Sie fragen sich, wie Sie Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten verbessern können? Dann sind Sie hier richtig. In diesem Blog werden wir die grundlegenden Ideen des Projektmanagements erörtern, da sie sich im Laufe der Zeit bewährt haben und sich als Grundpfeiler eines guten Projektmanagements erwiesen haben.

In jüngster Zeit hat sich die Disziplin des Projektmanagements erheblich weiterentwickelt. Es ist mehr ein Koordinations- und Coachingakt als eine Diktatur geworden, und das menschliche Element hat den Vorrang. Sie kennen vielleicht die Darstellung eines Projekts in Form von Umfang, Zeit und Kapazität, aber wenn wir das Bild heute neu zeichnen, sieht es in etwa so aus:

Lassen Sie uns dieses Bild dekonstruieren, indem wir die drei verbindenden Elemente betrachten: "Menschen", "Prioritäten", und "Prozesse".

Personen

Um den Umfang Ihres Projekts mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Kapazitäten (d.h. den Mitarbeitern) effektiv umsetzen zu können, müssen Sie gut mit Ihren Mitarbeitern umgehen können. Hier sind drei Aspekte, die Ihnen helfen werden, sich zu verbessern.

Emotionen - Entwickeln Sie ein Gefühl dafür, wie sich jeder im Team im Moment fühlt. Wie Menschen auf eine bestimmte Situation reagieren, hängt stark davon ab, in welcher emotionalen Verfassung sie sich befinden. Es nützt Ihnen nichts, wenn Sie Jim eine großartige Idee vermitteln wollen, aber Jim aufgrund einer bestimmten Situation in seinem Privatleben etwas niedergeschlagen ist. Sie könnten effektiver sein, wenn Sie sich dessen bewusst wären und Ihre Kommunikation oder Besprechungen entsprechend ausrichten könnten. Wenn Sie die emotionalen Zustände Ihrer Teammitglieder anerkennen, können Sie auch viel stärkere Beziehungen entwickeln.

Motivation - Einen Projektmanager in einem Zustand hoher Energie zu halten, wenn er an seinen Ambitionen oder Zielen arbeitet, kann über Leben und Tod entscheiden. Und es gibt kein Patentrezept, um sicherzustellen, dass Ihr Team motiviert ist; es ist eine Kombination aus vielen kleinen Dingen. Klarheit über das Ziel, Wissen über die Auswirkungen ihrer Arbeit, das Arbeitsumfeld, Anreize usw. Der Punkt ist, dass es sich zwar um kleine Dinge handelt, aber sie sind so vielfältig, dass man sie leicht übersehen kann. Fragen Sie sich, ob all diese kleinen Teile vorhanden sind, bevor die Arbeit wirklich beginnt?

Engagement - Der Grad des Engagements wird dadurch bestimmt, wie spannend das Problem ist, das ein Team oder eine Einzelperson löst, oder wie abwechslungsreich die Arbeit ist. Die Herausforderung besteht jedoch darin, dass es vielleicht nicht möglich ist, die Gruppe ständig mit herausfordernden oder anregenden Arbeiten zu versorgen. Dabei helfen zwei Dinge: Geschichten erzählen und die Dinge durcheinander bringen. Unabhängig von der Arbeit, die Sie verrichten, trägt die Erzählung, die Sie um sie herum aufbauen, dazu bei, dass die Menschen sie wahrnehmen.

Priorität

Da Sie einen bestimmten Umfang und eine begrenzte Zeit zur Verfügung haben, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie und was Sie priorisieren müssen. Sehen wir uns drei Dinge an, die Ihnen helfen werden, Ihre Prioritäten besser zu setzen.

