Geschrieben von: Brad Egel
Wenn Sie an den Start eines Projekts denken, was fällt Ihnen als erstes ein? Sie beginnen ein neues Projekt, bei dem die Welt noch in Ordnung ist? Ein Neuanfang mit einem neuen Kunden, der begeistert und bereit ist, mit Ihnen auf dem Weg zu einer erfolgreichen Endlösung zusammenzuarbeiten? Ein Neubeginn ohne Probleme, ohne Umfangsvergrößerung und ohne Änderungsaufträge - bis jetzt? Ein neues Projekt, das weder das Budget noch den Zeitplan übersteigt?
Ich denke, es hängt alles davon ab, was uns bei unseren Projekten am meisten frustriert. Unterm Strich ist - zumindest aus meiner Sicht - der Projektstart die beste Gelegenheit, dem Projektkunden von vornherein alles zu sagen. Wir müssen die richtigen Erwartungen setzen, wir müssen sicherstellen, dass alle auf derselben Seite stehen, und wir müssen dafür sorgen, dass der Projektkunde versteht, wie das Projekt ablaufen wird ... wie es sich zu einer endgültigen, erfolgreichen Lösung entwickeln wird, die wir ihm liefern werden.
Um eine effektive und erfolgreiche Projekt-Kickoff-Sitzung zu erreichen und durchzuziehen...
Der Projektmanager- und das Team, falls zu diesem Zeitpunkt ein solches eingesetzt wurde - sollte diese fünf allgemeinen Schritte befolgen:
- Prüfen Sie die Leistungsbeschreibung und alle Unterlagen vor der Beauftragung. Hoffentlich haben Sie eine Leistungsbeschreibung (SOW) oder ein ähnliches Dokument in der Hand, in dem das Projekt, der Preis und der allgemeine Arbeitsaufwand festgelegt sind. Dieses Dokument sollte zumindest eine ausführliche Beschreibung der Projektziele, des Aufwands, der technologischen Anforderungen, der wichtigsten Termine und Ergebnisse sowie der Annahmen enthalten. Auf dieser Grundlage können Sie den ersten Entwurf des Projektplans erstellen und die Aufgaben - und die Personen, die sie ausführen werden - für das gesamte Projekt planen.
- Stellen Sie sich dem Projektkunden vor. Als Nächstes stellen Sie sich dem Projektkunden als die Person vor, die sein Projekt für die restliche Zeit des Auftrags betreuen wird. Da Sie die Leistungsbeschreibung und alle anderen frühen Projektdokumente, die Sie in die Hände bekommen konnten, gründlich studiert haben, sind Sie jetzt vielleicht bereit, dem Projektsponsor Fragen zu stellen, die es Ihnen ermöglichen, Termine und Aufgaben genauer zu bestimmen und vielleicht einige Annahmen zum Projekt zu klären. Der eigentliche Schwerpunkt dieses Schrittes liegt jedoch darin, diese erste Einführung abzuschließen - zu besprechen, wann, wo und wie die Projekt-Kickoff-Sitzung stattfinden wird und wer daran teilnehmen soll. Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie die Details für das Treffen vorbereiten.
- Entwerfen Sie einen Projektplan. Zu diesem Zeitpunkt verfügen Sie über alle Informationen, die Sie wahrscheinlich benötigen, um den ersten richtigen Entwurf des Projektplans zu erstellen. Vielleicht haben Sie keine Namen von Teammitgliedern, aber Sie wissen, welche Arten von Positionen Sie in Ihrem Team besetzen müssen, so dass Sie sich auf sie durch Titel statt durch Namen beziehen können. Der Schlüssel liegt darin, dass es so nah wie möglich an der Fertigstellung und dem Beginn des Projekts aussieht, um dem Kunden das Vertrauen zu geben, dass Sie und Ihr Team die Arbeit richtig erledigen können.
- Stellen Sie ein Präsentationsdeck zusammen und lassen Sie es vom Kunden prüfen. Was Sie zusammenstellen und wie formell es wird, hängt wirklich von Ihnen, Ihren organisatorischen Praktiken und Richtlinien sowie von den Vorlieben Ihrer Kunden ab. (Ich gebe diese Informationen gerne im Voraus an den Projektsponsor weiter, damit es während des Treffens keine Überraschungen gibt und ich von dieser Person ein Feedback erhalten kann, wenn sie meint, dass es noch andere Punkte gibt, die sie gerne abdecken würde). Ich entscheide mich in der Regel für eine PowerPoint-Präsentation mit 15-30 Folien, die Folgendes enthält:
- Allgemeiner Projektzweck / Ziele
- Wichtige Daten und Meilensteine
- Annahmen
- Prozess der Änderungskontrolle
- Methodik des Projektmanagements
- Führen Sie die Sitzung durch und legen Sie die nächsten Schritte fest. Führen Sie schließlich die eigentliche Projekt-Kickoff-Sitzung durch. Beschränken Sie die Zahl der Teilnehmer auf ein Minimum, wenn möglich. Sie möchten, dass die richtigen Leute anwesend sind, um Fragen zu stellen und zu beantworten, aber Sie möchten nicht, dass der Raum so voll mit Endbenutzern des Kunden ist, dass es zu einem Treffen zur Erfassung von Anforderungen wird. Ich habe das einmal zugelassen - nie wieder! Wie immer bei einem Projektstatus-Meeting - und die Kickoff-Sitzung ist im Grunde das erste Projektstatus-Meeting - sollten Sie als Projektmanager nach dem Meeting Notizen machen, die an die wichtigsten Beteiligten verteilt werden, um Genauigkeit und ein gemeinsames Verständnis sicherzustellen. Bitten Sie darum, dass Ihnen alle Änderungen oder Ergänzungen innerhalb von 24 Stunden zugesandt werden, dann überarbeiten Sie sie und senden sie erneut. Indem Sie dies umgehend tun, stellen Sie sicher, dass alle Hauptakteure innerhalb von 24 Stunden nach dem Kickoff auf derselben Seite stehen und bereit sind für den Beginn der eigentlichen Arbeit an einem produktiven (und hoffentlich sehr erfolgreichen) Projekteinsatz.
Zusammenfassung / Aufruf zur Eingabe
Um sicherzustellen, dass das Projekt tatsächlich auf dem richtigen Fuß beginnt, sollten Sie den Projektstart so gestalten, dass die notwendigen Fragen beantwortet, Annahmen diskutiert und Erwartungen festgelegt werden. Sie, das Team, alle wichtigen Stakeholder und der Projektkunde müssen aus dieser Kickoff-Sitzung mit realistischen Erwartungen an das Projekt hervorgehen und alle müssen wissen, welche nächsten Schritte wann erfolgen werden.
Was halten Sie von diesen Schritten? Was würden Sie der formellen Projektanlaufsitzung hinzufügen oder daran ändern? Haben Sie Erfolgsgeschichten oder Albträume vom Start der Veranstaltung, die Sie gerne teilen möchten?
