Diese Blogserie ist Teil unseres Bestrebens, Sie bei der Verbesserung Ihrer Ressourcenplanung zu unterstützen, unabhängig davon, wo Sie sich auf der Kurve der Ressourcenverwaltung und Planungskapazität befinden. In Teil eins dieser Blogserie haben wir die ersten beiden Richtlinien behandelt, bei denen sich alles um Ihre Mitarbeiter dreht:
- Konzentrieren Sie sich zunächst auf Ihre wichtigsten Ressourcen
- Zuweisen und Zuordnen von Ressourcenrollen und Teamzuweisungen
In diesem Blog fassen wir die letzten drei Schritte der Ressourcenplanung zusammen. Diese konzentrieren sich darauf, wie das Savvy PMO Daten nutzt, um nicht nur das Tagesgeschäft zu verwalten, sondern sich auch auf die Zukunft vorzubereiten. Die richtigen Analysen und Berichte helfen Ihnen, Ihre Mitarbeiter kontinuierlich auf die strategische Arbeit auszurichten und das hochwertigste Projekt- und Produktportfolio auf der Grundlage Ihrer Ressourcen- und Budgetbeschränkungen aufzubauen.
Hier sind die Leitlinien 3-5:
3. Grundlegende Analysen und Finanzbuchhaltung ausführen
Sobald Sie Ihre Ressourcen und Rollen in Ihr PPM-System eingegeben und ihnen Arbeit zugewiesen haben, ist es an der Zeit zu ermitteln, wie diese Arbeit den Zielen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. An dieser Stelle beginnt das Savvy PMO mit der Erstellung von Dashboards und Berichten, um eine kontinuierliche Ausrichtung der Ressourcen auf strategische Projekte zu gewährleisten.
Mit der Ressourcenverwaltung können Sie auch die Finanzdaten verfolgen. Sie können sowohl die geplante als auch die tatsächliche Zeit von Mitarbeitern auf der Grundlage der entsprechenden Tarife für diese Arbeit, Ressource oder Ressourcenrolle "berechnen". Als nächstes können Sie erfassen, ob Aufgaben kapitalisiert werden oder nicht, so dass Sie CAPEX und OPEX kategorisieren können, da diese Kosten für Buchhaltungs- und Steuerzwecke unterschiedlich behandelt werden. Darüber hinaus können Sie damit beginnen, frühere Prognosen mit den tatsächlichen Ergebnissen zu vergleichen und die zukünftige Arbeit gegebenenfalls anzupassen.
4. Analysieren Sie Kapazität und Nachfrage
Um Arbeit effizient zuzuweisen oder zukünftige Projekte zu planen, verwenden Sie die Kapazitäts- und Bedarfsplanung. So erhalten Sie in Echtzeit Einblick in die Ressourcenauslastung. Sie können feststellen, für welche Projekte und Aufgaben Personal benötigt wird, den tatsächlichen Bedarf an Ressourcen sowie den zukünftigen Bedarf genau vorhersagen, Entscheidungen über die Anzahl der Mitarbeiter und Einstellungen erleichtern und Einblicke in bestehende oder zukünftige Ressourcenlücken gewinnen.
Dank der rollenbasierten Planung wissen Sie, welche Ressourcen Sie wann benötigen, auch wenn Sie nicht wissen, welche spezifische Ressource für die anstehende Arbeit eingesetzt werden wird. Das Savvy PMO verwendet Projektportfoliomanagement (PPM) Tools, die Kapazität und Bedarf an einem einzigen, flexiblen Ort zusammenführen, um sowohl über- als auch unterausgelastete Teams zu lösen.
5. Neu ausbalancieren, vorhersagen und Strategien für die Zukunft entwickeln
Erfahrene PMOs setzen auch eine Art Kristallkugel ein, um in die Zukunft zu blicken: Was-wäre-wenn-Szenarienplanung. Diese Art der Planung ermöglicht es Ihnen, mehrere Szenarien zu erstellen und sie zu vergleichen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und den größten Nutzen zu erzielen. Nutzen Sie zum Beispiel die Was-wäre-wenn-Szenarienplanung, um:
- Erfassen Sie die Auswirkungen ungeplanter Arbeiten auf das Portfolio
- Wechseln Sie zwischen Ressourcen- und Portfolioszenarien, ohne die Produktionsdaten zu beeinflussen.
- Bestimmen Sie Ihr optimales Portfolio mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen
- Generieren Sie Szenarien auf der Grundlage von Variablen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind.
- Planen Sie Ihr Portfolio neu, wenn sich der Ressourcenbedarf oder die Verfügbarkeit ändert.
- Erstellen Sie das hochwertigste Projekt- und Produktportfolio auf der Grundlage Ihrer Ressourcen- und Budgetbeschränkungen
Je nach Umfang Ihrer PPM-Lösung können Sie sofort auf die Informationen für die vorausschauende Planung von Ressourcenszenarien und die Ressourcenoptimierung nach Portfolio, Projekt, Rolle oder Person zugreifen.
Die Was-wäre-wenn-Szenarienplanung verhindert auch zeitaufwändige manuelle Analysen. Passen Sie das Szenario an, indem Sie die Projekttermine verschieben und Projekte und/oder Rollen ausschließen. Wenn Sie dies aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten - basierend auf Ihren Zielen und den wichtigsten Einschränkungen - finden Sie vielleicht mehr Kapazitäten, um dieses strategische Projekt in Angriff zu nehmen.
Da haben Sie es: Die fünf Richtlinien von The Savvy PMO für eine erfolgreiche Ressourcenplanung. Nutzen Sie sie bei guter Gesundheit und beobachten Sie, wie die Gesundheit und der Wert Ihres Portfolios wachsen:
- Konzentrieren Sie sich zuerst auf Ihre wichtigsten Ressourcen
- Zuweisen und Zuordnen von Ressourcenrollen und Teamzuweisungen
- Führen Sie grundlegende Analysen durch und berücksichtigen Sie Finanzdaten
- Analysieren Sie Kapazität und Nachfrage
- Neu ausbalancieren, vorhersagen und Strategien für die Zukunft entwickeln
Für weitere Details zu allen fünf Schritten und eine hilfreiche Checkliste laden Sie das vollständige eBook herunter: "The Savvy PMO's Guide to Resource Planning."
