Undrar du hur du kan förbättra dina kunskaper i projektledning? Du är på rätt plats. I den här bloggen kommer vi att diskutera de underliggande idéerna för projektledning, eftersom de har stått emot tidens tand och visat sig vara pelarna för god projektledning.
På senare tid har projektledningen genomgått en betydande utveckling. Det har blivit mer av en samordnings- och coachningsakt än en diktatur, och den mänskliga faktorn har fått företräde. Du kanske har sett hur ett projekt representeras i termer av omfattning, tid och kapacitet, men om vi ritar om bilden i dag kommer den att se ut ungefär så här:
Låt oss dekonstruera denna bild genom att titta på de tre sammanbindande elementen: "People," "Priority," och "Process."
People
För att effektivt kunna leverera projektets omfattning med den kapacitet du har (dvs. människor) måste du vara bra på att interagera med varandra. Här är tre aspekter som hjälper dig att förbättra dig.
Känslor - Utveckla en känsla för hur alla i teamet känner sig just nu. Hur människor reagerar på en specifik situation bestäms i hög grad av hur deras aktuella känslomässiga tillstånd ser ut. Det hjälper dig inte om du vill förmedla en bra idé till Jim, men Jim känner sig lite nedstämd på grund av en specifik situation i sitt privatliv. Du skulle kunna bli effektivare om du var medveten om detta och kunde lägga upp din kommunikation eller dina möten i enlighet med detta. Att erkänna dina gruppmedlemmars känslomässiga tillstånd hjälper dig också att utveckla mycket starkare relationer.
Motivation - Att hålla människor i ett tillstånd av hög energi när de arbetar med ambitioner eller mål kan vara avgörande för en projektledare. Och det finns inte en enda lösning för att se till att ditt team är motiverat, utan det är en kombination av många små saker. Klarhet om målet, kunskap om effekterna av arbetet, arbetsmiljön, incitament osv. Poängen är att även om det är små saker är de så varierande att det är lätt att förbise dem. Fråga dig själv: Är alla dessa små delar på plats innan arbetet verkligen börjar?
Engagemang - Engagemanget bestäms av hur spännande problemet är som teamet eller individen löser eller hur varierande arbetet är. Men utmaningen är att det kanske inte är möjligt att hela tiden ge gruppen utmanande eller stimulerande arbete. Två saker är till hjälp här: berättande och att blanda saker och ting. Oavsett vad arbetet är så bidrar berättelsen du skapar kring det till att forma människors uppfattning om det.Se till att du fortsätter att blanda upp saker så att det inte blir rutin eller vardagligt.
Prioritet
Eftersom du har en definierad omfattning och begränsad tid är det viktigt att du vet hur och vad du ska prioritera. Låt oss titta på tre saker som hjälper dig att bli bättre på att prioritera.
Fokusera på VARFÖR/VAD/HUR - En omfattande förståelse för kundens eller organisationens övergripande verksamhet är ett måste. Detta hjälper dig att förstå det övergripande "varför" och besvara frågor som "hur" och "var" ditt arbete skapar effekt. Nästa är mycket specifik för projektet, "vad". Detta är detaljerna om projektet som måste genomföras, t.ex. mål, resultat, tidsramar osv. Genom att kartlägga "vad" och "varför" kan du fastställa prioriteringar och sätta upp mål. Därefter sätter du upp dessa prioriteringar och mål på en tidslinje baserad på omfattning, tid och tillgänglig kapacitet eller resurser. Detta är "hur", dvs. planen för hur du ska få projektet att lyckas. Allt detta kanske låter alltför förenklat, men det är förvånande hur ofta vi tenderar att fastna i "hur" i stället för att använda kartläggningen av "varför/vilket/hur" för beslutsfattande.
Indikatorer för framsteg/status/risk - När saker och ting väl är igång måste du se till att det finns en smidig väg för ditt team att leverera planen. För att kunna göra dessa justeringar måste du vara medveten om hur saker och ting går; om möjligt bör du kunna förutse saker innan de blir verklighet, oavsett om det handlar om framgång eller misslyckande. Du kan ställa in indikatorer under projektets gång som kan hjälpa dig att förutse om saker och ting går som planerat eller om du är på väg mot en hotande undergång. De grundläggande indikatorerna du behöver är för "framsteg". dvs. hur stor del av det totala projektet du har slutfört, "hastighet" för att se om du kommer att nå mållinjen i tid och "risker" för att förutse problem som du kan stöta på och förbereda dig för att ta itu med dem. Det finns redan standardmått som du kan använda som indikatorer och sedan fördefinierade metoder som du kan använda för att prioritera och agera på dem. Poängen är att se till att du har dessa tre indikatorer på plats och att du övervakar dem noga. Det är också bra att dela dessa indikatorer med alla intressenter så att alla är på samma sida.
