Wenn es um die Planung von Projekten geht, verwenden Unternehmen oft Tabellen und Vorlagen für die Planung von Ressourcenkapazitäten, um zu verstehen, wie der Bedarf mit den verfügbaren Ressourcen verglichen wird. Die Einrichtung kann langwierig und mühsam sein. Am Ende haben Sie die Registerkarten mit Informationen und Pivot-Tabellen, die Ihnen helfen, Schlussfolgerungen zu ziehen und Entscheidungen zu treffen.
Tabellenkalkulationen mögen für Unternehmen, die mit der Planung von Ressourcenkapazitäten beginnen, gut geeignet sein. Doch mit dem Fortschreiten des Projektportfolios steigt auch dessen Komplexität, was zu einem zeitaufwändigen, fehleranfälligen Prozess der Ressourcenkapazitätsplanung führt, der die Entscheidungsfindung hemmt und Innovationen ausbremst.
Die Projektportfolio-Management-Landschaft 2017 Bericht stellte fest, dass 86% der Unternehmen gemeinsame Ressourcen sowohl für strategische als auch für operative Aufgaben nutzen. Die 2016 State of Resource Management and Capacity Planning Benchmark Study fand heraus, dass 80% der Unternehmen, die bei der Kapazitätsplanung hervorragend abschneiden, innerhalb von Stunden statt Wochen auf neue Möglichkeiten reagieren können. Im Vergleich dazu mangelt es den Unternehmen mit schlechter Kapazitätsplanung an Transparenz in Bezug auf die Kapazität (64%), sie können die Nachfrage nicht gut priorisieren (63%) und benötigen einen besseren Einblick in die Nachfrage (58%).
Sie haben es nicht nur mit mehr Projekten, mehr Geld auf dem Tisch und höheren Risiken zu tun - Sie müssen auch herausfinden, wie Sie die gemeinsamen Ressourcen optimal nutzen können. Sie müssen wissen, wo Ihre wertvollen Ressourcen ihre Zeit verbringen und gleichzeitig sicherstellen, dass die hochwertigen Projekte besetzt sind. Außerdem muss Ihr Prozess flexibel sein, damit Sie neue Projekte annehmen können, ohne dass dies zu Chaos, Unterbrechungen oder finanziellen Verlusten führt.
Die Quintessenz: Unternehmen müssen lernen, ihre Ressourcenkapazität gut zu verwalten, oder sie riskieren, von der Konkurrenz abgehängt zu werden. Sie brauchen Transparenz und Informationen, die es Ihnen ermöglichen, die richtigen Geschäftsentscheidungen zu treffen. Bringt Sie diese fehleranfällige Tabellenkalkulation ans Ziel? Wahrscheinlich nicht.
Wie kommen Sie also dorthin? Beginnen Sie damit, den aktuellen Zustand zu verstehen. Das ist ein einfacher, aber entscheidender erster Schritt.
Ich empfehle Ihnen, Ihre Verfahren zur Planung der Ressourcenkapazität anhand der folgenden Fragen zu bewerten:
- Setzen wir mithilfe von Tabellenkalkulationen effektiv Prioritäten bei der Nachfrage?
- Wie lange dauert es, bis wir uns an die eingehende Nachfrage anpassen?
- Wie lange brauchen wir, um Ressourcenkapazität und Nachfrage zu vergleichen? Stunden, Tage oder Wochen?
- Sind unsere Daten zeitnah und genau?
- Können wir die Ressourcenkapazität bei laufenden oder geplanten Projekten schnell erfassen?
- Können wir Was-wäre-wenn-Szenarien durchführen?
- Liefern wir mit Hilfe von Tabellenkalkulationen Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets?
Je nachdem, wie Sie diese Fragen beantworten, wird wahrscheinlich entschieden, ob Sie von Tabellenkalkulationen zu einer zweckmäßigeren Lösung wie portfolio and resource management wechseln müssen. Mit dem richtigen Tool können Sie das Ressourcenmanagement und die Kapazitätsplanung vorantreiben, um die Ressourcenkapazität auszugleichen, zu priorisieren und zu planen, und zwar mit einem Echtzeit-Überblick über die zukünftige und laufende Arbeit.
Möchten Sie eine speziell entwickelte Lösung zur Planung der Ressourcenkapazität in Aktion sehen? Ich empfehle Ihnen, sich die Demo zu Portfolio- und Ressourcenmanagement von Planview anzusehen. Es enthält Informationen darüber, wie Sie die Ressourcen und Ausgaben Ihrer Projektportfolios aufeinander abstimmen können, zeigt, wie Siedie Kapazitäten in den Portfolios analysieren und die richtigen Mitarbeiter für die richtige Arbeit einsetzen können, bietet umfassende Einblicke in die IT-Ausgaben, Ressourcen und den Bedarf in Ihrem gesamten Unternehmen und vieles mehr.
