Es gibt zwar viele Wege zum Projekterfolg, aber es gibt einen verbindenden Faktor, der allen erfolgreichen Projekten gemeinsam ist, unabhängig davon, ob es sich um die Entwicklung einer neuen Software, den Bau eines Wolkenkratzers, eine umfassende Marketingkampagne oder etwas anderes Wichtiges und Lohnenswertes handelt: Sie machen das Projektmanagement im Team zur obersten Priorität.
In diesem Sinne ähnelt der Erfolg im Projektmanagement dem in der Welt des Sports. Ja, es gibt Elitestars, die Großes bewirken. Letztendlich sind es jedoch die Fähigkeiten und die Leistung des gesamten Teams, die darüber entscheiden, ob die Bemühungen zu einem kollektiven Triumph werden - oder zu einer Tragödie.
Im Folgenden heben wir drei "DO's" hervor, die den Erfolg des Projektmanagements im Team vorantreiben, und drei "DON'Ts", die selbst relativ einfache und unkomplizierte Projekte schnell in kostspielige, dauerhafte Katastrophen verwandeln können.
Team-Projektmanagement DO's
1. DO Beziehen Sie das Projektmanagement-Team in die Planungsphase ein
Bei den meisten Projekten sind die Personen, die am besten in der Lage sind, genaue Angaben zu Aspekten wie Dauer, Aufwand und Risiken zu machen, auch diejenigen, die mit der Durchführung der Projekte betraut werden. In der Planungsphase haben Projektmanager, die es versäumen, diesen leicht verfügbaren Wissenspool anzuzapfen, oft mit Budgetüberschreitungen, verpassten Terminen und unzufriedenen - wenn nicht sogar verärgerten - Kunden und anderen Beteiligten zu kämpfen.
Allerdings haben verschiedene Teammitglieder und Interessengruppen unterschiedliche Kommunikationsstile - und die Projektmanager müssen sich (in angemessenem Rahmen) auf die Vorlieben jedes Einzelnen einstellen. Wie vom Project Management Institute in seinem Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixth Edition [2017]) empfohlen:
Ein großer Teil der Rolle des Projektmanagers besteht im Umgang mit Menschen. Der Projektmanager sollte die Verhaltensweisen und Motivationen der Menschen studieren. Der Projektmanager sollte sich bemühen, eine gute Führungspersönlichkeit zu sein, denn Führung ist entscheidend für den Erfolg von Projekten in Organisationen. Ein Projektmanager setzt seine Führungsqualitäten in der Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten ein, einschließlich des Projektteams, des Steuerungsteams und der Projektsponsoren.
2. DO Klären und bestätigen Sie die Erwartungen
Projekte sind in der Regel schnelllebige Episoden des "kontrollierten Chaos" - insbesondere solche, die die Agile Methodik verwenden, die durch gezielte Sprints mit hoher Geschwindigkeit und ständige Veränderungen gekennzeichnet ist. Um ein erfolgreiches Projektmanagement im Team zu erreichen - und dabei weit verbreitete und häufige Verwirrung und Konflikte zu vermeiden - ist es entscheidend, dass jeder seine Rolle und die Erwartungen an ihn klar versteht. Und mit "alle" sind nicht nur die Personen gemeint, die formell mit dem Projekt verbunden sind. Das gilt auch für Mitarbeiter anderer Teams und Abteilungen sowie für externe Interessengruppen wie Kunden. Einige Tipps, um Erwartungen effektiv zu verwalten gehören:
- Bestätigen Sie alles
- Im Kontext kommunizieren
- Begrenzen Sie die Anzahl der Statusbesprechungen (und dann noch mehr)
- Verwenden Sie Projektmanagement-Tools, um die Kommunikation einfach und effizient zu gestalten (mehr dazu in der nächsten DO).
