The CONNECT Centre for Future Networks wurde gegründet, um Telekommunikationsinnovationen in Irland voranzutreiben. Um eine effiziente organisationsübergreifende Teamarbeit mit allen teilnehmenden Mitgliedern zu ermöglichen, darunter Spitzeneinrichtungen wie das Trinity College, die Dublin City University und das Dublin Institute of Technology, hat CONNECT einen gemeinsamen Online-Arbeitsbereich in Projectplace eingerichtet.
Gemeinsam mit 37 Industriepartnern wird CONNECT eine Grundlage für die irische Forschung und Innovation im Bereich der Telekommunikationsnetze sein und die Entwicklung von drahtlosen, zellularen, 5G- und IoT-Technologien vorantreiben.
Aufgrund der großen Anzahl von Organisationen, die an dem Projekt beteiligt sind, und der Notwendigkeit, sensible Informationen zu schützen, wurde die Zusammenarbeit als eine der größten Herausforderungen erkannt.
"Ohne den Einsatz einer effektiven Kommunikationsplattform liefen wir Gefahr, dass wir am Ende mit unterschiedlichen Teams arbeiten, die unabhängig voneinander und ohne jegliche Zusammenarbeit zwischen den Institutionen arbeiten", sagte Dr. Frank Smyth, Executive Director von CONNECT. "Unser Betrieb ist ziemlich einzigartig, da so viele Organisationen an verschiedenen Projekten beteiligt sind. Wir brauchten eine Plattform, die alle Elemente der Projekte zusammenführt und die von der gesamten CONNECT-Organisation genutzt werden kann, vom Forschungsteam bis hin zu Betrieb und Personalwesen."
CONNECT hat sich für ProjectPlace entschieden, nachdem wir umfangreiche Recherchen zu den verschiedenen Tools für die Zusammenarbeit und für das Projektmanagement durchgeführt hatten.
"Wir werden die Mailinglisten abschaffen und die gesamte Kommunikation auf Projectplace verlagern", so Smyth. "Wir haben sehr schnell erkannt, dass ProjectPlace den größten Nutzen bringt, wenn es von allen genutzt wird, denn es ermöglicht allen, die an einem Projekt arbeiten, einen vollständigen Überblick darüber, wer was wann macht. Der größte Vorteil ist, dass die Teams nahtlos zusammenarbeiten können und alle das Gefühl haben, unter einem Dach zu sein."
Online-Meetingräume ermöglichen es Teams nun, in einer virtuellen Umgebung zusammenzukommen, was die länderübergreifende Zusammenarbeit, Planung und Ausführung von Projekten unter den erwarteten 300 ProjectPlace-Nutzern von CONNECT weiter erleichtert.
Ein weiteres Problem, mit dem sich CONNECT auseinandersetzen musste, war die sichere Verwaltung und Zusammenarbeit an Dokumenten. "Es kann extrem unübersichtlich werden, wenn 30 oder 40 Personen dasselbe Dokument aktualisieren, was zu Chaos führt", so Smyth.
Durch die Speicherung von Dokumenten in der Cloud können alle Mitglieder und Partner Projekte einfach verwalten und Dokumente in der erstklassigen verschlüsselten Umgebung von Projectplace sicher austauschen und bearbeiten, ohne die IT-Systeme ihres Unternehmens miteinander verbinden zu müssen.
"Das klare und einfache Design von Projectplace ermöglicht es uns, mühelos Dokumente auszutauschen und gemeinsam zu bearbeiten, ohne dass wir uns um die Versionskontrolle kümmern müssen. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass jede Partnerorganisation, mit der wir zusammenarbeiten, über einen sicheren Ort verfügt, an dem sie ihre Dokumente und Dateien mit den zuständigen Teammitgliedern austauschen kann, ohne dass die Gefahr besteht, dass sie von unbefugten Benutzern eingesehen werden."
