Von: George Shaheen, Verkaufsberater & Product Evangelist bei Innotas
In Teil 1 dieser Serie haben wir einen Blick darauf geworfen, wie wir die Grundlage für ein erfolgreiches Ressourcenmanagement legen, indem wir jeden unserer Mitarbeiter und seine Eigenschaften dokumentieren, Unternehmenskalender erstellen und schließlich die Zeit außerhalb des Büros festlegen.
Auf dieser soliden Grundlage werden wir ein Bild davon entwerfen, wo wir heute stehen. Aber bevor wir das tun können, wie definieren wir die aktuelle Arbeitsbelastung? Hier ist eine einfache Gleichung, um unsere Gedanken zu fokussieren:
Aktuelle Arbeitsbelastung = (Projektarbeit) + (Operative Arbeit)
Lassen Sie uns einen Blick auf jedes dieser Stücke werfen.
Projektarbeit
Wir definieren Projektarbeit als Arbeit, die einen bestimmten Anfang und ein bestimmtes Ende hat, mit einem definierten und spezifischen Ziel. Einige Beispiele sind Projekte zur Anwendungsimplementierung, Projekte zur Verbesserung von Geschäftsprozessen oder Projekte zur Aufrüstung von Unternehmens-Workstations. Wir müssen die Nachfrage verstehen, die diese Projekte auf unsere wahre Kapazität/Angebot ausüben.
Dazu benötigen wir mindestens die folgenden Informationen für jedes laufende und geplante Projekt (damit wir den Bedarf in der Zukunft sehen können):
- Projekttitel
- Jede Rolle, die das Projekt benötigt (z.B. Projektmanager, Geschäftsanalytiker usw.): Für jede Rolle benötigen wir das Startdatum, das Enddatum und die Anzahl der Mitarbeiter/FTE oder die Anzahl der benötigten Stunden.
- Jede Ressource, die die definierten Rollen erfüllt (z.B. Joe ist der Projektmanager, Jane ist die Business-Analystin usw.): Für jede Ressource benötigen wir das Startdatum, das Enddatum und die Anzahl der zugewiesenen Mitarbeiter/FTE oder Stunden.
Innotas ist standardmäßig in der Lage, die oben genannten Daten sowie zahlreiche weitere Projektattribute zu erfassen (wir werden diese in Teil 3 dieser Serie näher erläutern). Darüber hinaus können Sie mit Innotas die Zeit, die Ihre Ressourcen für ein Projekt aufwenden, besser nachvollziehen. So können Sie zeigen, wie verschiedene Ressourcen mehr Zeit in verschiedenen Bereichen des Projekts verbringen. Ein Business-Analyst wird zum Beispiel mehr Stunden zu Beginn eines Projekts verbringen als in der Mitte oder am Ende. So erhalten Sie ein noch genaueres Bild davon, wo die Ressourcenbeschränkungen zu finden sind.
Operative Arbeit
Die zweite Gruppe von Arbeit, die wir erfassen müssen, ist die operative Arbeit. Wir definieren operative Arbeit als laufende, unspezifische Arbeit. Das heißt, es gibt kein Anfangs- oder Enddatum für diese Arbeit, und wir machen uns keine allzu großen Gedanken darüber, was genau wir tun (zum Beispiel ein Telefon reparieren). Aus einer übergeordneten Perspektive des Ressourcenmanagements sind wir mehr damit beschäftigt, wie viel Zeit wir für bestimmte Arten von Arbeit aufwenden. Wir erfassen diese Arbeit also kategorisch, wobei die Kategorien das sind, was für Ihr Unternehmen wichtig ist. Einige Beispiele hierfür sind Zeit für Helpdesk-Arbeit, eine bestimmte Anwendung oder Infrastrukturarbeit.
Wir benötigen mindestens die folgenden Informationen:
- Kategorie Titel (z.B. SAP, Infrastruktur, Helpdesk, etc)
- Jede Rolle der Kategorie erfordert (z.B. Netzwerktechniker, Junior-Helpdesk-Techniker usw.): Für jede Rolle benötigen wir die Anzahl der Mitarbeiter/FTE oder die Anzahl der benötigten Stunden.
- Jede Ressource, die die definierten Rollen erfüllt (z.B. Joe ist der Netzwerktechniker, Jane ist Helpdesk-Technikerin usw.): Für jede Ressource benötigen wir die Anzahl der Mitarbeiter/FTE oder die Anzahl der zugewiesenen Stunden.
Mit Innotas können Sie diese Kategorien oder Arbeitsbereiche definieren, ihnen die entsprechenden Rollen und Ressourcen zuweisen und die Zeit festlegen, die sie dort verbringen. Mit zunehmender Erfahrung erlaubt Innotas auch die Definition von Unterkategorien für die Arbeit. So können Sie beispielsweise die für SAP aufgewendete Zeit nach Fehlerbehebungen oder Erweiterungen aufschlüsseln.
Was nun?
OK, wir haben also all diese wunderbaren Daten erfasst. Großartig. Aber es ist ziemlich nutzlos, wenn wir nicht auf eine sinnvolle Weise darüber berichten können. Innotas bietet detaillierte Kapazitäts- und Nachfragebildschirme, die Ihnen zeigen, wie Ihre Ressourcen derzeit aus der Ressourcen-, Rollen- und Projektperspektive zugewiesen sind, und zwar für jeden Zeitraum, auf jeder Granularitätsebene, für jede Gruppe von Rollen, Ressourcen oder Projekten.
Anhand dieser Bildschirme können wir sehen, wie wir im Vergleich zu unserer tatsächlichen Kapazität jetzt und in Zukunft in Bezug auf Ressourcen, Rollen und Projekte dastehen. Wir wissen jetzt, woran wir in der gesamten Organisation arbeiten. Dies sind jedoch ziemlich statische Berichte... wie können wir also mit den Daten spielen, um zu sehen, was passiert, wenn wir ein Projekt abbrechen? Oder die Zeitachse ändern? Oder es kommt ein Projekt mit höherer Priorität, das wir erledigen müssen? Was passiert, wenn jemand in Urlaub geht? Welche Projekte sind davon betroffen?
Für Antworten auf diese Fragen müssen Sie auf Teil 3 dieser Serie warten, in dem wir über die Optimierung, Anpassung und Effizienz mit einigen leistungsstarken Innotas Funktionen sprechen.
In Teil 3 dieser Serie werden wir untersuchen, wie Sie Ihre Ressourcen optimieren und aufeinander abstimmen können.
Sehen Sie sich unseren On-Demand-Webcast "Der intelligente Ansatz für das IT-Ressourcenmanagement."
Ähnliche Beiträge
