Erstellen eines effektiven Projektstrukturplans (WBS) basiert auf der Idee, dass die Bausteine, d.h. die Arbeitspakete, die zur Erstellung des Projektstrukturplans verwendet werdenwurden nach den gleichen Standards und der gleichen Methodik gemessen und formuliert. Die Bedeutung von Arbeitspaketen im Projektmanagement führt daher oft dazu, dass man nach einer guten Definition für Arbeitspakete sucht. Auf diese Weise können sie sicherstellen, dass sie so präzise, hilfreich und effektiv wie möglich für ihr Team sind.
Arbeitspaket Definition
Ein Arbeitspaket ist eine Sammlung von zusammenhängenden Aufgaben, die auch als Miniprojekte betrachtet werden können und ein Projekt ausmachen. Obwohl sie technisch gesehen alles sein können, was Teil des Projekts ist, haben sie alle die gleichen Eigenschaften:
- Bestandteile eines Projektstrukturplans (WBS)
- Jedes Arbeitspaket ist Teil desselben Projekts.
- Die Sammlung von Aufgaben wird von einem PM oder einem verantwortlichen Teammitglied beaufsichtigt
- Ermöglicht gleichzeitiges Arbeiten
- Gruppiert nach verwandten Bereichen (z.B. Technologie, Geographie usw.)
- Enthält die wesentlichen Schritte, die zur Fertigstellung des Pakets erforderlich sind
- Hat eine feste Frist für die Lieferung des gesamten Pakets
Wie man Arbeitspakete aufgliedert
Obwohl sie unterschiedlich groß sein können, gilt als allgemeine Faustregel für Arbeitspakete, dass sie der 8/80-Regel folgen, d.h. sie sollten nicht weniger als 8 Stunden und nicht mehr als 80 Stunden dauern. Die Entscheidung darüber, was in das Arbeitspaket aufgenommen werden soll, sollte nach denselben Kriterien getroffen werden. Wenn zum Beispiel ein Arbeitspaket für Ihr New Yorker Team erstellt wird, sollten alle anderen Pakete in dieser Ebene des Projektstrukturplans geografisch ausgerichtet sein. Damit soll vermieden werden, dass sich Aufgaben überschneiden oder verloren gehen, weil niemandem die Verantwortung zugewiesen wurde.
Warum Arbeitspakete so wichtig sind
Voll funktionsfähige und effektive Arbeitspakete bieten eine Vielzahl von Vorteilen für den weiteren Verlauf Ihres Projekts. Dazu gehören:
Kostenüberwachung
Die richtige Budgetierung eines Projekts kann eine große Aufgabe sein, Deshalb ist es hilfreich, sie auf eine praktikable Mikroebene herunterzubrechen. Indem Sie jedes Arbeitspaket einzeln kalkulieren und seine Leistung mit Earned-Value- oder Kostenabweichungsmetriken überwachen, wird es einfacher, die Leistung Ihres Projekts in Bezug auf sein Budget zu ermitteln.
Gleichzeitiges Arbeiten
Die Definition und Delegierung von Teamaufgaben durch einen Projektstrukturplan ermöglicht dem Projektmanager eine effiziente Ressourcenzuweisung. Durch den Aufbau von Arbeitspaketen rund um Kernprozesse, verschiedene Teile des Teams können gleichzeitig arbeiten und vermeiden Verzögerungen beim Warten auf Fachwissen oder bei der Übergabe von Aufgaben von einem Team an ein anderes.
Klare Identifizierung und Delegation von Verantwortlichkeiten
Die verschiedenen Elemente innerhalb eines Arbeitspakets ermöglichen eine detaillierte Aufschlüsselung der Aufgaben und einen transparenten Überblick über die Verantwortlichkeiten der zuständigen Teammitglieder. Die Sichtbarkeit und das strukturierte Format des Arbeitspakets bedeutet, dass jeder am Projekt beteiligte Mitarbeiter sehen kann, was er während des gesamten Lebenszyklus des Projekts zu tun hat und wie seine Rolle zum allgemeinen Erfolg des Projekts beiträgt.
Effektivere Aufsichtsbehörden
Jedes Arbeitspaket und jeder Aufgabenbereich ist entweder dem Projektleiter oder einem beteiligten Teammitglied unterstellt. Die klare Delegation dieser Aufsichtspflichten erleichtert die Erstellung von Fortschrittsberichten und die frühzeitige Erkennung potenzieller Risiken erheblich.
Glücklicherweise können Arbeitspakete in Verbindung mit einem effektiven Projektmanagement-Tool Ihnen helfen, Ihr Team effizienter zu verwalten. Melden Sie sich noch heute für Ihren kostenlosen Test an.