Konzentrieren Sie sich auf das WARUM/WAS/WIE - Ein umfassendes Verständnis für das Gesamtgeschäft des Kunden oder der Organisation, für die Sie arbeiten, ist ein Muss. Dies hilft, das übergreifende "Warum" zu verstehen und Fragen wie "Wie" und "Wo" Ihre Arbeit Wirkung zeigt, zu beantworten. Das nächste wäre sehr projektspezifisch, das "Was". Dies sind die Details des Projekts, die durchgeführt werden müssen, wie Ziele, Ergebnisse, Zeitpläne usw. Die Zuordnung des "Was" zum "Warum" hilft Ihnen, die Prioritäten zu bestimmen und Ziele festzulegen. Als Nächstes legen Sie diese Prioritäten und Ziele in einem Zeitplan fest, der auf Umfang, Zeit und verfügbaren Kapazitäten oder Ressourcen basiert. Dies ist das "Wie", d.h. der Plan, wie Sie das Projekt zum Erfolg führen werden. All dies mag übertrieben simpel klingen, aber es ist erstaunlich, wie oft wir dazu neigen, uns auf das "Wie" zu versteifen, anstatt die Zuordnung von "Warum/Was/Wie" für die Entscheidungsfindung zu nutzen.

Fortschritts-/Status-/Risikoindikatoren - Sobald die Dinge in Bewegung sind, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team den Plan reibungslos umsetzen kann. Um diese Anpassungen vornehmen zu können, müssen Sie wissen, wie sich die Dinge entwickeln. Wenn möglich, sollten Sie in der Lage sein, Dinge vorherzusagen, bevor sie Realität werden, egal ob es sich um Erfolg oder Misserfolg handelt. Sie können während der gesamten Laufzeit des Projekts Indikatoren setzen, die Ihnen helfen, vorherzusagen, ob die Dinge wie geplant laufen oder ob Sie auf den drohenden Untergang zusteuern. Die grundlegenden Indikatoren, die Sie benötigen, sind für den "Fortschritt". d.h. wie viel des Gesamtprojekts Sie bereits abgeschlossen haben, "Geschwindigkeit", um herauszufinden, ob Sie es rechtzeitig bis zur Ziellinie schaffen, und "Risiken", um ein mögliches Problem zu antizipieren und sich auf dessen Bewältigung vorzubereiten. Es gibt bereits Standardmetriken, die Sie als Indikatoren verwenden können, und vordefinierte Methoden, mit denen Sie Prioritäten setzen und Maßnahmen ergreifen können. Stellen Sie sicher, dass diese drei Indikatoren vorhanden sind und Sie sie genau überwachen. Es ist auch hilfreich, diese Indikatoren mit all Ihren Stakeholdern zu teilen, damit alle auf der gleichen Seite stehen.

Kontingente Planen Sie - Unabhängig von der Planung, die Sie gemacht haben, können die Dinge in der realen Welt aus dem Ruder laufen. Einige davon sind vielleicht nur kleine Probleme, andere große Katastrophen. Wie gut und wie schnell Sie mit diesen Problemen und Katastrophen umgehen, entscheidet darüber, ob Sie das Projekt zu einem erfolgreichen Ende bringen können. Es ist also klug, solche potenziellen Bereiche anhand von Indikatoren oder früheren Erfahrungen zu identifizieren und einen Plan B bereitzuhalten. Das spart Zeit bei der Entscheidungsfindung und der Überwindung von Hindernissen. Es gibt ein paar Strategien, um einen abgerundeten Notfallplan zu entwickeln, z.B. eine strategische Aufteilung Ihres gesamten Projekts in Phasen, die auf den Ergebnissen basieren, und einen Notfallplan für jede Phase, um das Endergebnis zu erreichen, falls Ihr ursprünglicher Plan scheitern sollte.

Prozess

Der Prozess wird dann wichtig, wenn Sie mit einer bestimmten Kapazität und einem zeitlich begrenzten Projekt arbeiten. Es ist wichtig, dass Sie die Effizienz optimieren und das Chaos auf ein Minimum reduzieren. In einem solchen Szenario können drei Elemente von Vorteil sein.

