KI entwickelt sich in rasantem Tempo von einer Nischenfunktion zu einem wesentlichen Bestandteil des modernen Projektmanagements. Dies stellt Organisationen vor eine entscheidende Frage: Wie können wir KI als echtes Teammitglied und nicht nur als ein weiteres Tool nutzen?
Gemeinsam mit Andy Jordan (President, Roffensian Consulting S.A.) bin ich dieser Herausforderung vor Kurzem im Rahmen des Webinars „AI Team Members: How to Form a More Effective Partnership in Value Delivery“ auf den Grund gegangen, und wir haben praktische Strategien zur Verbesserung der Wertschöpfung durch sinnvolle KI-Integration diskutiert.
In diesem Blogbeitrag gebe ich Ihnen eine kurze Zusammenfassung unseres Gesprächs und hebe die vier wichtigsten Bereiche hervor, in denen KI die Effektivität des Projektmanagements steigern kann. Zudem erhalten Sie Einblicke in die wesentlichen Schritte zur Implementierung der Technologie.
1. Fokus auf Analyse: bessere Entscheidungen auf der Grundlage vollständiger Daten treffen
KI-gestützte Analysen verändern die Art und Weise, wie Projektteams Informationen verarbeiten, und ermöglichen schnellere und genauere Ergebnisse als herkömmliche Methoden. Diese Fähigkeit ermöglicht es Projektmanager:innen, schneller und zuversichtlicher Entscheidungen zu treffen und weniger Zeit damit zu verbringen, sich selbst in Frage zu stellen.
Das Ergebnis sind nicht nur bessere individuelle Entscheidungen, sondern auch ein gestärktes Projektumfeld, in dem die Teams ein stärkeres Engagement und ein größeres Vertrauen in die Führung zeigen. Wenn KI komplexe Analysen auf transparente Weise durchführt, wird sie mehr als nur eine Software – sie wird zu einem wertvollen Teammitglied, das die Leistung aller Beteiligten steigert.
„KI-gestützte Analysen sind ein echter Trend [...]. Sie geben die Kontrolle in die Hände der Teams und Endnutzer:innen und stärken ihre Souveränität.“
2. Fokus auf Identifizierung: Probleme erkennen, bevor sie sich auf Projekte auswirken
KI ist hervorragend darin, subtile Tendenzen zu erkennen, die Menschen oft übersehen. Bei sachgemäßem Einsatz dient KI als Frühwarnsystem, das potenzielle Probleme erkennt, bevor sie sich zu erheblichen Herausforderungen entwickeln.
Dies verändert das Projektmanagement – von reaktiv zu proaktiv. Dank KI werden Teams nicht mehr plötzlich mit der Erkenntnis konfrontiert, ein ganzes Quartal in Verzug zu sein, sondern können Planabweichungen sofort erkennen. Das Ergebnis: ein schnelleres Verständnis, eine bessere Zusammenarbeit und einfachere Lösungen, die umgesetzt werden, bevor Probleme komplexe Korrekturmaßnahmen erfordern.
„[KI] gibt Ihnen bessere Einblicke in alles, was vor sich geht, und hilft beim schnellen Erkennen von Trends. Das ist so nicht möglich, wenn nur Menschen die Dinge betrachten.“
3. Fokus auf Optionen: bessere Abwägungen vornehmen dank ausführlicher Analysen
Die Anwendung von KI konzentrierte sich in Projektumgebungen anfangs auf Portfolio-Investitionsentscheidungen, wurde jedoch inzwischen auf die Ebene der einzelnen Projekte ausgeweitet. KI kann mehrere Szenarien gleichzeitig modellieren und dabei verschiedene Lösungsansätze, Teamstrukturen, Abhängigkeiten und Zeitpläne bewerten.
Diese Funktion ermöglicht es Teams, optimale Strategien zu identifizieren, die andernfalls unentdeckt bleiben könnten. Dies führt nicht nur zu besseren Entscheidungen, sondern auch zu höherer Effizienz, besseren Ergebnissen, geringeren Risiken und stärkerem Engagement des Teams – und das alles bei gleichzeitiger Ausrichtung auf die Objectives und Key Results der Organisation.
