Das Erntedankfest gibt mir immer die Gelegenheit, einen Schritt zurückzutreten und auf all die Dinge zu schauen, für die ich dankbar bin. Natürlich bin ich auch dankbar für meine Familie, meine Freunde, meine Gesundheit und all die Dinge, die meine Welt ausmachen. Aber darüber hinaus gibt es Dinge im Leben, die ich als "Nettigkeiten" betrachte und die mir das Leben und die Arbeit sehr erleichtern.
In diesem Jahr bin ich besonders dankbar für Ressourcenanfragen. Sie lachen, aber ich meine es ernst. Vor ein paar Jahren war mein Job verrückt und ehrlich gesagt, miserabel. Als PMO-Manager beaufsichtigte ich unser gesamtes PMO und musste dafür sorgen, dass alles reibungslos abläuft. Das Team von Projektmanagern führte den Prozess buchstabengetreu aus, doch irgendwie lieferten wir die Projekte immer wieder zu spät. Wir haben in professionelle Projektmanagement-Schulungen investiert. Ich bin jedes Projekt mit ihnen durchgegangen und habe jedes Detail besprochen. Ich habe mich sogar an Interessenvertreter und Sponsoren gewandt, um ihr Feedback zum Problem zu erhalten. Nichts schien einen Unterschied zu machen. Erst als ich unseren CIO im Aufzug traf und sie beiläufig sagte: "Ich freue mich auf den Start von Project Alpha. Ich bin sicher, dass das ganze Team hart daran gearbeitet hat." Das ganze Team...... die Räder in meinem Kopf zu drehen und die Lösung für mein Problem fiel mir im Nu ein!
Es lag nicht am Projektplan, an der Schulung oder an der Beteiligung des Sponsors. Die Art und Weise, wie wir die Teammitglieder den Projekten zugewiesen haben, war der Übeltäter! Wir würden es den Projektmanagern erlauben, dem Projekt zuzuweisen, wen immer sie wollen, ohne dass sie dafür eine Mitteilung oder Genehmigung des Ressourcenmanagers benötigen. Jetzt fingen die Dinge an, einen Sinn zu ergeben. Dieser informelle Ansatz führte zu großen Lücken, sowohl in der Kommunikation als auch in der Sichtbarkeit. Ohne dass die Funktionsmanager wussten, wo ihre Teammitglieder eingesetzt waren, setzten sie sie zu stark ein. Es stellte sich heraus, dass der Business Analyst Manager keine Ahnung hatte, dass die Projektmanager die Befugnis hatten, seine BAs ihren Projekten zuzuweisen. Der BA-Manager bot sein Team auch für andere Projekte an. Letztendlich wurden seine armen Teammitglieder überbucht, und weder die PMs noch der BA-Manager wussten davon. Igitt!
What to do? It was not our culture to hide work or resource time from employees. We would pride ourselves on having a very open environment. After a quick Internet search, I found my answer; project work authorization. This is a formal process where requests are made to fulfill resource demand on projects. I decided to jump in with both feet. We nimbly changed our process the following week. We also changed our PPM solution to reflect this new process change. Going forward, project managers could select what roles they needed and for how much time. For example, they may have needed a BA, an Engineer, and a Financial Analyst for 25%, 50 %, and 10% of their time, respectively. Easy enough to estimate at a high level. Now that request would go to each functional manager, who was able to look across their team, see exactly what they are committed to, and assign the right people who had true availability. Brilliant!
Ich war auf die Gegenreaktion gefasst, auf die Verärgerung über einen zusätzlichen Schritt, der dem Prozess hinzugefügt wurde. Zu meiner Überraschung waren unsere PMs für diese Änderung dankbar! Es nahm ihnen die Last ab, entscheiden zu müssen, wer woran arbeiten darf, und das Gefühl zu haben, dass sie sich immer für ihre Favoriten entscheiden würden. Hurra! Erfolg! Schon nach wenigen Wochen zeigte sich, dass alle Beteiligten mit der Veränderung zufrieden waren und davon profitierten. Sogar die Teammitglieder waren erleichtert, eine klare Vorstellung davon zu haben, woran sie arbeiten sollten. Ich konnte nicht glauben, dass es so einfach sein kann.
Ein Jahr nach der Umstellung hatten wir den Prozess etwas verfeinert und erlaubten den PMs sogar, bestimmte Teammitglieder anzufordern, mit denen sie gut zusammenarbeiten. Die PMs waren glücklich, die Funktionsmanager begeistert und die Teammitglieder dankbar. Das Beste daran war, dass die Projekte pünktlich ankamen, die Ressourcen korrekt zugewiesen waren, keine überraschenden Ressourcenkosten mehr anfielen und weniger Ressourcen während des Projekts ausgetauscht wurden. Es hat ein Jahr gedauert, aber das war es am Ende wert.
Also ja, seien Sie dankbar für Familie, Freunde und gutes Essen. Und wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie dankbar für Ressourcenanfragen sind, sind Sie nicht allein.
