Interview mit Maureen Carlson, Studienleiterin
Fragen, die Jason Maureen stellt:
- Jason:Was haben Sie über die Eigenschaften und die Zusammensetzung von Teams gelernt, die zusammenarbeiten müssen, um in ihren Unternehmen etwas zu erreichen?
Maureen: Es ist interessant, dass mehr als 60% der Menschen Teams von 6 bis mehr als 15 Personen leiten oder an ihnen teilnehmen, und weitere 12% arbeiten mit bis zu 20 Personen an Projekten zusammen. Diese Leute sind nicht unbedingt für Projektmanagement zertifiziert. Tatsächlich sind mehr als 70% nicht zertifiziert und mehr als ein Viertel trägt nicht den offiziellen Titel "Projektmanager"; aber sie leiten oder beteiligen sich täglich an Projekten, um Arbeit zu produzieren. Wir haben die Personen beiläufig als "zufällige" Projektmanager bezeichnet, was meiner Meinung nach auch zutrifft.
Bei den meisten dieser Mitarbeiter handelt es sich ebenfalls um virtuelle oder erweiterte Teams. Die Untersuchung ergab, dass 70% der Projektzusammenarbeit sowohl mit internen als auch mit Externen (Auftragnehmern, Beratern, Agenturen und Kunden) jenseits der Firewall oder außerhalb ihres Unternehmens stattfindet. Diese Teams arbeiten funktionsübergreifend (38%) und mehr als ein Drittel ist geografisch verstreut. Dies ist ein Beweis dafür, dass moderne Teams von Natur aus verstreut sind und ein Tool benötigen, das eine dynamische, schnelllebige Umgebung unterstützt.
- Was sind für sie die größten Hürden bei der Projektzusammenarbeit und welche Auswirkungen haben diese Herausforderungen auf sie und ihr Geschäft?
Im Moment ist die Zusammenarbeit nicht einfach. Sie ist oft unorganisiert, was zu verpassten Terminen und Produktivitätsverlusten führt. Tatsächlich geben 42% an, dass der Rückgriff auf E-Mails das größte Hindernis für die Zusammenarbeit darstellt, gefolgt von der einfachen Zugänglichkeit von Projektinformationen für alle Mitglieder (40%) und dem Wissen, wer verfügbar ist und wer überlastet ist (39%).
Moderne Projekte verlassen sich heute in hohem Maße auf E-Mails, um Dokumente auszutauschen und Projektstatus zu verstehen. Tatsächlich gaben 73% der Teilnehmer an, dass E-Mail ihr wichtigstes Tool für die Zusammenarbeit ist, gefolgt von der Verwendung von Tabellenkalkulationen (62%) und dem Telefon (53%). Diese Methoden sind für die anstehende Aufgabe veraltet. Sie bieten keine Möglichkeit, ihre wichtigsten Bedürfnisse zu erfüllen, darunter: Aktive und kontinuierliche Kommunikation, um alle auf dem gleichen Stand zu halten, Einsicht in den Fortschritt und den Status der Arbeit, effektiver Austausch von Dokumenten, Zusammenarbeit mit externen Teilnehmern, Sichtbarkeit, wer für das nächste Projekt verfügbar ist.
Darunter leidet das Unternehmen in Form von Ineffizienz und Produktivitätseinbußen. Die befragten US-Amerikaner gaben an, dass sie 7 Stunden pro Woche aufgrund von Hindernissen bei der Projektzusammenarbeit verlieren. Das summiert sich schnell. Rechnen Sie nach, das sind 350 Stunden pro Jahr oder zwei volle Monate! Außerdem besteht die Gefahr, dass sie Geschäftsziele und Zeitpläne nicht einhalten (34%), was sich auf das gesamte Unternehmen auswirken kann.
- Sie sagten, dass sie sich hauptsächlich auf E-Mails verlassen, aber was ist ihrer Meinung nach wirklich wichtig, um in einer modernen Arbeitsumgebung zusammenzuarbeiten?
Die Untersuchung zeigt, dass Projektteams, die zusammenarbeiten müssen, eine Vielzahl von Tools ausprobieren (z.B.. Google Drive, Cloud-Laufwerke usw.), aber die meisten Berichte sind uneinheitliche und partielle Lösungen. Projektmitarbeiter gaben an, dass das Wichtigste für die Zusammenarbeit (gleichmäßig gewichtet bei etwa 44%) die gemeinsame Nutzung von Dokumenten (Versionskontrolle und Iteration), die Projektplanung und -terminierung (Gantt Diagramme), die Visualisierung der Arbeitsbelastung, eine All-in-One-Lösung für die Zusammenarbeit (keine separaten Tools) und ein Dashboard zur Verfolgung mehrerer Projekte sind.
Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass jede dieser Aufgaben oder Fähigkeiten für sich genommen interessant ist, aber die Integration der Funktionalität in eine All-in-One-Lösung ist das Allheilmittel. Die Mitarbeiter verwenden heute im Durchschnitt 4.5 Tools, was potenzielle Effizienzsteigerungen behindern kann.
Jason: Vielen Dank, Maureen. Es scheint, dass die Teams von heute die falschen Tools für die Zusammenarbeit verwenden. Das hemmt die Effizienz des Teams, erzeugt Frustration und führt zu doppelter Arbeit. Es ist an der Zeit, dass Projektmitarbeiter und zufällige Projektmanager einen harmonischen Ort finden, an dem sie alle zusammenarbeiten, Aufgaben erledigen und verfolgen und die Arbeit visualisieren können. Dieser Ort ist Projectplace.
Alle Statistiken basieren auf einer unabhängigen nordamerikanischen Umfrage unter 200 Mitarbeitern von Unternehmensprojekten, die von Appleseed Partners durchgeführt und von Planview in Auftrag gegeben wurde.
