Der Erfolg des Projektportfolios Ihrer Organisationo hängt von mehreren Faktoren ab, darunter auch von der Ausrichtung der Portfolio-Attribution. Eine standardisierte Ansicht der Portfolios ist unerlässlich, um effektive Geschäftsentscheidungen zu treffen, die zu besseren Geschäftsergebnissen führen.
In den meisten Unternehmen sind die Investitionen in das Projektportfoliomanagement (PPM) beträchtlich, und die Zuordnung des Portfolios ist für die Abstimmung von Strategie und Ausführung unerlässlich. Die Definition und Quantifizierung verschiedener Portfolio-Attribute und die Einhaltung geeigneter Geschäftsprozesse tragen zur Wahrung der Datenintegrität bei. Dies ist der beste Weg, um die Leistung Ihrer Produkt-, Projekt-, Service-, Anwendungs- und strategischen Portfolios zu visualisieren. Aber was bedeutet das alles wirklich für Ihr Unternehmen? Und, was ebenso wichtig ist, wie sollte Ihr Unternehmen dies tun?
Die Ausrichtung des Portfolios von oben nach unten ist von zentraler Bedeutung für die Festlegung gemeinsamer Attribute. Es standardisiert und zentralisiert eine Ansicht jedes Projektportfolios und konzentriert sich auf die Verbesserung der Planung, Ausführung und des Werts des Portfolios. Dies hilft bei der Ressourcenzuweisung für das gesamte Projektportfolio eines Unternehmens und erleichtert fundierte Entscheidungen und Prioritätensetzungen.
Wie Sie wahrscheinlich bereits wissen, kann die Überwachung und Berichterstattung über Projekte eine Herausforderung sein. Jedes Unternehmen ist in vielerlei Hinsicht anders: Funktion, Größe, Berichtsstrukturen und so weiter. Größere Unternehmen sind auch eher funktionsübergreifend als projektorientiert. Daher ist es wichtig, ein solides Verständnis für das Geschäft und eine solide Methodik zu haben, die die Organisationsebenen, Geschäftsprozesse und andere Portfolioattribute, die Ihr Unternehmen definieren und verfolgen muss, standardisiert.
Eine Methodik für präzise Entscheidungsfindung
Warum ist Tracking so wichtig? Nehmen wir an, dass von den Hunderten von Anfragen in Ihrem Unternehmen nur 40% geprüft werden und zu umsatzsteigernden Projekten führen. Das könnte bedeuten, dass 60% Ihrer Ressourcen für unnötige Arbeit verschwendet werden und Sie nichts davon wissen. Die Nachverfolgung ist von entscheidender Bedeutung, um hocheffizient zu werden und um zu vermeiden, dass Sie Chancen und Einnahmen verpassen. Dies kann von Bedeutung sein, wenn zum Beispiel zu viele Projekte und Anfragen in Ihr Portfolio gelangen, die nicht abgeschlossen werden. Die Einführung von mehr Strenge und mehr Formalität bei unternehmensübergreifenden und unternehmensinternen Projekten kann die Verschwendung reduzieren und für mehr Klarheit in Bezug auf die Metriken für die Projektabwicklung sorgen.
Das Ziel der Entwicklung und Anwendung einer Standardmethodik für Ihr gesamtes Portfolio besteht darin, eine Umgebung zu schaffen, in der Führungskräfte ihre Portfolios oder Produkte, Projekte, Dienstleistungen, Anwendungen und Strategien vergrößern und verkleinern können, während sie gleichzeitig messbare Leistungskennzahlen auf allen Ebenen des Portfolios unterstützen, um effektive Geschäftsentscheidungen zu ermöglichen. Das bedeutet, dass eine Führungskraft einen schnellen Blick auf das Portfolio werfen und in bestimmte Bedarfsbereiche eintauchen kann, so dass sie präzise Entscheidungen treffen kann, die zu klaren Maßnahmen führen. Das bedeutet, dass Ihre Portfolios von einer reinen Top-Down- oder Bottom-Up-Ansicht zu einer lebendigen, atmenden Matrix werden.
Es ist wichtig, dass die Informationen, die diese Führungskräfte erhalten, stets genau, zeitnah und endgültig sind, damit die von ihnen getroffenen Entscheidungen die gewünschten Ergebnisse erzielen. Die Vorteile einer solchen Vorgehensweise sind enorm, aber wenn Sie die folgenden Tipps beherzigen, können Sie alle Fallstricke vermeiden.
- Erkennen Sie, woher der unnötige Lärm in Ihrem gesamten Unternehmen kommt.
- Stellen Sie sicher, dass es an den richtigen Stellen Kontrollen und Ausgleiche gibt.
- Achten Sie darauf, dass Sie keine unnötigen Dinge oder Dinge, die nicht von Wert sind, verfolgen.
- Verwenden Sie regelbasierte Attribute, um Daten auf einer höheren Ebene zu aggregieren.
- Orientieren Sie alle Ihre Programmmanager oder Teilportfoliomanager an den unternehmensweiten Zuteilungsprozessen. Das Verständnis von Geschäftsprozessen und damit verbundenen Attributen hilft Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse zu steuern.
