Die Unternehmen von heute stehen vor der Herausforderung, Innovation und Wandel voranzutreiben wie nie zuvor. Versierte PMOs und IT-Organisationen haben erkannt, dass sie mehr tun müssen, als nur Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen. Sie müssen diese Innovations- und digitalen Transformationsinitiativen im Einklang mit den Unternehmenszielen entwickeln und vorantreiben - oder sie zumindest umsetzen.
Yet, according to a 2017 Planview survey of more than 220 professionals involved in project and portfolio management functions (including project managers, program managers, the PMO, IT management, and the CIO):
- 73% der Unternehmen berichten, dass sie nicht genügend Ressourcen haben, um die eingehende Nachfrage zu befriedigen;
- 55% der Unternehmen geben an, dass ihre Projekte und Ressourcen nicht gut auf die Geschäftsziele abgestimmt sind;
- Weniger als 30% der PMOs sind der Ansicht, dass ihr primäres Ziel darin besteht, geschäftlichen Mehrwert zu schaffen; und
- 49% haben in den letzten 12 Monaten ein Projekt scheitern sehen.
Diese Herausforderungen - und die acht Trends, die sie noch verschärfen - sind der Grund, warum Unternehmen zunehmend auf Portfolio- und Ressourcenmanagement-Software zurückgreifen, die es ihnen ermöglicht:
Optimieren Sie die Ressourcennutzung durch Kapazitätsplanung: Wenn der Wandel kommt, ist die Fähigkeit, die richtigen Ressourcen auf die höchsten Prioritäten zu konzentrieren, der Schlüssel zur Umsetzung der Strategie. Planviews 2016 State of Resource Management and Capacity Planning Benchmark Study ergab, dass Unternehmen mit einem höheren Reifegrad bei der Planung von Ressourcenkapazitäten besser in der Lage sind, gemeinsam genutzte Ressourcen zu verwalten, die Ressourcennutzung zu erhöhen und die Prioritätensetzung zu verbessern.
Erzielen Sie geschäftlichen Nutzen: Portfolio- und Ressourcenmanagement ermöglicht es Unternehmen, das "Warum" hinter Projektanfragen zu verstehen, geschäftliche KPIs zu verfolgen und sicherzustellen, dass ihre Ressourcen auf das Wichtigste konzentriert werden.
Hier sind vier Beispiele dafür, wie Unternehmen ihre spezifischen Herausforderungen im Portfolio- und Ressourcenmanagement meistern und Geschäftsergebnisse erzielen.
Globaler Einzelhändler spart $4.6 Millionen durch Optimierung von Projekten und Ressourcen
Mit 17,000 Vertriebsstellen und einer Präsenz in 40 Ländern war es für diesen Bekleidungseinzelhändler eine strategische und operative Priorität, sein IT-Projekt- und Ressourcenmanagement zu erneuern, um ein kontinuierliches Wachstum zu ermöglichen. Sie hat fünf Herausforderungen identifiziert, die es zu lösen gilt:
- Minimal Project Tracking and Governance: IT had
multiple project lists maintained separately by the varying business units with no governance in how to select or create projects. There was no tracking of project costs or resource requirements. - Projektpriorität: Die Manager hatten keine Möglichkeit zu erkennen, welche Projekte am wertvollsten waren.
- Nachverfolgung von Kapitalarbeit: IT-Arbeit wurde bei Softwareprojekten, die über mehrere Jahre abgeschrieben wurden, als Aufwand verbucht. Die Projektkosten stimmten nicht überein, und die Prüfer waren besorgt über unzulässige jährliche Ausgaben.
- Zeitvergleich zwischen Arbeitsgruppen: Jede Arbeitsgruppe hatte einen anderen Satz von "Geschäftstätigkeiten", wodurch mehr als 100 verschiedene Aktivitätsarten entstanden. Es gab keine Möglichkeit festzustellen, wie die IT-Mitarbeiter ihre Zeit tatsächlich verbrachten.
- Künftige Anforderungen: An fast jedem Projekt waren mehrere Gruppen beteiligt, wobei die Koordination zwischen den Projekten minimal war. Es war unmöglich, Probleme mit der Ressourcenkapazität vorherzusagen, was zu ständigen unvorhergesehenen Ressourcenkonflikten führte.
Das Unternehmen stellt sich diesen Herausforderungen und unterstützt das Unternehmenswachstum mit seiner Planview-Lösung. Sie haben die Priorisierung von Arbeit und Ressourcen mit einer Sechs-zu-12-Monatsansicht der Ressourcenplanungsaktivitäten verbessert. Sie haben auch die Lebenszyklus- und Projektmanagementprozesse für eine verbesserte Projektabwicklung verbessert. Durch die Ausrichtung der Ressourcen auf die Projekte mit dem höchsten Wert konnte das Unternehmen mehr als $2 Millionen an Kapitaleinsparungen und $2,6 Millionen an Kosteneinsparungen erzielen.
