Wie oft ertappen Sie sich bei der Arbeit dabei, dass Sie zwischen Registerkarten hin- und herwechseln und nicht in der Lage sind, einen Gedanken zu Ende zu führen, bevor Sie zu etwas anderem übergehen? Sie beantworten eine E-Mail, überprüfen eine Facebook-Benachrichtigung, lesen einen LinkedIn-Artikel und dann - was habe ich nur getan? Ach ja, die Beantwortung dieser E-Mail.
Das ist das digitale Äquivalent dazu, dass man einen Raum betritt und vergisst, warum man ihn betreten musste - und das tun wir die ganze Zeit.
Während des Arbeitstages flattert unser Gehirn zwischen Meetings, E-Mails und Anrufen hin und her und hat kaum Zeit zum Atmen. Während unserer Mittagspausen arbeiten wir, denken über die Arbeit nach oder scrollen auf unserem Handy. Wir machen Multitasking, während wir arbeiten, essen und sogar auf die Toilette gehen.
Am Ende des Tages sind wir erschöpft und haben kaum noch Energie für Hobbys, Sport oder Zeit mit unseren Lieben.
Der ständige Versuch, während der gesamten wachen Zeit Multitasking zu betreiben, macht uns ängstlich, depressiv und sozial isoliert - aber das muss nicht so sein. Der Grund für all diese Probleme ist unsere Unfähigkeit, uns zu konzentrieren, die aus einem Mangel an Zielstrebigkeit resultiert. Wenn wir bewusster mit unserer Zeit und Energie umgehen, können wir den Fokus zurückgewinnen, den wir brauchen, um uns durch die Arbeit wieder erfüllt zu fühlen - und um zu verhindern, dass sie auf andere Bereiche unseres Lebens übergreift.
Aber wie können wir in unserer Arbeit Zielstrebigkeit finden, wenn es so viel zu tun gibt, die ganze Zeit? Es ist nicht einfach - aber es ist möglich. Kanban (ausgesprochen kahn-bahn) ist eine Art, über Arbeit nachzudenken und sie zu verwalten, die Disziplin und Fokus in Ihren Arbeitstag bringen kann. Kanban schafft diese Klarheit durch dieses eine Konzept: Visualisieren Sie Ihren Arbeitsablauf. Die Visualisierung Ihres Arbeitsablaufs klingt nach einer allzu simplen Lösung, aber sie kann wahre Wunder bewirken, wenn es darum geht, mit Klarheit und Zielstrebigkeit zu denken und zu arbeiten. Indem es Sie dazu anregt, Arbeitsaufgaben zu identifizieren, zu priorisieren und absichtlich eine nach der anderen zu erledigen, kann Kanban dazu beitragen, die schädlichen Auswirkungen von Multitasking in einer hyper-stimulierten Welt zu bekämpfen.
VISUALISIERUNG UND WARUM SIE WICHTIG IST
Dieses Konzept besteht aus zwei Elementen: Erstens, die Visualisierung. Wir werden jeden Tag mit Textinformationen bombardiert - E-Mails, Texte, Artikel, Benachrichtigungen usw. Es kann sich unmöglich anfühlen, bei all diesen Informationen den Überblick zu behalten - vor allem, wenn Sie versuchen zu entscheiden, woran Sie arbeiten oder wie Sie Ihre Zeit einteilen sollen. Das liegt daran, dass unser Gehirn nicht dafür ausgelegt ist, so viele Textinformationen auf einmal zu verarbeiten. Tatsächlich zeigt die Forschung , dass wir umso weniger in der Lage sind, die Informationen zu filtern, je mehr Informationen wir zu verarbeiten versuchen. Je mehr wir durch Informationen abgelenkt werden, desto weniger sind wir in der Lage, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, was wichtig ist und was nicht - klingt nach einer idealen Arbeitseinstellung, oder?
Glücklicherweise ist unser Gehirn darauf ausgelegt, visuelle Informationen effizient aufzunehmen - je mehr wir also visualisieren, was für uns am wichtigsten ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass wir bei der Sache bleiben und die Dinge erledigen.
KONTROLLE ÜBER IHREN ARBEITSABLAUF (UND WARUM SIE SICH DAFÜR INTERESSIEREN SOLLTEN)
Das zweite Element ist der Arbeitsablauf - bei Kanban geht es darum, die Kontrolle über Ihren Prozess zu erlangen, und das beginnt damit, ihn genau zu visualisieren. Ihr Arbeitsablauf ist der Mechanismus, mit dem die Arbeit von To Do zu Done geht. Ohne Kanban sähen die meisten unserer Arbeitsabläufe in etwa so aus:
Ihr Ziel sollte es sein, diesen Schnörkel in eine gerade Linie zu verwandeln... Das erreichen Sie, indem Sie sich im Voraus überlegen, welche Schritte für eine Arbeit erforderlich sind, und diese dann in dieser Reihenfolge ausführen. Klingt einfach, oder? Aber die meisten unserer Prozesse sind bei weitem nicht linear. Denken Sie an das letzte Projekt, das Sie abgeschlossen haben, und an den Prozess, den Sie durchlaufen haben, um von "To Do" zu "Done" zu gelangen - war er linear? Lief der Prozess reibungslos ab, oder gab es immer wieder Unterbrechungen und Rückschritte? Haben Sie es rechtzeitig fertiggestellt oder haben Sie länger gebraucht als erwartet?