- Legen Sie Metriken für alle fest, die versuchen, Informationen aus dem Portfolio zu extrahieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele einfach, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgerecht (SMART) sind. Dies trägt dazu bei, die Akzeptanz zu stärken und stellt sicher, dass jeder das tut, was für den Erfolg des Unternehmens notwendig ist.
- Nutzen Sie Techniken zur Datenerfassung, um den Fortschritt erneut zu messen, sobald die Informationen verfügbar sind. Dadurch wird sichergestellt, dass die Arbeit, die jeder Einzelne tagtäglich leistet, den strategischen Vorgaben entspricht.
- Sorgen Sie für eine unternehmensweite Transparenz des Portfolios, damit die Beteiligten wissen, was von ihnen erwartet wird.
Attribut Herausforderungen
Einige Portfolio-Attribute werden wichtiger sein als andere. Achten Sie darauf, dass Sie die gesamte Organisation mit einer funktionalen Vertretung einbeziehen und die Attribute nicht in einem Vakuum erstellen. Während die Arbeit im Team dazu beitragen sollte, einzigartige Fallstricke für Ihr Unternehmen zu vermeiden, neigen meiner Erfahrung nach viele Unternehmen dazu, mit diesen vier Bereichen zu kämpfen. Ich weise auf diese vier Bereiche hin, weil es ohne sie schwierig ist, die Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen zu erkennen, und weil sie Ihre Fähigkeit beeinträchtigen können, schnell zu reagieren und den Kurs zu ändern.
- Projekt Umfang: Das ist eine große Sache. Die Dimensionierung und die Strenge, die Sie aus Sicht der Geschäftsprozesse bei der Bereitstellung eines Projekts anwenden müssen, ist knifflig. Unternehmen haben vielleicht keine einfache Möglichkeit, die Projektgröße zu quantifizieren, z. B. in Form von Stunden oder Kosten, die für die Bereitstellung des Ergebnisses erforderlich sind. Es ist jedoch wichtig, eine standardisierte Definition dafür festzulegen, was die Größe für Ihr Unternehmen bedeutet, damit Sie sie einheitlich messen und darüber berichten können.
- Nicht projektbezogene Arbeit: Es ist auch wichtig zu verstehen, was außerhalb der Projektarbeit passiert. Übergreifende Initiativen und Ergebnisse sind Teil der Verantwortung, der administrativen Aufgaben und der operativen Tätigkeiten der täglichen Arbeit. Die Führungsebene sollte wissen, was diese nicht-strategischen Aktivitäten sind, um zu entscheiden, was notwendig ist und was nicht.
- Kreuz-Analyse: Ein solides Verständnis dafür, inwieweit Ihre Kostenstellen Ihre einkommensgenerierenden Projekte unterstützen, ist ebenfalls entscheidend. Es geht darum zu wissen, wie viel oder was benötigt wird, damit Ihr Unternehmen reibungslos funktioniert. Eine gut konzipierte PPM-Umgebung in Verbindung mit den richtigen Prozessen macht dies leichter erkennbar. Wenn Sie in der Lage sind, Dinge wie die Auslastung von Ressourcen und Produkten zu messen, können Sie damit beginnen, Geschäftsentscheidungen zu treffen und zu validieren, z. B. die effiziente Struktur Ihrer Organisation.
- Ressourcenkonflikte: Wenn Sie nicht wissen, woran alle Ihre Ressourcen arbeiten - ob strategisch oder anderweitig - wissen Sie nicht, wie Sie sicherstellen können, dass die geleistete Arbeit zu strategischen Ergebnissen führt. Nehmen Sie zum Beispiel eine IT-Organisation. Obwohl das Team seine primäre Rolle und Funktion kennt, kann es sein, dass das Team plötzlich umschwenken und eine bestimmte Gruppe bei einer neuen Initiative unterstützen muss. Mit einem klaren Überblick über das Portfoliomanagement kann eine Führungskraft nicht nur fundierte Entscheidungen über die Investition von Ressourcen treffen, sondern weiß auch, wie sich ihre Entscheidungen auf ihre Mitarbeiter auswirken werden.
Vorteile für das gesamte Unternehmen, die Strategie und die Führungskräfte
Es wird sich lohnen, die Herausforderungen auf dem Weg dorthin zu meistern, denn Sie werden beginnen, Ihr gesamtes Unternehmen auf neue Weise zu sehen. Darüber hinaus werden Führungskräfte und Unternehmensleiter in der Lage sein, fundierte und zeitnahe Entscheidungen zu treffen, die für die Mitarbeiter von Bedeutung sind, da sie präzise und abgestimmte Maßnahmen vorantreiben. Hier sind einige spezifische Vorteile, die ich als Ergebnis dieses Ansatzes gesehen habe:
Reifegrad Gipfel und Täler
Ganz gleich, ob es sich um kleine oder große Projekte oder sogar um projektunabhängige Arbeit handelt, eine standardisierte Ansicht ermöglicht es Portfoliomanagern und Unternehmen, die Informationen im Jahresvergleich klar zu visualisieren, um natürliche Spitzen und Täler im gesamten Unternehmen zu erkennen. Anhand der richtigen Daten können die Teams Trends erkennen, z. B. einen Ressourcenüberschuss in bestimmten Monaten oder einen Ressourcenmangel in anderen Monaten. Der Zugriff auf relevante Informationen hilft Ihrem Projektmanagementbüro (PMO) und den Geschäftsführern, Dinge zu erkennen, die vielleicht nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind - einschließlich der Frage, ob Ihre Organisation effizienter oder weniger effizient wird. Sobald Sie anfangen, diese Datenpunkte in einem Bild zum Klingen zu bringen, ist es wie ein Orchester. Das hilft allen, einen Schritt zurückzutreten, um das endgültige Meisterwerk zu sehen.
