Und wir sind zurück mit dem spannenden Abschluss unserer 3-teiligen Blogserie über Ressourcenmanagement. Wir haben bereits einen Blick darauf geworfen, wie wir eine Grundlage schaffen und unsere aktuelle Arbeitsbelastung erfassen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie wir unser Projektportfolio optimieren und ausrichten, um die größtmögliche Effizienz aus unseren Mitarbeitern herauszuholen. Keine Sorge - wir werden nicht zu viel Druck ausüben.
Sobald wir über ein aktuelles Bild unserer Arbeitsbelastung hinausgehen, können die Dinge schnell aus dem Ruder laufen. Es gibt ständig neue Arbeitsanfragen, Projektmanager, die Mitarbeiter für ihre Projekte benötigen, und natürlich müssen wir sicherstellen, dass wir den Projekten die richtigen Mitarbeiter zuweisen (z.B. benötigt dieses Projekt wirklich 10 Stunden der Zeit eines DBAs?). Wir müssen das alles in den Griff bekommen. Zum Glück für Sie ist Innotas zur Stelle.
Wir werden einen Blick auf einige Bereiche werfen:
- Eingehende Projektnachfrage verwalten
- Planung mit Was-wäre-wenn-Szenarien
- Erfassen von Ist-Werten
Wir werden uns kurz fassen und auf den Punkt kommen, also lassen Sie uns eintauchen.
Eingehende Projektnachfrage verwalten
Nur weil wir unser derzeitiges Arbeitspensum erfasst haben, heißt das nicht, dass nie mehr Arbeit auf uns zukommen wird, aber es bedeutet, dass wir entsprechend planen und die Erwartungen der Auftraggeber festlegen können.
Wenn neue Anträge bei uns eingehen, müssen sie einen ordnungsgemäßen Genehmigungsprozess durchlaufen, der auch eine Bewertungskomponente enthält. Innotas bietet Funktionen zur Verwaltung von Anfragen sowie konfigurierbare Scoring-Profile. Wir konzentrieren uns hier nicht auf das Scoring, aber in unserem eBook über Scoring und Priorisierung finden Sie viele Details zu diesem Thema. Das Scoring wird uns dabei helfen, uns an einem allgemein akzeptierten Projektbewertungsrahmen zu orientieren, der uns dabei hilft, die richtige Arbeit zur Ausführung auszuwählen.
Wenn diese Anfragen eintreffen, müssen wir die Rollenanforderungen erfassen, um zu sehen, wie sie sich auf unseren Ressourcenpool auswirken werden. Dazu gehören:
- Rolle (Projektleiter, Business Analyst, etc.)
- Voraussichtliches Anfangs- und Enddatum für die Rolle
- Geschätzte Anzahl der benötigten Stunden oder Mitarbeiterzahl/FTE für jede Rolle
Mit Innotas können wir diese Projekte in einem Planungsstadium erstellen, so dass wir den Bedarf an Ressourcen abschätzen können und, wie wir im nächsten Abschnitt sehen werden, verstehen, was passiert, wenn diese Projekte ins Spiel kommen.
Was-wäre-wenn-Planung
Nachdem wir nun festgelegt haben, welche Projekte wir auf der Grundlage unseres Scoring- und Priorisierungsrahmens vorantreiben wollen, und auch die Rollenanforderungen für diese vorgeschlagenen Projekte erfasst haben, müssen wir verstehen, welche Auswirkungen sie auf unsere aktuelle Arbeitsbelastung haben werden. Wann können wir es mit ihnen aufnehmen? Wer ist verfügbar, um daran zu arbeiten? Wir möchten dies nicht mit den aktuellen Daten tun, da wir mit mehreren Szenarien spielen werden. Wir brauchen eine Workbench, um mit diesen Daten zu spielen und sie sinnvoll zu nutzen.
Innotas bietet eine leistungsstarke WENN-Workbench, mit der Sie einige Dinge tun können:
- Projekte im aktuellen Portfolio ausschließen und einschließen
- Verschieben Sie Zeitpläne von Projekten und die zugewiesenen Rollen und Ressourcen
- Ressourcen zu Projekten zuweisen
- Betrachten Sie Kapazität und Bedarf aus der Projekt-, Rollen- und Ressourcenperspektive zusammen mit live aktualisierten Diagrammen
- Erstellen Sie mehrere Szenarien, um uns Optionen zu bieten
Hier ist es in Aktion:
Mit der What-If-Workbench können wir unseren Ressourcenpool im Hinblick auf die Nachfrage nach Arbeit jetzt und in Zukunft optimieren. Es wird uns helfen, unseren Projektplan zu planen und die Auswirkungen der eingehenden Nachfrage und die Verschiebungen zu verstehen, die möglicherweise vorgenommen werden müssen, um Arbeiten mit höherer Priorität zu übernehmen.
Bis jetzt ist das fantastisch. Wir haben eine Grundlage für unsere tatsächliche Kapazität geschaffen, unsere aktuelle Arbeitslast dagegen gestellt und verwalten nun die eingehende Nachfrage und die Repriorisierungen. Wie können wir noch besser werden? Werfen wir einen Blick auf die Erfassung von Ist-Werten.
Erfassen von Ist-Werten
Bislang haben wir uns nur mit Schätzungen darüber beschäftigt, wie viel Zeit die Arbeit in Anspruch nimmt. Und obwohl wir ziemlich gut darin sind, diese Schätzungen vorzunehmen, wollen wir noch besser darin werden. Die einzige Möglichkeit, dies zu tun, ist die Erfassung der tatsächlichen Zeit im Vergleich zu der Arbeit, die wir eingerichtet haben, egal ob es sich um ein Projekt oder einen Betrieb handelt.
Innotas bietet die Möglichkeit, die Zeit für alle bisher eingerichteten Elemente zu erfassen. So können wir im Laufe der Zeit sehen, wie gut wir unsere Projekte einschätzen, und wenn wir ein wenig daneben liegen, können wir diese Schätzungen korrigieren, um ein noch besseres Bild von unserer tatsächlichen Kapazität zu erhalten.
Fazit
Dies ist der Abschluss unserer 3-teiligen Serie über Ressourcenmanagement. Wir hoffen, dass Ihnen dies zumindest einen Denkanstoß für Ihre eigene Initiative zum Ressourcenmanagement gegeben hat.
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