Det finns många sätt att lyckas med ett projekt, men det finns en gemensam faktor som alla framgångsrika projekt har gemensamt, oavsett om uppdraget är att utveckla ny programvara, bygga en skyskrapa, lansera en omfattande marknadsföringskampanj eller göra något annat viktigt och värdefullt: de prioriterar projektledning i teamet.
I denna mening är det faktiskt så att det att lyckas inom projektledning liknar det som sker inom idrottsvärlden. Ja, det finns elitstjärnor som får stora saker att hända. Men i slutändan är det lagets förmåga och prestationer som helhet som avgör om insatsen blir en kollektiv triumf - eller tragedi.
Nedan lyfter vi fram tre "DO's" som gör att projektledning i teamet blir framgångsrik, och tre "DON'Ts" som snabbt kan förvandla även relativt enkla och okomplicerade projekt till kostsamma och långvariga katastrofer.
Projektledning i teamet - vad man måste göra
1. DO Involvera projektledningsgruppen i planeringsfasen
I de flesta projekt är det de personer som är bäst rustade för att ge korrekt information om aspekter som varaktighet, ansträngning och risker som kommer att få i uppgift att genomföra projekten. Under planeringsfasen kämpar projektledare som inte utnyttjar denna lätt tillgängliga kunskapspool ofta med budgetöverskridanden, missade tidsfrister och missnöjda - om inte i vissa fall rasande - kunder och andra intressenter.
Med detta i åtanke har dock olika teammedlemmar och intressenter olika kommunikationsstilar - och projektledarna måste anpassa sig (inom rimliga gränser) till varje individs preferenser. Enligt vad Project Management Institute rekommenderar i sin Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixth Edition [2017]):
En stor del av projektledarens roll är att hantera människor. Projektledaren bör studera människors beteenden och motivationer. Projektledaren bör sträva efter att vara en bra ledare, eftersom ledarskapet är avgörande för att projekten ska lyckas i organisationer. En projektledare tillämpar ledarskapsförmåga och ledaregenskaper när han eller hon arbetar med alla intressenter i projektet, inklusive projektgruppen, styrgruppen och projektsponsorer.
2. DO Förtydliga och bekräfta förväntningar
Projekt är vanligtvis snabba episoder av "kontrollerat kaos" - särskilt de som använder Agile-metodik, som kännetecknas av målinriktade sprintar med hög hastighet och ständiga förändringar. För att lyckas med projektledning i team - och för att undvika utbredd och ofta förekommande förvirring och konflikter - är det viktigt att se till att alla tydligt förstår sin roll och vad som förväntas av dem. Och med "alla" menas inte bara personer som formellt är knutna till projektet. Det innebär också personer som arbetar i andra team och avdelningar samt externa intressenter, t.ex. kunder. Några tips för att hantera förväntningar på ett effektivt sätt är följande:
- Bekräfta allt
- Kommunicera i ett sammanhang
- Begränsa antalet statusmöten (och sedan begränsa dem ytterligare).
- Använd projektledningsverktyg för teamet för att göra kommunikationen enkel och effektiv (mer om detta i nästa DO).
3. DO Använd rätt programvara för projektledning för teamet
Rätt programvara för projektledning för team är en programvara som maximerar produktiviteten, ökar synligheten och främjar anpassningsförmågan.
Viktiga funktioner i programvaran för projektledning för team som maximerar produktiviteten är bland annat följande
- Samarbetsverktyg som sträcker sig över flera system (t.ex. e-post) för att nå användarna även när de inte är inloggade i systemet, samtidigt som man behåller kontexten för varje diskussion som är kopplad till projektet.
- Konfigurerbara arbetsflöden, godkännandeprocesser, anpassningsbara regler och fält, dynamiska mallar och automatiska meddelanden via e-post. -
- Centraliserad filhantering som skapar ett registersystem för all relaterad projektinformation (filer, videor, diskussioner, mötesprotokoll, anmälningar etc.).
- En mobil app för projektledning för team som är funktionell och rik på funktioner samt intuitiv och enkel att använda.
Viktiga funktioner i programvaran för projektledning för team som ökar synligheten är bland annat följande
- Anpassningsbara rapporter och instrumentpaneler, tillsammans med länkar som kan delas och automatiskt schemalagd generering av statusrapporter, som ger insikter om arbetets framskridande, potentiella risker, förväntade resultat och mål.
- En uppsättning planeringsverktyg som portföljplaner, kapacitetsplanering, program- och projektvyer.
- Planering och optimering av portföljen för att se till att alla högprioriterade projekt stöds och förstå effekterna när prioriteringarna ändras.