3. DO Verwenden Sie die richtige Projektmanagement-Software für Ihr Team
Die richtige Projektmanagement-Software für Teams ist eine Software, die die Produktivität maximiert, die Transparenz erhöht und die Anpassungsfähigkeit fördert.
Zu den wichtigsten Funktionen der Projektmanagement-Software für Teams, die die Produktivität maximieren, gehören
- Tools für die Zusammenarbeit, die sich über mehrere Systeme erstrecken (z.B. E-Mail), um Benutzer auch dann zu erreichen, wenn sie nicht im System angemeldet sind, wobei der Kontext jeder mit dem Projekt verbundenen Diskussion erhalten bleibt.
- Konfigurierbare Workflows, Genehmigungsprozesse, anpassbare Regeln und Felder, dynamische Vorlagen und automatische Benachrichtigungen per E-Mail. -
- Zentralisierte Dateiverwaltung, die ein Aufzeichnungssystem für alle projektbezogenen Informationen (Dateien, Videos, Diskussionen, Sitzungsprotokolle, Benachrichtigungen usw.) schafft.
- Eine mobile Projektmanagement-App für Teams, die funktional und funktionsreich sowie intuitiv und einfach zu bedienen ist.
Zu den wichtigsten Funktionen der Projektmanagement-Software für Teams, die die Transparenz erhöhen, gehören
- Anpassbare Berichte und Dashboards sowie gemeinsam nutzbare Links und die automatisch geplante Erstellung von Statusberichten, die Aufschluss über den Arbeitsfortschritt, potenzielle Risiken, erwartete Ergebnisse und Ziele geben.
- Eine Reihe von Planungswerkzeugen wie Portfolio-Roadmaps, Kapazitätsplanung, Programm- und Projektansichten.
- Portfolio-Planung und -Optimierung, um sicherzustellen, dass alle Projekte mit höchster Priorität unterstützt werden, und um die Auswirkungen von Prioritätsverschiebungen zu verstehen.
- Die Option, benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, um wichtige Daten über alle Projekte hinweg konsistent zu erfassen und bessere, schnellere Entscheidungen zu treffen.
Zu den wichtigsten Funktionen der Projektmanagement-Software für Teams, die die Anpassungsfähigkeit fördern, gehören
- Eine Workflow-Engine, die die nötige Kontrolle bietet, um einzigartige Prozesse für verschiedene Teams zu konfigurieren (und bei Bedarf neu zu konfigurieren), und das alles in ein und demselben System.
- Hochgradig konfigurierbare Benutzeroberflächen auf jeder Ebene, die das Engagement erhöhen und Transparenz im gesamten Unternehmen ermöglichen.
- Nahtlose und sichere Integration mit anderen Aufgabenverwaltungssystemen in der Umgebung, was die Abstimmung und die Durchführung der richtigen Arbeit gewährleistet.
- Integrationen, die sich über APIs oder vorgefertigte Verbindungen mit jedem beliebigen Quell- oder Zielsystem verbinden können.
Team-Projektmanagement DON'Ts
1. Versuchen Sie nicht, alles und jeden zu kontrollieren
Die leitende Mitarbeiterin von Forbes Dana Brownlee warnt Projektmanager - insbesondere neuere, die noch keine schmerzhaften Lektionen gelernt haben - dass es einen großen Unterschied zwischen einem starken und einem erdrückenden Projektmanagementstil gibt.
Ersteres beruht auf effektiver Führung, Planung und Koordination durch Kommunikation und begreift, dass vom Projektmanager nicht erwartet wird, dass er sich um alles und jeden kümmert. Letztere zeichnet sich durch einen mikro-managenden und diktatorischen Ansatz aus, der nicht nur erschöpfend, sondern auch kontraproduktiv ist. Rät Brownlee:
In der Regel bietet der Beginn des Projekts eine einmalige Gelegenheit, das Eis zu brechen und entscheidende Bindungen zu knüpfen, die sich später im Projekt als unschätzbar erweisen werden. Machen Sie also nicht den Fehler, sich auf die Aufgabe zu konzentrieren und dabei die Beziehungen außer Acht zu lassen - Sie könnten später den Preis dafür zahlen.
