Sie wachen schweißgebadet auf und die Uhr zeigt 2:09Uhr morgens an. Nicht schon wieder! Alles, woran Sie denken können, ist die Tatsache, dass Sie wissen, dass Ihr Projekt niemals fertig werden wird, geschweige denn pünktlich. Hätten Sie zu Beginn des Projekts nur realistische Erwartungen an die Ressourcen gestellt, würden Sie jetzt schlafen, anstatt sich Sorgen zu machen. Sehen Sie, wir alle haben das schon erlebt, und es gibt einige einfache Strategien, die Sie aus dem Panikmodus heraus und zurück ins Traumland bringen.
Some questions I’ll pose and intend on answering are: Where do you start? How? Why? What will you gain through successful resource planning? What are the minimum inputs and what outputs can I expect to provide?
Sie beginnen damit, Ihren Daumen abzulecken und ihn durch die Luft zu ziehen. Das war ein Scherz, aber wenn Sie das versucht haben, lächeln Sie wahrscheinlich und das ist immer eine gute Einstellung, wenn man ein Projekt beginnt. Jetzt mal im Ernst. Versuchen Sie, sich einen möglichst einfachen und wiederholbaren Ressourcenplan vorzustellen.
In my experience, and what I tell customers is this … As a PMO manager and leader you must ensure that projects only get started if the resources are identified and in place before work begins. If there are not enough resources, the project will not move forward.
Let’s face it, if you don’t adhere to this process, your project has little possibility of getting completed on time or on budget. And when that happens, the value of the PMO is minimized in the eyes of the business.
Stattdessen sollten die PMOs die Projektmanager anweisen, einen vorläufigen Zeitplan zu erstellen, aus dem die erforderlichen Ressourcen und die Zeit hervorgehen, die diese Ressourcen für die Fertigstellung des Projekts benötigen. Ich empfehle Projekt- und Ressourcenmanagern oft, diese fünf einfachen Schritte zu unternehmen, um die Planung der Ressourcenkapazität zu verbessern. Hier sind sie in einem Anwendungsfall einer Mission zum Mars.
Step 1: Identifizieren Sie die Rollen und Qualifikationsniveaus, die beteiligt werden müssen
You should kick this off by first identifying what types of people you will need. The basic reference you need to make is by skill set or role. Use historical information and or go through resource SWAG exercise and leverage the right tools to evaluate this information. Here’s what this would look like:
- Astronauts
- Scientists
- Mechanical Engineers
- Robotics Engineered
- Technical staff
Sure, this list may seem too simplistic for an expedition to Mars, but you must start somewhere. By trying to achieve the highest level of planning, you will ease the pain as you move through the cycles required for an approved schedule. Spending the time to determine the roles needed means you can easily move to the next step. Don’t worry, this isn’t set in stone, it’s just a first step.
Step 2: Determine percentage or FTE needed against each role
Durch die Verwendung historischer Informationen in Ihrem Projektmanagement-Informationssystem (PMIS) können Sie die Ergebnisse vergangener Einsätze und die damit verbundenen Anforderungen an die Ressourcen besser verstehen. Sie sollten so realistisch wie möglich sein. Brauchen Sie zehn Astronauten oder können Sie mit acht planen? Reichen für einen Shuttle-Start 25 Ingenieure aus oder brauchen Sie mehr? Recherchieren Sie im Voraus und holen Sie die Genehmigungen ein, die für ein erfolgreiches Space Shuttle erforderlich sind.
Step 3: Align actual people with the roles by considering their capacity/availability
Once you know the roles and percentage of those roles you need, you can start identifying the right people to fill them. Give special consideration when identifying whether they can have a junior skillset or will require someone who has 20 years of experience. For example, you know you need 20 volunteer passengers to take this mission to Mars. I don’t think you will find anyone with experience in this area, so no skillset is required.
Step 4: Present the resource plan to the appropriate stakeholders; get buy-in/approval
Bringing your resource plan to the mission’s steering committee will ensure that you get buy-in and the necessary authority to begin working on the schedule. Completing this step is crucial as you will need resources to help with this. Additionally, you will be gaining leadership respect from this team, which is something every project manager wants and needs to ensure future missions are given the same chance to survive and thrive.
Step 5: Begin work on first draft of the project schedule
Now that you have dedicated resources for the trip to Mars, you can start to build the work breakdown structure (WBS) or schedule. I suggest enlisting assistance from your dedicated resources. Gaining formal approval on the WBS will ensure you can effectively execute the project.
Wenn Sie diese einfachen Schritte befolgen, können Sie damit beginnen, eine kleine Liste von Projekten zu erstellen, die Sie in Angriff nehmen möchten, indem Sie mit den Projekten beginnen, die am sinnvollsten sind und die Sie zuerst priorisieren sollten. Auch hier sollten Sie sich an die Projektmanager wenden, um einen ressourcenintensiven Zeitplan zu erstellen.
Ganz gleich, ob Sie eine Mission zum Mars planen oder das nächste innovative Produkt oder die nächste innovative Dienstleistung auf den Markt bringen - für den Erfolg ist es unerlässlich, dass Sie über die richtigen Mitarbeiter und Fähigkeiten verfügen, um dies zu realisieren.
To learn how Innotas resource management and capacity planning can help, watch a demo.
