The CONNECT Centre for Future Networks har bildats för att driva på telekominnovationer i Irland. För att möjliggöra effektivt teamarbete över organisationsgränserna med alla deltagande medlemmar, inklusive toppinstitutioner som Trinity College, Dublin City University och Dublin Institute of Technology, har CONNECT skapat en gemensam arbetsyta online i Projectplace.
Tillsammans med 37 industripartner kommer CONNECT att utgöra en grund för irländsk forskning och innovation inom telekommunikationsnätverk och främja utvecklingen av trådlös, cellulär, 5G- och IoT-teknik.
På grund av det stora antalet organisationer som var involverade i projektet och behovet av att skydda känslig information identifierades samarbete som en viktig utmaning.
"Utan en effektiv kommunikationsplattform riskerade vi att få olika team som arbetade oberoende av varandra utan någon form av samarbete mellan institutionerna", säger Frank Smyth, verkställande direktör för CONNECT. "Vår verksamhet är ganska unik med så många organisationer som deltar i olika projekt. Vi behövde en plattform som skulle samla alla delar av projekten och som kan användas av hela CONNECT-organisationen, från forskningsteamet till verksamheten och HR."
CONNECT valde ProjectPlace efter att ha gjort omfattande undersökningar av olika samarbets- och projektledningsverktyg.
"Vi håller på att avveckla postlistor och flyttar all kommunikation till Projectplace", säger Smyth. "Vi har mycket snabbt insett att ProjectPlace har störst värde när alla använder det, eftersom det gör det möjligt för alla som arbetar med ett projekt att ha fullständig insyn i vem som gör vad och när. De största fördelarna med den är att den hjälper team att arbeta smidigt tillsammans och får alla att känna sig som om de är under samma tak."
Online-mötesrum gör det nu möjligt för team att träffas i en virtuell miljö, vilket ytterligare underlättar samarbete, planering och genomförande av projekt över hela landet bland CONNECT:s förväntade 300 ProjectPlace-användare.
En annan fråga som CONNECT behövde ta itu med var hur man på ett säkert sätt kan hantera och samarbeta kring dokument. "Det kan bli extremt rörigt när 30 eller 40 personer uppdaterar samma dokument, vilket leder till kaos", säger Smyth.
Genom att lagra dokument i molnet kan alla medlemmar och partners enkelt hantera projekt och på ett säkert sätt dela och redigera dokument i Projectplaces topprankade krypterade miljö utan att behöva koppla ihop organisationens IT-system.
"Projectplace har en ren och enkel design som gör att vi enkelt kan dela och samarbeta kring dokument utan att behöva oroa oss för versionskontroll. Dessutom säkerställer det att varje partnerorganisation som vi arbetar med har en säker och mycket säker plats där de kan dela sina dokument och filer med relevanta teammedlemmar, utan att riskera att obehöriga användare kan se dem."
