Among the most important – and indeed, also the most challenging – aspects of project and program management is developing, executing and optimizing a resource management plan.
What is a Resource Management Plan?
Ein Ressourcenmanagementplan besteht in der Regel aus mehreren Dokumenten und befasst sich mit den folgenden Kernzielen:
- Centralizing and streamlining demand intake.
- Optimizing program and project portfolio resource capacity.
- Wir stellen sicher, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit und zu den richtigen Kosten an den richtigen Projekten arbeiten.
- Neuzuteilung von Ressourcen aufgrund interner und externer Veränderungen und als Folge von sich ändernden Strategien und Prioritäten.
Enterprise Resource Management Prozess
There is no generic “one-size-fits-all” approach to managing resources. Due to a variety of details, what is feasible and functional in one enterprise may not apply to another. Generally however, as a foundation many organizations adopt the resource management process endorsed by the Project Management Institute in its Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide – Sixth Edition, 2017). There are six processes in this knowledge area: Plan Resource Management, Estimate Activity Resources, Acquire Resources, Develop Team, Manage Team, and Control Resources. Each of these is briefly discussed below.
- Plan Resource Management: Identifying the roles and responsibilities of all resources. Often, this is captured by an organizational breakdown structure or a RACI matrix.
- Schätzen Sie die Aktivitätsressourcen: Identifizierung von menschlichen und physischen (z.B. Technologie, Ausrüstung, etc.), die für die Durchführung des Programms oder Projekts erforderlich sind.
- Acquire Resources: Providing guidance on how to obtain the resources that are required to carry out the program or project.
- Team entwickeln: Sicherstellen, dass die Teammitglieder gut ausgebildet sind und zusammenarbeiten. Die Bedeutung dieses Aspekts kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden, insbesondere in komplexen, kundenorientierten und termingebundenen IT-Unternehmen. Aus diesem Grund ist es klug und strategisch, einen robusten IT-Ressourcenmanagementplan zu entwickeln - statt eines oberflächlichen Plans, der innerhalb von Wochen oder sogar Tagen nach seiner Erstellung ignoriert wird oder veraltet ist.
- Team verwalten: Identifizieren Sie, wie Teammitglieder kategorisiert, an Bord genommen, verwaltet und schließlich entlassen oder neu zugewiesen werden sollten. Dieser Prozess umfasst auch Methoden und Strategien zur Anerkennung und Belohnung von Mitarbeitern. Wie von Gallup empfohlen: "Anerkennung am Arbeitsplatz motiviert, vermittelt das Gefühl, etwas erreicht zu haben, und gibt den Mitarbeitern das Gefühl, für ihre Arbeit geschätzt zu werden. Anerkennung steigert nicht nur das individuelle Engagement der Mitarbeiter, sondern erhöht auch die Produktivität und die Loyalität gegenüber dem Unternehmen, was zu einer höheren Mitarbeiterbindung führt."
- Ressourcen kontrollieren: Sicherstellen, dass die dem Programm oder Projekt zugewiesenen physischen Ressourcen wie geplant verfügbar sind. Zu diesem Prozess gehört auch der Vergleich der tatsächlichen Auslastung der Ressourcen mit der prognostizierten Auslastung und die Entwicklung einer Team-Charta (die im nächsten Abschnitt besprochen wird).
Team Charter
A team charter highlights the team’s core values and operating guidelines, along with identifying types of behavior that are unacceptable — such as abusive language or bullying, unexplained lateness or absences, failing to follow proper information security rules, and so on. Ideally, the team charter is developed by all team members, who each have an opportunity to contribute and share their views. Some organizations also have team members sign the team charter, which is more of a symbolic gesture (albeit a meaningful one) than an official or legal affirmation.
Resource Management Plan Best Practices
Organizations of all sizes – from large enterprises to smaller firms – are encouraged to adopt the following best practices for managing resources:
- Konsultieren Sie verschiedene Quellen und Interessengruppen, um die Verfügbarkeit von Ressourcen und Kosten genau abzuschätzen. Ein bloßes "Raten" kann zu unliebsamen Überraschungen führen, z.B. wenn wichtige Ressourcen nicht oder nur zu hohen Kosten verfügbar sind. Klicken Sie hier für ein Beispiel .
- Use a tool like a RACI matrix to identify resources. RACI is an acronym that stands for: responsible (who has ownership of a task), accountable (who has authority to make decisions for tasks), consulted (who should be consulted to carry out the tasks), and informed (who should be informed as tasks are being carried out).
- Analyze and optimize workflows to make team members as efficient as possible. Establish a standard and uniform approach to prioritizing work.
- Ensure that team members are not overloaded and overwhelmed as they race from one task to another. As psychologists have pointed out, there is actually no such thing as multitasking. Understanding where, when and how to best utilize resources can be the difference between an engaged team member, and one who is heading for the exit.
- Make time reporting as simple, fast and standardized by using timesheets, which track actual minutes, hours and/or days of work on individual work items. Once approval is granted, time is reflected in the associated program or project, and the updated completion (expressed as a percentage) is displayed on individual work items.
- Speaking of time: remember to account for non-program or non-project time, such as vacations, paid time off, and so on.
- Verwenden Sie Software zur Ressourcenverwaltung , die es Entscheidungsträgern (d.h. Ressourcenmanager oder jedes andere autorisierte Teammitglied), um die Ressourcenzuweisungen auf Projektebene über die Dauer des Projekts oder Programms zu definieren und die Zuweisungslast nach Periode anzupassen. Dies hilft den Entscheidungsträgern zu erkennen, wo sie Ressourcen einstellen oder umschulen müssen, und es erleichtert auch den Genehmigungsentscheidungsprozess.
Ein letztes Wort
It is important to bear in mind that developing a resource management plan is not a static one-time event that takes places before an initiative launches. It is an ongoing effort, and it is pivotal to helping programs and projects stay on schedule and in budget, keep team members engaged and productive, and achieve all expected business goals.