2. Ignorieren Sie keine Under-Achiever
Es gibt nur wenige Bedrohungen, die das Projektmanagement von Teams mehr destabilisieren, entgleisen lassen oder schlichtweg zerstören können als Minderleister - auch bekannt als "Underachiever". Faulenzer. Manchmal halten sich diese Leute im Hintergrund. Zu anderen Zeiten springen sie ins Rampenlicht. Unabhängig von der Situation ist das Ziel dasselbe: so wenig wie möglich tun (und dann noch weniger als das).
Der Umgang mit Leistungsschwächeren in einem Projekt ist in der Regel schwierig, aber immer notwendig - denn wenn sie nicht kontrolliert werden, können sie eine Kultur der Verantwortungsfeindlichkeit fördern. Sie können auch leistungsstarke Mitarbeiter dazu zwingen, das Team oder möglicherweise das Unternehmen zu verlassen. Die Mitarbeiterin der Harvard Business Review Carolyn O'Hara gibt Ihnen diese Tipps:
- Seien Sie aufgeschlossen und glauben Sie daran, dass der betreffende Leistungsschwächere legitime Gründe für seine schwachen Leistungen haben könnte (z.B. Probleme in ihrem Privatleben, gesundheitliche Probleme, Schwierigkeiten mit Kollegen usw.).
- Sprechen Sie das Problem unter vier Augen und auf vertrauliche Weise an.
- Machen Sie anhand konkreter Beispiele deutlich, wie das negative Verhalten dem gesamten Team schadet.
- Verwenden Sie keinen anklagenden oder feindseligen Ton. Gehen Sie das Gespräch mit Einfühlungsvermögen und Authentizität an.
Im Idealfall helfen die oben genannten Maßnahmen, das negative Verhalten zu beseitigen oder zumindest deutlich abzuschwächen. Wenn nicht, kann es notwendig sein, die Person aus dem Team zu entfernen, bevor sie noch mehr Schaden anrichtet. Wenn ja, vergewissern Sie sich, dass solche Maßnahmen in Übereinstimmung mit allen geltenden Personalrichtlinien und arbeitsrechtlichen Bestimmungen erfolgen und dass alles ordnungsgemäß dokumentiert wird.
3. Übersehen Sie nicht die kleinen Siege
Die Forscher Teresa M. Amabile und Steven J. Kramer haben eine Wahrheit hervorgehoben, die Kinder von Natur aus verstehen, die aber die meisten Erwachsenen völlig vergessen: Das Feiern von kleinen Erfolgen durch so einfache (und kostenlose!) Gesten wie Lob kann eine enorm positive Auswirkung auf Stimmung, Motivation und Denkweise haben. Projektmanager tun gut daran, sich dieses Prinzips bewusst zu sein, indem sie vielleicht eine Haftnotiz auf ihrem Monitor anbringen oder einen Text auf dem Hintergrund/Heimbildschirm ihrer Geräte hinzufügen. Amabile und Kramer raten: "Durch die Unterstützung von Fortschritten bei sinnvoller Arbeit [die durch das Feiern kleiner Erfolge erleichtert wird], verbessern Manager das innere Arbeitsleben der Mitarbeiter und die Leistung des Unternehmens."
Fazit
Effektives Management von Projektteams ist sowohl eine Kunst (weil man durch Erfahrung und Experimentieren besser darin wird) als auch eine Wissenschaft (weil es auf Grundprinzipien und Standards beruht). Die Anwendung der oben beschriebenen DO's und die Vermeidung der DON'Ts werden Projektmanagern - neuen wie erfahrenen - helfen, Teams zu kultivieren und zu fördern, die ungewöhnliche, beneidenswerte Erfolge erzielen!
