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Projektportfoliomanagement

The Power of Progress Trend Analysis

Veröffentlicht Von Team AdaptiveWork

Jede Aufgabe, jeder Meilenstein und jedes Projekt in Planview AdaptiveWork verfügt über zwei unschätzbare Parameter, die in der Regel nicht in vollem Umfang genutzt werden: "Erwarteter Fortschritt" und "% abgeschlossen". Der folgende Artikel zeigt, wie die sorgfältige Beobachtung dieser beiden Parameter und der Beziehungen zwischen ihnen jedem Projekt verwertbare Informationen und Erkenntnisse liefert.

Der Parameter 'erwarteter Fortschritt' ist eine Systemberechnung des erwarteten linearen Fortschritts eines Workitems über die Zeit. Wenn die Dauer einer Aufgabe beispielsweise 10 Tage beträgt, berechnet das System den erwarteten Fortschritt nach 4 Tagen als 40%. Der erwartete Fortschritt eines übergeordneten Workitems ist eine gewichtete Aggregation der erwarteten Fortschritte seiner Unterelemente. Planview AdaptiveWork berechnet den erwarteten Fortschritt jedes Mal neu, wenn eine Änderung am Projektstrukturplan (PSP) vorgenommen wird. Zwar kann man darüber streiten, dass der Fortschritt im wirklichen Leben selten linear ist, aber wir sehen, dass der erwartete Fortschritt für praktische Zwecke eine gute Annäherung ist.

Der Parameter '% abgeschlossen' ist ein Benutzerbericht über den Fortschritt, der bis zum heutigen Tag erreicht wurde. Dieser Parameter ist von Natur aus subjektiv und kann verzerrt sein. Die prozentuale Fertigstellung eines übergeordneten Workitems ist eine vom System berechnete gewichtete Aggregation der prozentualen Fertigstellung seiner Unterelemente.  In Anbetracht seiner zweideutigen Natur kann der Prozentsatz niemals genau sein. Wir können nur im Nachhinein wissen, wie viel Zeit/Aufwand für die Erledigung einer Aufgabe erforderlich war und wie schnell wir vorankamen. Dennoch ist es wichtig, dass der vollständige Prozentsatz im gesamten Unternehmen gemeldet wird. In der Praxis ist die Angabe des Fortschritts in 25%-30%-Näherungen für längere Aufgaben gut genug. Bei kürzeren Aufgaben (z.B. 1-2 Tage) sollten sich die Teams nicht um die Aktualisierung von Teilfortschritten kümmern - es reicht, wenn sie nach Abschluss berichten.

Planview AdaptiveWork bietet einen Ampelstatus für ein Arbeitsobjekt, der auf dem Verhältnis zwischen dem Prozentsatz der Fertigstellung und dem erwarteten Fortschritt basiert. Solange der Fertigstellungsgrad innerhalb von 10% des erwarteten Fortschritts liegt, ist die Ampel grün. Bei einer Differenz von mehr als 10% leuchtet eine orangefarbene Ampel auf, und wenn das Fälligkeitsdatum überschritten ist, wird die Ampel rot. Ein gesunder Projektstrukturplan enthält eine Reihe von grünen und orangefarbenen Status, gelegentlich auch rote.

Ich überwache die Statusanzeigen von Planview AdaptiveWork als Teil meiner täglichen Routine. Ich schaue mir die Ampeln auf der Ebene der Meilensteine an und verwende die roten und orangefarbenen Indikatoren, um die Ursachen für Verzögerungen und Engpässe zu ermitteln. Dies ist zwar eine wirksame Praxis, aber man muss sich darüber im Klaren sein, dass eine Momentaufnahme der aktuellen Indikatoren nur einen Teil des Bildes zeigt und irreführend sein kann. Richtig interessant wird die Geschichte, wenn wir beobachten, wie sich der erwartete Fortschritt und der Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeiten im Laufe der Zeit entwickeln.

