Et nous sommes de retour avec la conclusion passionnante de notre série de blogs sur la gestion des ressources en 3 parties. Nous avons déjà jeté un coup d'œil à l'établissement d'une base et à la saisie de notre charge de travail actuelle. Dans ce billet, nous allons explorer comment nous parvenons à optimiser et à aligner notre portefeuille de projets pour tirer le maximum d'efficacité de notre personnel. Ne vous inquiétez pas - nous ne serrerons pas trop fort.
Maintenant, une fois que nous dépassons la simple image actuelle de notre charge de travail, les choses peuvent rapidement devenir incontrôlables. Il y a constamment des demandes de travail entrantes, des chefs de projet qui ont besoin que leurs projets soient pourvus en personnel et, bien sûr, nous devons nous assurer que nous affectons les personnes aux projets de manière appropriée (par ex. ce projet prend-il vraiment 10 heures du temps d'un DBA ?). Nous devons gérer tout cela. Heureusement pour vous, Innotas est à votre disposition.
Nous allons nous pencher sur quelques domaines :
- Gestion de la demande de projets entrants
- Planification de scénarios d'hypothèses (« What-If »)
- Saisir les données réelles
Nous allons rester concis et précis, alors plongeons dans le vif du sujet.
Gestion de la demande de projets entrants
Le fait d'avoir maîtrisé notre charge de travail actuelle ne signifie pas que nous n'aurons jamais plus de travail, mais cela signifie que nous pouvons le planifier de manière appropriée et fixer des attentes avec les parties demandeuses.
Au fur et à mesure que de nouvelles demandes nous parviennent, elles devront passer par un processus d'approbation adéquat qui comprend un élément de notation. Innotas fournit une fonctionnalité de gestion des demandes ainsi que des profils de notation configurables. Nous ne nous concentrons pas sur le scoring ici, mais consultez notre eBook sur le scoring et la priorisation pour obtenir beaucoup de détails dans ce domaine. La notation nous aidera à maintenir l'alignement avec un cadre de notation de projet généralement accepté, ce qui nous aidera à choisir le bon travail pour l'exécution.
Au fur et à mesure que ces demandes arrivent, afin de voir comment elles vont impacter notre pool de ressources, nous devons capturer les exigences des rôles. Cela inclut :
- Rôle (chef de projet, analyste commercial, etc.)
- Date estimée de début et de fin du rôle
- Estimation du nombre d'heures ou de l'effectif/ETP nécessaire pour chaque rôle
Innotas nous permet de créer ces projets au stade de la planification afin de pouvoir estimer les besoins en ressources et, comme nous le verrons dans la prochaine section, de comprendre ce qui se passe lorsque ces projets entrent en jeu.
Planification d'éventualités
Maintenant que nous avons déterminé les projets à mettre en œuvre sur la base de notre cadre de notation et de priorisation et que nous avons également saisi les exigences de rôle pour ces projets proposés, nous devons comprendre l'impact qu'ils auront sur notre charge de travail actuelle. Quand pouvons-nous les prendre en charge ? Qui est disponible pour y travailler ? Nous ne voulons pas faire cela avec les données réelles car nous allons jouer avec plusieurs scénarios. Nous avons besoin d'un banc de travail pour jouer avec ces données et leur donner du sens.
Innotas fournit un puissant atelier d'analyse d'hypothèses qui vous permet de faire plusieurs choses :
- Exclure et inclure des projets dans le portefeuille actuel
- Déplacer les échéances des projets et les rôles et ressources assignés
- Affecter des ressources aux projets
- Visualisez la capacité et la demande du point de vue des projets, des rôles et des ressources, ainsi que des graphiques mis à jour en direct.
- Créer des scénarios multiples pour nous fournir des options
Le voici en action :
L'atelier "What-If" nous permettra d'optimiser notre pool de ressources par rapport à la demande de travail actuelle et future. Il nous aidera à planifier notre feuille de route de projets et à comprendre l'impact de la demande entrante et les changements qui pourraient devoir avoir lieu afin de prendre en charge des travaux plus prioritaires.
C'est fantastique jusqu'à présent. Nous avons jeté les bases de notre capacité réelle, nous y avons ajouté notre charge de travail actuelle et nous gérons maintenant la demande entrante et les réorganisations. Comment pouvons-nous devenir encore meilleurs ? Jetons un coup d'oeil à la saisie des données réelles.
Capturer les données réelles
Jusqu'à présent, nous n'avons examiné que les estimations du temps nécessaire à la réalisation d'un travail. Et bien que nous soyons assez bons pour faire ces estimations, nous voulons nous améliorer. La seule façon d'y parvenir est de capturer le temps réel par rapport au travail que nous avons établi, qu'il s'agisse d'un projet ou d'une opération.
Innotas offre la possibilité de suivre le temps par rapport à tous les éléments que nous avons configurés jusqu'à présent. Ainsi, à mesure que nous avançons, nous pouvons voir à quel point nous estimons bien nos projets et, si nous sommes un peu à côté de la plaque, corriger ces estimations pour obtenir une image encore meilleure de notre véritable capacité.
Conclusion
Ceci conclut notre série de 3 parties sur la gestion des ressources. Nous espérons que cela vous aura au moins donné matière à réflexion dans le cadre de votre propre initiative de gestion des ressources.
