Nutzen Sie Social Task Management Tools für eine bessere Projektzusammenarbeit
In der heutigen projektorientierten Arbeitsumgebung ist die Zusammenarbeit eine Lebenseinstellung. Ob in einem Team von 5 oder 25, die meisten sind sich einig, dass der Job des Projektmanagers nicht unbedingt eine Einheitsrolle ist.
Appleseed Partners befragte 200 Fachleute in Nordamerika, die Projekte leiten oder an ihnen teilnehmen, und fand heraus, dass fast 30 Prozent "zufällige Projektmanager" sind. Eine noch verblüffendere und vielleicht nachvollziehbare Tatsache - 62 Prozent derjenigen, die Projekte leiten (auch wenn dies nicht ihre Hauptaufgabe ist), sind nicht zertifiziert. Das ist eine gute Mehrheit.
Dieses Phänomen liegt in der Natur der modernen Teams begründet. In unserer globalen 24/7-Wirtschaft bedeutet die tägliche Zusammenarbeit mit geografisch verstreuten Kollegen, dass Teams auf veraltete Tools zurückgreifen, um mit Status, Aufgaben und Dokumenten Schritt zu halten. Wie sieht die Zukunft der Arbeit aus? Und wie können sich moderne Teams anpassen?
Moderne Projektmanagement- und Collaboration-Tools im Vergleich zu den Tools von früher
Wenn Sie versuchen, Ziele zu setzen, einen Plan zu erstellen, den Fortschritt zu verfolgen, Dokumente auszutauschen und den Fortschritt zu überwachen, können die Projektmanagement-Tools von früher einen großen Einfluss auf die Arbeitsmoral und das Endergebnis haben. Unter den Befragten war E-Mail das größte Hindernis für die Zusammenarbeit (42 Prozent), dicht gefolgt von mangelndem Zugang zu Informationen (40 Prozent) und mangelnder Transparenz der Arbeitsbelastung (39 Prozent).
Laut Alan Lepofsky, Vizepräsident und Hauptanalyst von Constellation Research, wünschen sich moderne Teams anpassungsfähige Lösungen, die eng mit Social-Networking-Plattformen für Unternehmen wie Social Task Management (STM) verbunden sind. Traditionelle Tools wie E-Mail, die seit Jahrzehnten verwendet werden, verfügen nicht über die kollaborativen Funktionen, die in der heutigen Ära der sozialen Netzwerke üblich sind.
In Alans Bericht, Getting Work Done with Social Task Management, spricht er darüber, dass ältere Tools große Mängel aufweisen, wie z.B. (und ich stimme 100% zu):
- Engpässe von oben - Eine einzelne Person kann schnell zum Engpass werden und den Fluss wichtiger Informationen für eine effektive Entscheidungsfindung behindern.
- Informationssilos - Wenn Projektmitglieder nicht ohne weiteres sehen können, woran andere arbeiten, kommt es zu Doppelarbeit, schlechten Entscheidungen und Produktivitätsverlusten.
- Begrenzte Zusammenarbeit - Bei herkömmlichen Projektmanagement-Lösungen fehlen integrierte Funktionen für soziale Netzwerke und Tools zur Erstellung von Inhalten, so dass die Mitarbeiter auf weniger kooperative Kommunikationsformen wie E-Mail zurückgreifen.
- Verlust von Kontext - Wenn Teammitglieder Gespräche über die Arbeit nicht mit den eigentlichen Arbeitsdokumenten verknüpfen können, wird zu viel Zeit mit der Suche nach dem Kontext verschwendet.
Alan weist auch darauf hin, dass besonders Lösungen erwünscht sind, die beliebte Funktionen sozialer Netzwerke wie Aktivitätsströme, Inline-Kommentare, eingebettete Medien, Liken und Teilen unterstützen. Ich stimme dem zu und habe das bei Kunden und Interessenten aus aller Welt bestätigt.
Darüber hinaus ermöglichen STM und die Projektzusammenarbeit den Projektmitgliedern nicht nur die Organisation ihrer Aufgaben, sondern auch die Zusammenarbeit bei Aufgaben im Rahmen des Projekts. Hier ist eine kurze Zusammenfassung von Alans Vergleich zwischen STM-Werkzeugen und herkömmlichen Werkzeugen und Verfahren:
- Projektmitgliedschaft - Anstatt dass ein Projektmanager die Mitglieder verfolgt und eine Liste im Projektplan mit einem separaten Verzeichnis-Tool erstellt, bietet ein gemeinsamer Arbeitsbereich einen Überblick darüber, wer an was arbeitet. Es ist leicht zu erkennen, welche Aufgaben erledigt werden müssen, so dass weniger Meetings zur Bestimmung des Projektstatus erforderlich sind.
- Aufgabenzuweisung und -verfolgung - Aufgaben werden nicht mehr in einem Projektplan oder einer Kalkulationstabelle verfolgt, sondern im gemeinsamen Arbeitsbereich aktualisiert und für alle sichtbar. Wenn Sie den Projektmitgliedern die Möglichkeit geben, ihren eigenen Status zu aktualisieren, fühlt sich jeder als Teil des Teams - was sich wiederum auf die Moral auswirkt.
- Benachrichtigung/Kommunikation - Keine unzusammenhängenden, unangenehmen E-Mail-Konversationen mehr, die in Ihrem Posteingang vergraben sind. Aktivitätsströme können alle Ereignisse, die in einem Projekt stattfinden, als Konversationen anzeigen, die mit Aufgaben verknüpft sind. Teams verschwenden keine Zeit mehr mit der Suche nach Informationen (in E-Mails oder anderen Legacy-Tools), die sie benötigen, um voranzukommen.
- Content Collaboration - Anstatt eine Vielzahl von Tools und mehrere Dokumentversionen zu verwenden, können Dateien (einschließlich Rich Media) einfach innerhalb des Projektarbeitsbereichs gemeinsam genutzt werden. Dies hilft allen Beteiligten, sich zu konzentrieren und produktiv zu bleiben, da weniger zwischen verschiedenen Tools hin und her gewechselt werden muss.
Diese Punkte werden durch die kürzlich von Appleseed durchgeführte Umfrage bestätigt, in der 43 Prozent einen übergreifenden Bedarf an einer All-in-One-Online-Lösung äußerten. In einer perfekten Welt würde dies die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit Versionskontrolle und Iteration beinhalten, um die Aktionen zu verfolgen. Die Projektmitglieder können Inhalte von mehreren Geräten aus anzeigen, organisieren und gemeinsam nutzen - jederzeit und von überall aus.
Ein weiteres Muss sind Projektplanung, Terminplanung, Diagrammerstellung und Meilensteinverfolgung. Mit Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen kann die Arbeit durch zielgerichtete Planung mit einem sozialen Ansatz auf Kurs gehalten werden. Die Visualisierung des Workloads und ein Projekt-Dashboard würden es einfach machen, den Fortschritt, den Status und die Leistung eines Projekts zu verfolgen.
Wenn es an der Zeit ist, die Arbeit zu erledigen, sind sich die meisten einig, dass den heute verwendeten Tools und Prozessen die üblichen Funktionen für die Zusammenarbeit fehlen, die in den sozialen Netzwerkplattformen für Unternehmen zu finden sind. Die Einführung von STM / Project Collaboration macht es modernen Teams leichter, sich zu organisieren, Prioritäten zu setzen, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten - so wird die Zukunft der Arbeit für die modernen Teams von heute leichter zu bewältigen und effizienter.