Zum Beispiel kann ein bestimmter Meilensteinindikator zu einem bestimmten Zeitpunkt grün anzeigen, aber das bedeutet nicht, dass wir auf dem richtigen Weg sind. Vielleicht verlangsamt sich der Fortschritt und wird bald orange? Oder vielleicht ist es grün, weil wir die Fälligkeitstermine angepasst und verschoben haben, als wir verstanden haben, dass die ursprünglichen Ziele nicht erreicht werden konnten? Dies kann zu einer schleichenden Projektverzögerung führen, die durch den grünen Indikator getarnt wird.  Zu wissen, wie viel Strecke mein Projekt bisher zurückgelegt hat, ist nicht gut genug. Ein erfahrener Manager würde auch die Geschwindigkeit und Beschleunigung des Projekts im Auge behalten.

Zu diesem Zweck habe ich die Datenobjekte und Geschäftsregeln von Planview AdaptiveWork verwendet, um tägliche Momentaufnahmen des erwarteten Fortschritts und der Parameter für die prozentuale Fertigstellung meines Programms zu erfassen. Jede Nacht habe ich diese Parameter für jedes Projekt und jeden Meilenstein in meinem Programm aufgezeichnet. Ich habe Berichtsdiagramme verwendet, um den Prozentsatz der Fertigstellung gegenüber dem erwarteten Wert auf einer Zeitachse darzustellen. Im Folgenden finden Sie Beispiele für solche Diagramme aus drei verschiedenen Projekten.

Beispiel A - Das gesunde 'At Risk'-Projekt:
Ein allmählicher und konsequenter Fortschritt sowohl beim erwarteten Fortschritt als auch beim Prozentsatz der Fertigstellung. Da die Differenz zwischen den beiden Parametern um 15 - 22% schwankte, lautete die Statusanzeige des Projekts die meiste Zeit über "At Risk". Dennoch zeigte der Trend, dass der Fortschritt beständig und unter Kontrolle war. Hier sehen Sie, was die Projekt-Ampelanzeige anzeigt:

Beispiel B - Das knappe 'On Track'-Projekt:
Beachten Sie, dass bei diesem Projekt der erwartete Fortschritt und der Prozentsatz der Fertigstellung fast übereinstimmen, so dass die Statusanzeige konstant grün war. Doch ein genauer Blick auf die Linie der erwarteten Fortschritte zeigt zwei alarmierende Kurven.

Am Juli 23 und am Juli 30 ging der erwartete Fortschritt zurück. Dies ist auf zwei Änderungswünsche in letzter Minute und mit hoher Priorität zurückzuführen, die erst einen Monat vor dem Start des Projekts zum Umfang hinzugefügt wurden:

Ein weiterer bemerkenswerter Punkt ist der sprunghafte Anstieg der prozentualen Erledigung in festen wöchentlichen Intervallen:
Einmal pro Woche überprüfen die Führungskräfte des Unternehmens die Dashboards von Planview AdaptiveWork. Am Morgen dieses Tages stellten die Projektteams sicher, dass Planview AdaptiveWork auf dem neuesten Stand war. Dies veranschaulicht eine der grundlegenden Notwendigkeiten für eine erfolgreiche Zusammenarbeit work management - das Interesse und die Beteiligung der Führungskräfte ist eine Voraussetzung für eine weit verbreitete Einführung.

Beispiel C - Das überambitionierte Projekt
Bei diesem Projekt nahmen wir einen Umfang und einen Zeitplan an, der offensichtlich die derzeitigen Fähigkeiten des Teams überstieg.

Nach zwei Dritteln der Projektlaufzeit lag der Prozentsatz der Fertigstellung 32% hinter dem erwarteten Fortschritt zurück, und die Differenz wurde von Tag zu Tag größer. Am 4. August begann das Team, einige unrealistische Termine zu verschieben, wodurch der erwartete Fortschritt (I) verringert wurde. Im Laufe der Tage lag der Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeiten weiterhin bei 60% und das Team nahm zwei weitere Korrekturen an den Erwartungen vor (II & III). Am 24. August hatte das Team endlich die Realität begriffen und verschob wesentliche Ergebnisse auf Phase 2 (IV).

Wie Sie sehen können, können der erwartete Fortschritt und der Prozentsatz der Fertigstellung sehr interessante Geschichten erzählen. In einer kollaborativen Arbeitsumgebung, in der mehrere Teilnehmer zur Erstellung des Projektstrukturplans und zur Berichterstattung über den Fortschritt beitragen, werden die Parameter sehr zuverlässig. Es ist eine gute Angewohnheit, ihre Trends zu verfolgen.

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Geschrieben von Team AdaptivArbeit