Obwohl absichtliche Zeitverschwendung bei der Arbeit in den meisten Berufsfeldern sehr selten ist, gibt es viele kleine und subtile Möglichkeiten, wie Sie und Ihr Team unnötig Zeit verlieren können, die sich zu echten Projektkillern summieren können. Die größten Zeitfresser sind schwer zu erkennen, da sie oft unter dem Radar fliegen und von der üblichen Büropraxis nicht zu unterscheiden sind.
Wenn Sie sich Sorgen machen, dass Ihr Projekt unter der Zeitverschwendung bei der Arbeit leidet, finden Sie hier einige der größten Zeitfresser, auf die Sie achten sollten:
Invasive Geräusche
Vielleicht ist es keine Absicht, aber Tatsache ist, dass störende Geräusche den Geist von den Aufgaben ablenken, auf die er sich eigentlich konzentrieren sollte. Dabei kann es sich um laute Mitarbeiter handeln, die sich unterhalten, oder um Telefongespräche, die in einem Großraumbüro auf Lautsprecher gestellt werden. Während andere Probleme, wie z.B. Bauarbeiten im Freien oder Straßenlärm, nur durch schallisolierte Fenster gelöst werden können, ist es im Büro eine wirksame Methode, unnötige akustische Ablenkungen zu reduzieren, indem man den Teammitgliedern bewusst macht, wie sich ihre Handlungen auf die Menschen um sie herum auswirken und letztendlich Zeit für Ihr Projekt kosten.
Online Ablenkungen
Die Allgegenwart sozialer Medien ist einer der bestimmenden Gesprächspunkte unserer Zeit und ihre Auswirkungen auf das Berufsleben als süchtig machende Ablenkung ist an den meisten Arbeitsplätzen ein großes Problem. Die sozialen Medien sind jedoch nicht der einzige Schuldige. Online-Shopping, Nachrichten, Fantasyligen und Online-Dating sind allesamt Teil der "Oh, ich schaue nur mal kurz rein"-Einstellung, die zu einer die Konzentration von jemandem für mehr als 20 Minuten unterbrechen. Jeder in Ihrem Büro ist ein Erwachsener und Sie sollten nicht streng werden und sie wie Schulkinder behandeln, aber sie über die Fakten zu informieren und darüber, wie viel Zeit Ihr Projekt kostet, kann Teil eines bedeutenden Appells an ihre professionelle Natur sein.
Schlechte E-Mail-Praktiken
E-Mails sind eine der größten Ursachen für Zeitverschwendung bei der Arbeit. Sie können bis zu 2.5 Stunden des Arbeitstages eines jeden Einzelnen in Anspruch nehmen sind also ein offensichtlicher Ansatzpunkt, wenn es darum geht, die Zeiteffizienz Ihres Teams zu verbessern. Zu den Möglichkeiten, die Arbeitspraktiken im Zusammenhang mit E-Mails zu verbessern, gehören die Festlegung von Zeitblöcken für die Beantwortung von E-Mails und der Versuch, die Zahl der internen E-Mails zu reduzieren, indem Sie Ihr Team bitten, zwischen E-Mails, die versendet werden müssen, und solchen, die besser für persönliche Gespräche aufbewahrt werden können, zu unterscheiden.
Nicht die beste Software verwenden
Der Fortschritt der Technologie und Einführung von Bots und KI in die Welt des Projektmanagements hat enorme Möglichkeiten zur Automatisierung von Aufgaben eröffnet, die zuvor viel Zeit in Anspruch genommen haben, wie z.B. die Erstellung und Ausgabe von Berichten und die Aktualisierung von Projektplänen und Zeitplänen. Das bedeutet, dass einer der größten Zeitfresser in Ihrem Projekt darin bestehen könnte, dass Sie nicht die beste verfügbare Technologie nutzen, mit der Sie Zeit sparen könnten.
Wenn Sie den Eindruck haben, dass dies Ihre Zeitnutzung zu sehr beeinträchtigt, ist es vielleicht an der Zeit, etwas dagegen zu unternehmen. Die führende Online-Projektmanagement-Software von Clarizen ermöglicht es Ihnen, die Ressourcennutzung und -effizienz zu beobachten und zu überwachen. Dank der zahlreichen verfügbaren Datenaufschlüsselungen wissen Sie immer, wie Ihr Team seine Zeit nutzen sollte und wo es besser werden sollte.