Adresse 'heiße Zonen'
Es gibt auch heiße Zonen, wie z.B. Komfortzonen, in denen sich Teammitglieder niederlassen können. Wenn Sie einen Blick auf alle Arten von Dingen werfen, die in Ihrer Organisation vor sich gehen, können Sie schnell erkennen und korrigieren, wenn jemand in seine Komfortzone zurückfällt. Es ist schwierig, ein strategisches Projekt durchzuführen, da in den meisten Unternehmen die Mitarbeiter oft als Einzelpersonen an Aktivitäten arbeiten. Plötzlich werden sie als Teil eines Teams auf ein Projekt angesetzt, und sechs Monate später stellen Sie fest, dass das Team seine Ziele nicht erreichen wird, weil einige Personen abgelenkt waren. Die Möglichkeit, die Leistung im gesamten Unternehmen zu sehen und zu messen - einschließlich der verschiedenen Hot Zones - stellt sicher, dass jeder Einzelne seine Rolle versteht und weiß, was am wichtigsten ist.
Schwankungen schnell erkennen
Bedeutende Initiativen haben in der Regel eine größere Sichtbarkeit - aber nicht immer. Manchmal haben größere Projekte nicht die nötige Strenge, was dazu beitragen kann, dass Initiativen ins Hintertreffen geraten. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen plant, Millionen von Dollar für ein Projekt auszugeben, und Sie erwarten, dass sich diese Investition in zwei Jahren rentiert. Wenn sich die Lieferung des Projekts um zwei Jahre verzögert, sollten die Mitarbeiter und andere wichtige Stakeholder informiert werden - sie müssen wissen, welche Auswirkungen dies auf die erwartete Rendite hat. Ohne dieses Wissen - vor allem, wenn die Investition für das Budget Ihres Unternehmens von großer Bedeutung ist - könnte sie Ihr gesamtes Unternehmen erheblich beeinträchtigen.
Einige Beispiele
Zwar ist jedes Unternehmen anders - und die Attribute und Geschäftsprozesse, die Sie einführen, befolgen und messen wollen, sind einzigartig für Ihr Unternehmen - doch hier sind einige Beispiele für Attribute und Geschäftsprozesse, die ich in verschiedenen Unternehmen beobachtet habe:
- Attribut Beispiele:
- Geschäftseinheit
- Kategorie der Arbeit
- Erwartetes Ergebnis
- Beziehung zu strategischer Anstrengung
- Beispiele für Geschäftsprozesse:
- Finanzierungsmodell
- Kosten-Indikator
- Voraussichtliches Besetzungsmodell
- Internes vs. externes Projekt
Machen Sie es sich nicht zu bequem; kontinuierliche Verbesserung ist unerlässlich
Die Ausrichtung Ihrer Organisation auf Strategie und Umsetzung mag sich wie eine nie endende Aufgabe anfühlen - und das ist sie auch. Sie werden immer strategisch vorgehen und Sie werden immer ausführen, also sollte man erwarten, dass Sie sich immer abstimmen werden. Eine stärkere Fokussierung auf die Portfolio-Attribution hilft bei der Entwicklung eines Top-Down-Portfoliomanagements, das diese Abstimmung effektiv für Sie übernimmt, so dass Sie sich auf das Treffen von Entscheidungen konzentrieren und der Held des Unternehmens werden können, der Sie schon immer sein wollten.
Alyssa ist zwar erst seit August 2019 bei Changepoint angestellt, aber sie arbeitet bereits seit fast einem Jahrzehnt mit Changepoint zusammen und gibt diese Erfahrung als Premier Solutions Consultant an unsere Kunden weiter. Zuvor war sie über sieben Jahre bei Radial Inc. tätig, zuletzt als Tools Configuration Manager für Enterprise Portfolio Management.
Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung hat sie unter anderem folgende Erfahrungen:
- Radial Inc. - Tools Configuration Manager, Unternehmensportfolioverwaltung
- Weitere Rollen waren: PMO Program Manager, Omnichannel Operations Program Manager, Sr. PMO Business Analyst.
- SEI - Business Analyst, Plattformübergreifende Anwendungen. Weitere Rollen waren: Business Support Specialist, Business Management Analyst, PMO Admin, Sr. Analyst, Analyst.
