedarf. Die Nachfrage muss gefiltert, nach Prioritäten geordnet, mit der Lieferkapazität verglichen und terminiert werden. Das Timing von Investitionen ist entscheidend und wird oft übersehen. Es besteht immer der Wunsch, frühzeitig Einnahmen zu erzielen, aber es ist ebenso wichtig zu erkennen, dass nicht alle Projekte zur gleichen Zeit durchgeführt werden können. Der Dialog ist entscheidend, um die Lieferkapazitäten mit den dringenden Marktbedürfnissen und der Geschäftsstrategie in Einklang zu bringen.
Die Nachfragesteuerung umfasst die Prozesse, die mit der Annahme von Ideen, Anfragen, Projekten und anderen Arbeiten sowie der entsprechenden Verteilung dieser Arbeiten verbunden sind. Es muss auch Schritte enthalten für:
- Sicherstellen, dass die Anfrage vom anfragenden Unternehmen validiert wurde
- Sammeln der notwendigen Informationen, um die Anfrage genau zu beurteilen
- Priorisierung der Anfrage im Vergleich zu anderen Arbeiten
- Erstellung einer ersten groben Schätzung und Lösungsausrichtung sowie Bewertung des Ressourcenbedarfs auf hoher Ebene
- Verwaltung des Genehmigungsprozesses und Bearbeitung von stornierten, doppelten oder abgelehnten Anträgen
- Überprüfung des Arbeitsrückstands, der aktuellen Kapazität und der Auswirkungen auf die Ressourcen über das gesamte Nachfragespektrum hinweg zum Zweck der Terminplanung
- Behebung von Prioritäts- oder Zeitkonflikten
- Weiterleitung der genehmigten Anfrage an das entsprechende Erfüllungsunternehmen
- Mitteilung der Disposition an den Antragsteller
Im Idealfall sollten alle Arten der Nachfrage in einem einzigen System erfasst werden. Auf diese Weise kann das Unternehmen Doppelarbeit vermeiden, sich ein genaues Bild von der Ressourcenverfügbarkeit machen und ganzheitlich vorhersagen, was auf uns zukommt. Der Ad-hoc- oder kontinuierliche Bedarf, z. B. für kleinere Software-Wartungsarbeiten oder den laufenden "Keep the Lights On"-Support, kann auf der Grundlage einer standardmäßigen prozentualen Zuweisung vorhergesagt werden (d. h. Jim verbringt 30 Prozent seiner Zeit mit dem operativen Support). Mit einer zentralen Stelle, an der Sie die gesamte Nachfrage innerhalb eines Unternehmens einsehen können, müssen Manager ihre Kapazitäten nicht mehr mit Scheuklappen beurteilen.
Interne und externe Anforderungen mit den verfügbaren Ressourcen in Einklang zu bringen, ist in der Tat eine Herausforderung, mit der jeder Manager konfrontiert ist, und sie ist sogar noch entmutigender, wenn das Management keinen vollständigen Überblick über die Nachfrage hat. Mit einem vollständigen Überblick über den Bedarf können Ressourcen zunächst "soft-booked" (reserviert) und später "hard-booked" (zugewiesen) werden, wobei ein bestimmter Prozentsatz ihrer Zeit für Standardzuweisungen wie Betriebs- oder Wartungsarbeiten reserviert wird. Zu diesem Zeitpunkt hat ein Unternehmen ein klares Bild von der Nachfrage und der Kapazität und kann effektivere Personalentscheidungen treffen.
Und schließlich ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen der Top-Down-Kapazitätsplanung (Planung auf hoher Ebene durch die Geschäftsleitung) und der Bottom-Up-Kapazitätsplanung (harte Zuweisungen durch Projektmanager und/oder Funktionsmanager) herzustellen. Diese beiden Aspekte sollten laufend mit dem Fortschreiten der Arbeit abgeglichen werden. So bleiben die strategische und die operative Ebene im Einklang.
Prozessbereich 4: Verwaltung von Projekten und Ressourcen
Projekt- und Ressourcenmanagement sind für den Erfolg eines jeden Unternehmens unerlässlich. Manager, die diese Disziplin auf das Projekt- und Ressourcenmanagement anwenden, sind besser in der Lage:
- Eliminieren Sie Kostenüberschreitungen bei Arbeiten
- Eliminieren Sie den manuellen Aufwand für die Erstellung von Managementberichten
- Verbessern Sie die operative Ausführung, indem Sie die richtigen Leute zur richtigen Zeit an die Arbeit schicken.
- Steigern Sie die Effizienz durch die Abschaffung verschiedener Systeme zur Verwaltung von Projekten, Produkten, Mitarbeitern und Fähigkeiten.
- Bessere Planung und Ausführung der Arbeit für eine pünktliche Lieferung und zur Erfüllung anderer Geschäftsziele
- Etablieren Sie eine wiederholbare und besser vorhersehbare Ausführung und Lieferung
Mithilfe eines portfoliobasierten Ansatzes werden die Projektportfolios regelmäßig mit Ist-Werten und aktuellen Schätzungen aktualisiert, einschließlich Kosten, Aufwand und Meilensteinfortschritt. So kann die Geschäftsleitung die Auswirkungen auf den strategischen Gesamtplan und das Investitionsportfolio sofort erkennen. In einer produktbasierten Organisation können die Produktmanager mit ihren eigenen Produktportfolios die Auswirkungen von Projektverzögerungen oder Kostenüberschreitungen auf ihre Produkte erkennen.
Durch die Erstellung von Ressourcenportfolios erhalten Projektmanager und Funktionsmanager einen klaren Überblick über die Ressourcen nach Abteilung (oder einer anderen Gruppierung), zusammen mit den Fähigkeiten und Kompetenzstufen. Auf diese Weise können sie sicherstellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit den richtigen Initiativen zugewiesen werden. Darüber hinaus können Manager die Verfügbarkeit von Ressourcen auf einen Blick beurteilen.
Ein Überblick über den aktuellen Stand der Projektleistung und der Ressourcenkapazität ermöglicht es, Zeitpläne vorhersehbar zu machen, Produkte rechtzeitig zu liefern und den Aufwand für Programme, Projekte, Produkte und Dienstleistungen messbar und überprüfbar zu machen.
Vergessen Sie nicht, den letzten Teil dieser Serie zu lesen, Teil 4: Betrachten Sie Ihre IT-Abteilung als strategischen Partner des Unternehmens, in dem wir uns mit Produktportfolio-Management für von der IT entwickelte Produkte befassen. Besuchen Sie www.planview.com , um mehr darüber zu erfahren, wie unsere Lösungen Ihr Unternehmen auf dem Weg zu einem effektiven Arbeits- und Ressourcenmanagement unterstützen können, und registrieren Sie sich noch heute für eine kostenlose Demo einer unserer Lösungen!
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