- Möjligheten att lägga till anpassade fält för att samla in kritiska data för alla projekt på ett konsekvent sätt och fatta bättre och snabbare beslut.
Viktiga funktioner i programvaran för projektledning för team som främjar anpassningsförmåga är bland annat följande
- En arbetsflödesmotor som ger den kontroll som behövs för att konfigurera (och konfigurera om vid behov) unika processer för olika team, allt i samma system.
- Mycket konfigurerbara användargränssnitt på alla nivåer, vilket ökar engagemanget och möjliggör insyn i hela företaget.
- Sömlös och säker integrering med andra system för hantering av uppgifter i miljön, vilket säkerställer anpassning och att rätt arbete utförs.
- Integrationer som kan anslutas till alla käll- och målsystem med hjälp av API:er eller färdiga anslutningar.
Projektledning i teamet - DON'Ts
1. Försök inte kontrollera allt och alla
Forbes Senior Contributor Dana Brownlee varnar projektledare - särskilt nyare projektledare som ännu inte har lärt sig några smärtsamma läxor - för att det är stor skillnad mellan en stark projektledningsstil och en kvävande stil.
Den förstnämnda har sina rötter i effektivt ledarskap, planering och samordning genom kommunikation, och förstår att projektledaren inte förväntas hantera allt och alla. Den senare kännetecknas av en mikroförvaltning och en diktatorisk strategi som inte bara är uttömmande utan också kontraproduktiv. Rådger Brownlee:
I början av projektet finns det oftast en unik möjlighet att bryta isen och börja skapa viktiga band som kommer att visa sig vara ovärderliga senare i projektet, så gör inte misstaget att fokusera på uppgiften utan att ta hänsyn till relationerna - du kan komma att få betala priset längre fram.
2. Ignorera inte underpresterande personer
Få hot kan destabilisera, spåra ur eller helt enkelt förstöra projektledning i teamet mer än de som inte presterar tillräckligt bra - även kallade "under-achievers". slöfockar. Ibland håller sig dessa personer dolda i bakgrunden. Vid andra tillfällen hoppar de in i rampljuset. Oavsett situation är målet detsamma: gör så lite som möjligt (och gör sedan ännu mindre än så).
Det är vanligtvis svårt att hantera de som inte presterar tillräckligt bra i ett projekt, men det är alltid nödvändigt - för om de inte kontrolleras kan de skapa en kultur av anti-ansvarighet. De kan också tvinga högpresterande medarbetare att lämna teamet, eller kanske organisationen. Harvard Business Review Carolyn O'Hara delar med sig av dessa tips:
- Var öppen och var villig att tro att den person som inte presterar tillräckligt bra kan ha legitima skäl till att han eller hon inte presterar tillräckligt bra (t.ex. problem i privatlivet, hälsoproblem, svårigheter med kollegor osv.).
- Ta upp frågan enskilt och konfidentiellt.
- Använd specifika exempel för att förklara hur det negativa beteendet skadar hela teamet.
- Använd inte en anklagande eller fientlig ton. Närma dig samtalet med empati och äkthet.
I idealfallet kommer ovanstående att bidra till att eliminera - eller åtminstone avsevärt mildra - det negativa beteendet. Om inte kan det vara nödvändigt att ta bort personen från laget innan den orsakar ännu mer skada. Om så är fallet ska du se till att alla sådana åtgärder vidtas i enlighet med gällande personalpolitik och arbetsrättsliga bestämmelser och att allt dokumenteras korrekt.
3. Överse inte små vinster
Forskarna Teresa M. Amabile och Steven J. Kramer belyste en sanning som barn förstår, men som de flesta vuxna glömmer bort: att fira små vinster genom så enkla (och gratis!) gester som beröm kan ha en oerhört positiv inverkan på humöret, motivationen och tankesättet. Projektledare gör klokt i att vara medvetna om denna princip, kanske genom att sätta en lapp på skärmen eller lägga till en text i bakgrunden/hemskärmen på sina enheter. Amabile och Kramer rekommenderar: "Genom att stödja framsteg i meningsfullt arbete [vilket underlättas av att fira små vinster] förbättrar cheferna de anställdas inre arbetsliv och organisationens resultat."
The Final Word
Effektiv projektgruppsledning är både en konst (eftersom man blir bättre på det genom erfarenhet och experimenterande) och en vetenskap (eftersom den har sina rötter i centrala principer och standarder). Genom att tillämpa de ovan beskrivna DÖ:na och undvika DÖ:na kan projektledare - både nya och erfarna - odla och lyfta fram team som uppnår ovanliga, avundsvärda nivåer av framgång!