Beredskap Planera - Oavsett hur mycket du har planerat kan det hända att saker och ting går snett i verkligheten. En del av dem kan vara mindre problem och en del betydande katastrofer. Hur väl och hur snabbt du hanterar dessa problem och katastrofer avgör om du kan slutföra projektet på ett framgångsrikt sätt. Det är därför klokt att identifiera sådana potentiella områden med hjälp av indikatorer eller tidigare erfarenheter och ha en plan B redo. Detta sparar tid för att fatta beslut och övervinna hinder. Det finns några strategier för att utveckla en väl avvägd beredskap, t.ex. att skapa en strategisk uppdelning av hela projektet i etapper baserat på resultat och att ha en beredskapsplan för varje etapp för att nå slutresultatet om din ursprungliga plan misslyckas.
Process
Processen blir viktig när du arbetar med en bestämd kapacitet och ett tidsbegränsat projekt. Det är viktigt att du optimerar effektiviteten och ser till att det blir minsta möjliga kaos. I ett sådant scenario kan tre element vara till nytta.
Ansträngningshantering - Fram till helt nyligen såg vi på tid, omfattning och ansträngning i arbetet från en mycket förenklad synvinkel, dvs. du har så mycket tid, så mycket kapacitet och så mycket arbete, gör det nu - en mall som passar alla situationer. Men i och med den ökade betoningen på agila metoder och den mänskliga faktorn finns det några nya saker att tänka på, t.ex. arbetsflöde, kontextbyte, kontinuitet, multitasking osv. Det är viktigt att ha en god förståelse för de personer som du arbetar direkt med för att kunna bedöma deras kapacitet och gränser. Det kommer att finnas situationer då det är bättre att låta människor avsluta en sak innan de kan hoppa över till nästa, och det kommer att finnas tillfällen då de kanske måste arbeta med två saker samtidigt. Det kommer att finnas tillfällen då tiden och kapaciteten är begränsad och det enda du kan justera är räckvidden. Med denna kunskap kan du fatta mycket kontextspecifika beslut. Det finns också verktyg och metoder som hjälper dig att göra detta, till exempel Scrum och Kanban.
När du blir bättre på detta kan du jonglera med tid, kapacitet och omfattning som en mästare. Planview erbjuder två sådana verktyg för att hjälpa dig: Projectplace och LeanKit.
Redundanshantering - I alla projekt finns det saker som är repetitiva eller liknande. Mallar som du kan använda om och om igen är praktiska för att hantera redundans. Håll därför alltid utkik efter saker som du kan omvandla till en mall och återanvända. Att använda någon process för att automatisera saker som du måste göra ofta är också en tidsbesparing. Att utnyttja automatisering är en av de bästa sakerna du kan göra.
Riskhantering - I samband med att du fastställer indikatorer och beredskapsplaner som nämns ovan är det viktigt att du bedömer riskernas inverkan på dina projekt. Effekten av en "risk" är varierande och kan, beroende på tidslinjen, skifta mellan liten och allvarlig. Vissa risker behöver inte åtgärdas omedelbart, och det är okej att följa dem tills de behöver det. Att identifiera den perfekta punkten när man tar itu med en risk har minimal inverkan på projektets resultat. Samtidigt är minsta möjliga avvikelse från din ursprungliga plan avgörande. För att göra det måste du upprätthålla en lista över risker och deras hotbild. Det är också bra att involvera teammedlemmar eller intressenter i möten för riskidentifiering där ni kan gå igenom bevakningslistan och bestämma hotnivåerna och motsvarande åtgärder.
Avslutande reflektioner
Sammanfattningsvis kan man säga att om man håller balans mellan människorna, projektet och processen kommer man att lyckas. Dessa tre delar utgör ett projekt genom att koppla ihop omfattning, tid och kapacitet. Håll människor motiverade och engagerade samtidigt som du tar hänsyn till deras känslomässiga tillstånd, kartlägg varför/vilket/hur du prioriterar och fokusera på riskindikatorer och oförutsedda händelser, och när det gäller dina processer, prioritera ansträngning, redundans och riskhantering.
Hur du uppnår dessa mål är upp till dig, och att hitta rätt produkt är nyckeln till att förbättra dina färdigheter i projektledning. Om du är intresserad av att lära dig mer eller uppleva en sådan produkt själv, Jag uppmanar dig att kolla in Planview Projectplace.
![Programvara för projektledning: Kaotiska sätt att arbeta [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/08/Chaotic-Ways-of-Working-2.jpg)