Aufwandsmanagement - Bis vor kurzem haben wir die Elemente Zeit, Umfang und Aufwand der Arbeit von einem sehr einfachen Standpunkt aus betrachtet, d.h. Sie haben so viel Zeit, so viel Kapazität und so viel Arbeit, also machen Sie es - eine Vorlage für alle Situationen. Aber mit der zunehmenden Betonung agiler Methoden und des menschlichen Elements gibt es ein paar neue Dinge zu bedenken, wie z.B. den Arbeitsfluss, Kontextwechsel, Kontinuität, Multitasking usw. Ein gutes Verständnis für die Menschen, mit denen Sie direkt zusammenarbeiten, ist unerlässlich, um ihre Fähigkeiten und Grenzen einzuschätzen. Es wird Situationen geben, in denen es besser ist, die Leute eine Sache zu Ende bringen zu lassen, bevor sie sich auf die nächste stürzen können, und es wird Zeiten geben, in denen sie vielleicht an zwei Dingen gleichzeitig arbeiten müssen. Es wird Zeiten geben, in denen Zeit und Kapazität begrenzt sind und das Einzige, was Sie anpassen können, ist der Umfang. Mit diesem Wissen können Sie sehr kontextspezifische Entscheidungen treffen. Es gibt auch Tools und Methoden, die Ihnen dabei helfen, wie z.B. Scrum und Kanban.

Wenn Sie darin besser werden, werden Sie in der Lage sein, Zeit, Kapazität und Umfang wie ein Champion zu jonglieren. Planview bietet zwei solcher Tools an, die Ihnen dabei helfen können: Projectplace und LeanKit.

Redundanzmanagement - In jedem Projekt gibt es Dinge, die sich wiederholen oder ähnlich sind. Vorlagen, die Sie immer wieder verwenden können, sind praktisch, um Redundanzen zu vermeiden. Halten Sie also immer Ausschau nach Dingen, die Sie in eine Vorlage umwandeln und wiederverwenden können. Auch die Automatisierung von Prozessen, die Sie häufig durchführen müssen, spart Zeit. Die Automatisierung ist eine der besten Möglichkeiten, die Sie nutzen können.

Risikomanagement - In Verbindung mit der oben erwähnten Festlegung von Indikatoren und Eventualitäten ist es wichtig, die Auswirkungen der Risiken auf Ihre Projekte zu bewerten. Die Auswirkungen eines "Risikos" sind variabel und können je nach Zeitrahmen zwischen geringfügig und schwerwiegend liegen. Einige Risiken erfordern kein sofortiges Handeln, und es ist in Ordnung, sie zu verfolgen, bis sie es brauchen. Die Identifizierung des Sweet Spots bei der Bewältigung eines Risikos hat nur minimale Auswirkungen auf das Ergebnis des Projekts. Gleichzeitig ist die kleinste Abweichung von Ihrem ursprünglichen Plan entscheidend. Dazu müssen Sie eine Beobachtungsliste der Risiken und ihrer Bedrohungsprognosen führen. Es ist auch hilfreich, wenn Sie Ihre Teammitglieder oder Interessenvertreter zu Besprechungen zur Identifizierung von Risiken einladen, in denen Sie die Überwachungsliste durchgehen und die Bedrohungsstufen und die entsprechenden Aktionslinien festlegen.

Final Thoughts

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie erfolgreich sein werden, wenn Sie das Dreibein aus Menschen, Projekt und Prozess im Gleichgewicht halten. Diese drei machen ein Projekt aus, indem sie Umfang, Zeit und Kapazität miteinander verbinden. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter motiviert und engagiert sind, und stellen Sie sich auf ihre Gefühlslage ein. Legen Sie das Warum/Was/Wie Ihrer Prioritäten fest und konzentrieren Sie sich auf Risikoindikatoren und Eventualitäten, und setzen Sie in Bezug auf Ihre Prozesse Prioritäten bei Aufwand, Redundanz und Risikomanagement.

Wie Sie diese Ziele erreichen, hängt von Ihnen ab. Das richtige Produkt zu finden, ist der Schlüssel zur Verbesserung Ihrer Projektmanagementfähigkeiten. Wenn Sie daran interessiert sind, mehr zu erfahren oder ein solches Produkt selbst zu erleben, empfehle ich Ihnen, sich Planview Projectplace anzusehen.

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