KANBAN BASICS: BRETTER UND KARTEN
Da Sie nun das Was von Kanban kennen, lassen Sie uns das Wie besprechen. Kanban verwendet Tafeln - Kanban-Tafeln - zur Darstellung Ihres Prozesses und Karten zur Darstellung Ihrer Arbeitsaufgaben. Jede Kanban-Tafel spiegelt eine Version dieses grundlegenden Arbeitsablaufs wider: To Do, Doing und Done.
To Do > Erledigen > Erledigen
Der erste Schritt zur Anwendung von Kanban besteht darin, Ihr Board so anzupassen, dass es Ihren individuellen Prozess genau widerspiegelt. Hier finden Sie einige Beispiele für verschiedene Kanban-Boards für ein Marketingteam, ein Softwareentwicklungsteam und eine Einzelperson, die persönliche Projekte verwaltet.
Marketing: Rückstand > Planung/Recherche > Testen > Implementierung > Analyse > Erledigt
Software-Entwicklung: Backlog > Anforderungen sammeln > Durchführen > QA > Bereitstellen > Erledigt
Individuell: Zu erledigen > Planen > Durchführen > Überprüfen > Erledigt
Wie sieht dieser Prozess für Sie aus? Das können wir Ihnen nicht sagen - aber wir haben eine Übung, die Ihnen dabei helfen kann. Laden Sie unsere Kanban Roadmap herunter, um zu lernen, wie Sie die Schritte in Ihrem Prozess identifizieren und eine Kanban-Tafel entwerfen können, die diesen Prozess widerspiegelt.
WARUM ES FUNKTIONIERT
Kanban macht sich die angeborene Vorliebe unseres Gehirns für die Aufnahme visueller Informationen zunutze. Es hilft uns dabei, unser geistiges Durcheinander zu beseitigen und uns auf die Verwirklichung unserer größeren Ziele zu konzentrieren - etwas, das wir nicht tun können oder wollen, wenn wir uns selbst überlassen sind, denn es steht im Widerspruch zu vielem, was uns über Produktivität beigebracht wurde.
Wir alle kennen Menschen, die mit ihrer Fähigkeit zum Multitasking prahlen: Sie sagen, es sei möglich, ein Webinar zu verfolgen und die Informationen zu behalten, während sie gleichzeitig E-Mails abrufen und ein paar Haushaltsartikel bei Amazon bestellen. Inzwischen sollten Sie die Ineffizienz dieses Verhaltens erkennen - Sie wissen, dass die Person wahrscheinlich nur das Wesentliche aus dem Webinar behalten hat, dass sie wahrscheinlich ein paar Fehler bei der Beantwortung von E-Mails gemacht hat und dass sie höchstwahrscheinlich ein paar wichtige Artikel auf ihrer Amazon-Liste vergessen hat. Und warum? Weil sie bei diesen Aktivitäten nicht ihr ganzes Gehirn eingesetzt haben.
Multitasking ist ein stiller Produktivitätskiller, der als "Life Hack" getarnt ist. In dem Buch Organize Your Mind, Organize Your Life , beschreiben die Autoren Dr. Paul Hammerness und Margaret Moore, wie Multitasking das Risiko erhöht, Fehler zu machen und wichtige Informationen und Hinweise zu übersehen. Ihre Forschungen zeigen, dass Menschen, die Multitasking betreiben, weniger wahrscheinlich Informationen im Arbeitsgedächtnis behalten, was Problemlösungen und Kreativität behindern kann. Igitt!
Das Gegenmittel zum Multitasking ist natürlich single-tasking, oder wie die Autoren es nennen, set shifting. Das Verschieben von Aufgaben bedeutet, dass wir uns auf die Erledigung einer Aufgabe nach der anderen konzentrieren und uns erst dann aktiv und absichtlich der nächsten Aufgabe zuwenden, wenn die erste Aufgabe erledigt ist. Wenn Sie sich darin üben, den Fokus Ihres Gehirns auf die anstehende Aufgabe zu richten, können Sie diese besser erledigen.
Natürlich lässt sich das Multitasking bei der Arbeit nicht von heute auf morgen abstellen. Wir müssen unser Gehirn aktiv trainieren, damit es sich nicht mehr nach der Stimulation durch Multitasking sehnt, sondern stattdessen die Freiheit und Klarheit genießt, eine Sache auf einmal zu erledigen. Kanban kann Ihnen diesen Übergang erleichtern. Im Laufe der Zeit wird die Verwendung von Kanban zur Verwaltung Ihrer Arbeit Ihnen helfen, die Praxis des Single-Tasking zu beherrschen - sich auf die Erledigung einer Aufgabe zur gleichen Zeit zu konzentrieren. Dadurch werden Sie nicht nur produktiver, sondern Ihr Gehirn wird auch glücklicher und gesünder.
Weitere Informationen
Um mit Kanban zu beginnen, laden Sie unsere Kanban Roadmap herunter und folgen Sie den darin enthaltenen Übungen, um Ihre erste Kanban-Tafel zu erstellen. Weitere Informationen über Kanban finden Sie in der Kategorie Lean und Agile im Planview Blog.
