Als Leiter eines Shared Services- oder Center of Excellence-Teams fragen Sie sich vielleicht, wie Sie den geschäftlichen Wert Ihres Teams so greifbar machen können wie die Verkaufszahlen. Es ist von entscheidender Bedeutung, ein klares und messbares Nutzenversprechen für Ihr Team zu formulieren, das die Budgetdiskussionen erheblich erleichtern kann. Lassen Sie uns Strategien erforschen, wie Sie den Einfluss Ihres Teams in quantifizierbaren Begriffen definieren können, so dass Ihre Beiträge so offensichtlich und überzeugend sind wie die finanziellen Ergebnisse, wenn es um die Budgetierung geht.
Behandeln Sie Ihr Team wie ein Unternehmen im Unternehmen
Sie denken vielleicht, dass es offensichtlich ist, aber meiner Erfahrung nach ist es immer hilfreich, sich daran zu erinnern, dass Ihr Team a) Geld kostet und b) einen Wert darstellt. Und wenn Sie es richtig machen, ist der Wert, den Sie bieten, nachweislich höher als Ihre Kosten.
Wie viel Ihr Team kostet, lässt sich im Allgemeinen durch die Beantwortung zweier Fragen berechnen:
- Wie hoch sind die Kosten, die Ihre Mitarbeiter insgesamt verursachen?
- Wie viel kostet die Software oder andere Dienstleistungen, die Sie verwalten oder anbieten?
Wenn Sie diese Kosten zusammenzählen, kommen Sie den kumulierten Kosten ziemlich nahe.
Aber der Wertteil der Gleichung ist für eine Shared Services-Organisation oft (viel) schwieriger zu bestimmen. Meiner Erfahrung nach denken die Mitarbeiter eines Shared Services-Teams weniger daran, dass das, was sie tun, aus irgendeinem Grund einen monetären, quantifizierbaren Wert hat.
Also, sprechen Sie mir nach: "Mein Unternehmen, wäre es ein eigenständiges Unternehmen, ist es wert, in es zu investieren."
Berechnung des Wertes der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen
Angesichts der unterschiedlichen Rollen und Verantwortlichkeiten von Shared Services-Teams müssen Sie Ihre Wertberechnungen auf Ihre spezifische Situation zuschneiden. Hier sind einige Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
1. Verstehen Sie, wer Ihre Kunden sind und welche Ziele sie verfolgen
Ja, Sie haben Kunden. Höchstwahrscheinlich handelt es sich dabei um Ihre Kollegen in anderen Teams Ihres Unternehmens. Bemühen Sie sich also, ihre Ziele zu verstehen.
Hier sind einige Beispiele für interne Kunden und ihre Ziele.
- Verkäufe: Ihr Hauptziel ist ganz einfach, den Umsatz zu steigern. Dazu gehören die Beschleunigung des Verkaufsprozesses, der Abschluss größerer Geschäfte und die Verringerung des Zeitaufwands für Verhandlungen. Außerdem sollten Sie bedenken, dass Vertriebsteams nicht über unbegrenzte Ressourcen verfügen, wenn es um die Personalausstattung geht. Daher ist eine effiziente Verwaltung des Personalbestands von entscheidender Bedeutung.
- Software-Entwicklung: Ihre Ziele drehen sich im Allgemeinen um die effiziente Bereitstellung von Software. Dazu gehört die Verkürzung der Lieferzeiten und die Minimierung des Zeitaufwands - und vor allem des mentalen Aufwands - für die Ingenieure.
- Analysedienste für andere Gruppen: Sie wissen, wofür diese Dienste verwendet werden. Welchen Zweck erfüllen sie? Bedenken Sie die Auswirkungen auf Ihre internen Kunden, wenn bestimmte Dienste nicht mehr verfügbar wären. Wie würde eine solche Abwesenheit das Erreichen ihrer Ziele behindern oder verhindern?
Es ist wichtig, dass Sie die Ziele des Unternehmens genau kennen, damit Sie deutlich machen können, wie Ihre Arbeit die Ziele des Unternehmens ergänzt. Sie müssen nachweisen, dass Ihre Beiträge nützlich sind und ihre Arbeitserfahrung verbessern.
2. Verwenden Sie eine Sprache und Konzepte, die bei Ihren Kunden (sowohl intern als auch extern) Anklang finden.
Die effektive Kommunikation mit Ihren Kunden ist von entscheidender Bedeutung, denn sie überbrückt die Kluft zwischen den von Ihrem Team erbrachten Dienstleistungen und dem Verständnis und der Wertschätzung des Kunden für den gelieferten Wert.
