Für fast jedes Team, das intelligenter arbeiten und die Produktivität steigern will, ist Technologie Teil der Lösung - und des Problems. Untersuchungen haben gezeigt, dass Projektmanager den Bedarf an neuen Technologien zur Unterstützung einer effektiven Arbeitsweise erkennen. Aber in Wirklichkeit hat nur die Hälfte von ihnen neue Tools eingeführt, um die Produktivität zu steigern und Zeit zu sparen.
Je mehr Menschen erkennen, dass traditionelle Tools wie E-Mail oder Tabellenkalkulationen nicht mehr zweckmäßig sind, desto deutlicher wird die Notwendigkeit einer Strategie für den Einsatz von Technologie im Team. Hier sind drei Taktiken, um Technologie zu einem Teil der Lösung für Ihr Team zu machen:
[Organisation] Ein virtuelles Büro einrichten
[Methoden] Weniger, bessere Werkzeuge verwenden
[Kommunikation] Weg von der E-Mail
Genauso wie Ihre Teammitglieder wissen, wo sich Ihr Büro mit all seinen Vorzügen befindet, ist es heutzutage genauso wichtig zu wissen, wo Sie Ihr virtuelles Büro finden. Beginnen Sie jedes neue Projekt mit der Definition von einer gemeinsamen Online-Plattform. Ein einziger, zentraler, cloudbasierter Knotenpunkt für die Arbeit Ihres Teams ist genauso wichtig wie der Zugang zu einem Schreibtisch, Besprechungsräumen oder einer Kaffeemaschine. Jedes Mitglied sollte in der Lage sein, sich einzuloggen und sich einen Überblick über das Projekt zu verschaffen, egal wo es sich befindet. Informationen sollten leicht zugänglich sein; Aktualisierungen zu Leistungen, Fristen und Verantwortlichkeiten.
The Bring Your Own trend has the potential to both inject productivity in your project, but also create more confusion. Which channels should we use for communication? Where to store all important documents? How do we secure that everyone has access to the latest version of the plan? By using a single piece of software, rather than multiple tools to manage your projects, you don’t risk loosing pace while trying to determine your protocol. Having one or just a few means there’s less for you and your team to manage, which streamlines processes and helps you all get more things done. Also, the most capable platforms are able to integrate with external apps. It enables a high level of flexibility and customization for the individual team members while securing a centralized and efficient approach.
Die E-Mail frisst die Welt auf. Als Kommunikationsmittel aus den Anfangstagen der Computer-zu-Computer-Kommunikation hat sich die Kunst des E-Mail-Schreibens nicht so offensichtlich weiterentwickelt wie viele andere Aspekte im digitalen Zeitalter. Aber während man noch vor nicht allzu langer Zeit davon ausgehen konnte, dass man den Posteingang ein paar Mal am Tag mit Leichtigkeit durchstöbern kann, ist die Verwaltung von E-Mails heute ein echter Schmerzpunkt. E-Mails sind völlig statisch, sie sind leicht zu ignorieren und bieten keine Transparenz. "Allen antworten" ist nicht gleichbedeutend mit Zusammenarbeit. Wenige Dinge sind leichter zu ignorieren als E-Mail-Threads, an denen mehrere Parteien beteiligt sind. Durch die gemeinsame Nutzung der gesamten Teamkommunikation in einem Collaboration-Tool wird der Bedarf an unnötigen E-Mails erheblich reduziert. Die Kommunikation wird transparent, erhöht das Engagement der Teammitglieder und fördert den Teamgeist. Außerdem lassen sich so frühere Diskussionen leichter wiederfinden, da sie im richtigen Kontext gespeichert werden und nicht nur im Posteingang von jemandem abgelegt sind.
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