„KI kann Ihnen die Vor- und Nachteile verschiedener Szenarien aufzeigen und dabei helfen, Entscheidungen zu treffen, die mit allen Prioritäten, Zeitplänen und Budgets im Einklang stehen.“
4. Fokus auf Mehrwert: die Rolle jeder Einzelperson optimieren
Letztendlich investieren Führungskräfte nicht Millionen in Projekte, nur um sie fristgerecht umzusetzen, sondern um durch höhere Umsätze, neue Marktanteile, Risikominderung oder andere strategische Vorteile einen geschäftlichen Mehrwert zu generieren.
KI hilft dabei, die tägliche Projektarbeit mit diesen Nutzenzielen zu verbinden, und wird dabei von einem rein administrativen Tool zu einem echten Teammitglied. Diese Entwicklung ermöglicht es allen Mitarbeiter:innen, sich auf ihre wertschöpfendsten Aktivitäten zu konzentrieren: PMs auf die Beziehungen zu den Stakeholder:innen und die Führungsebene, Teams auf die Bereitstellung von Lösungen und KI auf die Automatisierung und Überwachung von Workflows.
„KI ist heute nicht mehr einfach nur ein Tool, das man benutzt. Sie ist ein Teammitglied, das mit Ihnen zusammenarbeitet, [...] anstatt nur die Aufgaben zu übernehmen, die Sie nicht erledigen wollen.“
KI im Projektmanagement: in 4 Schritten zur Implementierung
Die Implementierung von KI im Projektmanagement ist kein Hexenwerk – sie erfordert lediglich Taten. Vor der Frage- und Antwortrunde haben wir in unserem Webinar zum Abschluss einen einfachen Ansatz vorgestellt, mit dem Unternehmen sofort beginnen können:
- Bedürfnisse verstehen: Bewerten Sie die aktuellen Stärken, Schwächen und zu verbessernden Bereiche Ihrer Organisation bei der Projektumsetzung.
- Lösungen auf die Prioritäten abstimmen: Wählen Sie Tools und Ansätze, die Ihren spezifischen Bedürfnissen entsprechen und an die sich im Laufe der Zeit ändernden Anforderungen angepasst werden können.
- Effektiv vorgehen: Implementieren Sie KI systematisch, validieren Sie die Ergebnisse und nehmen Sie Anpassungen vor, wenn diese Ergebnisse nicht den Erwartungen entsprechen.
- Überprüfen und weiterentwickeln: Verpflichten Sie sich zur kontinuierlichen Verbesserung und erkennen Sie an, dass „gut genug“ in der sich schnell entwickelnden KI-Landschaft nicht mehr lange gut genug sein wird.
Fast ein Viertel der Webinar-Teilnehmer:innen nannte Datenschutz- und Sicherheitsbedenken als größtes Hindernis für die Einführung von KI, gefolgt von Vertrauen in die KI-Technologie und internen Kompetenzlücken. Auch wenn diese Bedenken berechtigt sind, sollten sie kein Dealbreaker sein.
Es ist an der Zeit, Ihre Beziehung zu KI auf die nächste Stufe zu heben – von einem bloßen Tool zu einem vertrauenswürdigen Teammitglied, das Sie zuverlässig dabei unterstützt, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu sichern.
Weitere Informationen
Sehen Sie sich hier das gesamte Webinar an, um mehr über effektive Strategien zur KI-Implementierung sowie einige wertvolle KI-Funktionen der Planview PPM-Lösung zu erfahren. Zudem können Sie sich die Antworten auf die Fragen der Teilnehmer:innen anhören.
Darüber hinaus können Sie sich unsere Demo zum Planview Projektportfoliomanagement ansehen, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie mithilfe eines KI-gestützten Projektmanagements einen größeren Mehrwert erbringen können.