Indem Sie eine Sprache und Konzepte verwenden, die Ihren Kunden vertraut und relevant sind, zeigen Sie Einfühlungsvermögen und ein klares Verständnis für deren Herausforderungen und Ziele.
Diese maßgeschneiderte Kommunikation fördert eine partnerschaftliche Beziehung und stellt sicher, dass die Dienstleistungen nicht nur erbracht werden, sondern auch als integraler Bestandteil des Erfolgs des Kunden anerkannt werden. Dies führt zu einer besseren Abstimmung Ihrer Dienste auf die Bedürfnisse der Kunden, fördert ihr Engagement und ihre Akzeptanz und stärkt letztendlich den wahrgenommenen Wert und die Effektivität der gemeinsamen Dienste innerhalb der Organisation.
Betrachten Sie ein Account-Team als einen internen Kunden. Ihr Shared Services Team verwaltet möglicherweise Software und bietet eine Reihe von Supportleistungen an, die sie in verschiedenen Bereichen unterstützen. Wenn Sie Analysen zur Beurteilung der Gesundheit Ihrer Kunden durchführen, ist das Ziel in der Regel, sowohl einzelne Kunden als auch das gesamte Kundenportfolio zu erhalten und auszubauen.
Was ist es wert, die Gesundheit des Kunden zu kennen?
Wenn wir wissen, dass es ihnen gut geht, sind sie eher bereit, zusätzliche Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen, und Ihre Vertriebsbemühungen können effizienter eingesetzt werden. Umgekehrt können Sie, wenn sie sich abmühen, dieses Problem erkennen und Ihre Ressourcen strategisch einsetzen, um sie zu halten.
Eine effiziente Ressourcenzuweisung hat einen Wert, der sich relativ gut quantifizieren lässt. Als Team von Shared Services, das diesen Einblick gewährt, dürfen Sie nicht nur einen Teil der Anerkennung für diesen Effizienzgewinn einstecken, sondern Sie sollten sich zumindest dazu verpflichtet fühlen, damit eine fundierte Entscheidung darüber getroffen werden kann, ob und wie Sie Ihre weiteren Bemühungen an dieser Front finanzieren.
Planview Hub steigert zum Beispiel die Effizienz Ihrer Account-Teams, indem es überflüssige Aufgaben eliminiert und es ihnen ermöglicht, sich auf hochwertige Aktivitäten zu konzentrieren, anstatt routinemäßige Aufzeichnungen über verschiedene Tools zu führen. Außerdem bietet es einen schnellen Zugriff auf den Status einer Supportanfrage oder den Fortschritt einer neuen Funktion, ohne dass Sie sich in andere Tools einloggen müssen, um diese Informationen zu erhalten.
3. Sprechen Sie über die Erfolge Ihres Teams
Und schließlich, und das ist vielleicht das Wichtigste, müssen Sie allen Ihren Kunden den Wert Ihres Teams aktiv vermitteln. Ich schlage vor, einen vierteljährlichen Newsletter zu verschicken, ein "Lieber Vertrieb, ich hoffe, es geht Ihnen gut. Hier sind einige Höhepunkte dessen, was wir in den letzten drei Monaten für Sie geleistet haben, und ihr Wert...".
Denken Sie daran: Wenn Sie alles richtig machen, sind Ihre Erfolge auch deren Erfolge. Während Ihre internen Kunden vielleicht auf andere Dinge konzentriert sind, werden sie es zu schätzen wissen, dass Sie den Wert Ihres Teams hervorheben. Dies hilft ihnen zu verstehen, welche Dienstleistungen verfügbar sind, welchen Wert sie haben und wie wichtig Ihr Team für ihren anhaltenden Erfolg ist.
Abschließend lässt sich sagen, dass es von größter Bedeutung ist, sicherzustellen, dass Ihre internen Kunden den Wert, den Ihr Team liefert, verstehen. Wenn sie den Beitrag erkennen, den Ihr Team zu ihrem Erfolg leistet, werden sie zu Verfechtern Ihrer Sache. Sie werden eher geneigt sein, Ihre weitere Finanzierung zu unterstützen, wenn sie die Budgets mit ihrem Management und der Finanzabteilung besprechen. Letztlich ist dies eine Win-Win-Situation, die wir alle anstreben.