"Wir haben endlich unsere Ressourcenkapazität und unseren Bedarf im Griff", sagte der leitende PMO-Direktor. "Wir können jetzt mit Sicherheit sagen, woran unsere Ressourcen arbeiten und wann wir zusätzliche Ressourcen einsetzen müssen, um die Projekte im Zeitplan zu halten. In den nächsten 6-12 Monaten haben wir immer noch ein gutes Maß an Genauigkeit, so dass wir uns nicht mehr darum bemühen müssen, Auftragnehmer zu finden. Stattdessen können wir uns proaktiv unseren Auftragnehmerpool ansehen, diese Beziehungen aufbauen und besser bestimmen, welche Fähigkeiten wir brauchen."
Globaler Versicherer gewinnt unternehmensweite Sichtbarkeit und Governance
Für einen der größten Versicherungsanbieter der Welt war das IT-Projektmanagement ein gewaltiges Unterfangen. Mit mehreren Projektmanagementbüros und 600 Projektmanagern musste die globale IT-Abteilung Sprachbarrieren sowie Unterschiede in Zeitzonen, Währungen und Prozessreife in den einzelnen Geschäftsbereichen berücksichtigen. Ein Audit aller eingesetzten Tools für Projektmanagement, Ressourcenmanagement, Bedarfsmanagement und Zeiterfassung bestätigte die Komplexität der vielen unterschiedlichen Systeme, die es zu verwalten galt.
Da es keine Konsistenz und keine gemeinsame Sprache oder Definitionen gab, entschied sich das Unternehmen für eine Konsolidierung auf eine Planview-Lösung für das Portfolio- und Ressourcenmanagement. Mit einem einzigen System haben sie nun unternehmensweite Sichtbarkeit und Transparenz, um Entscheidungen in Bezug auf Ausgaben, strategische Ausrichtung sowie Projekt- und Ressourcenmanagement zu unterstützen. Seit der Einführung hat das Unternehmen:
- Überwinden Sie die Komplexität seiner Größe, seines Umfangs und seines Reifegrads
- Erfolgreiche Implementierung eines gemeinsamen Servicemodells, um alle Geschäftseinheiten an globale Standards anzupassen
- Erreichte eine Benutzerakzeptanzrate von 90%.
"Wir vereinfachen unsere Geschäftsprozesse und ermöglichen es jeder Geschäftseinheit, ihre Nutzung der Planview-Software und ihre eigene Berichterstattung zu konfigurieren, während alle die gleiche Sprache sprechen", so der Leiter des Global Program Office.
Große U.S. Universität konsolidiert IT-Projekte 95%
Die IT-Abteilung einer großen US-amerikanischen Universität verwaltete mehr als 1,700 Projekte. Das Unternehmen benötigte einen systematischen Ansatz für die Priorisierung von IT-Initiativen, ein zentralisiertes Projekt- und Ressourcenmanagement und die Möglichkeit, Einblicke in laufende Projekte und Finanzdaten zu erhalten - alles für eine verbesserte IT-Governance.
Die Universität nutzt ihre Planview-Lösung, um die IT-Ausgaben mit der Mission der Organisation in Einklang zu bringen, um die Rechenschaftspflicht zu erhöhen und die Mittelverwaltung zu optimieren, sowie um IT-Projekte zu konsolidieren. Durch den Einsatz des Priorisierungsprozesses zur Identifizierung von Redundanzen und zur Rationalisierung der Bemühungen hat die IT-Abteilung den Umfang der zu verwaltenden Projekte um 95 Prozent reduziert, von 1,700 auf nur 76.
"Die Projektmanagement-Methode hat uns ein verbessertes IT-Governance-Modell mit der Implementierung eines zentralen Projektportfolio-Informationssystems verschafft, das den Beteiligten Informationen in Echtzeit liefert", sagte der stellvertretende Direktor des Office of IT. "Diese Daten fördern die Transparenz und ermöglichen es unserer Führung, Rechenschaft abzulegen und integrierte, fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Portfoliomanagement-Teams haben klare Vereinbarungen über die Arbeitsweise der Teams. Diese Teams haben strategische Ziele und Werte entwickelt und diskutieren regelmäßig IT-Initiativen, setzen Prioritäten für Projekte, ordnen Investitionen ein und treffen integrierte, fundierte Entscheidungen."
Bezirksverwaltung steigert Produktivität mit Portfolio Management
Die Abteilung Information Systems Technology (IST) eines US-Bundesstaates verfügte über ein IT-Budget in Höhe von $11 Millionen Dollar und aktive Projekte in Höhe von $8 bis $9 Millionen, hatte aber kein angemessenes und effizientes System, um festzustellen, wie jeder einzelne IT-Dollar ausgegeben wurde und wie sich die Investition rentierte. Obwohl definierte Prozesse vorhanden waren, fehlte der IST-Abteilung die Sichtbarkeit, um Verpflichtungen einzugehen und neue Projekte zu übernehmen.
Nachdem der Landkreis versucht hatte, alles über Tabellenkalkulationen zu verwalten und ein eigenes Portfoliomanagementsystem aufzubauen, entschied er sich für die Einführung einer Planview-Lösung für das Portfolio- und Ressourcenmanagement. Dadurch ist das IST-Team von Chesterfield County in der Lage, den Status eines jeden Projekts zu dokumentieren und gleichzeitig die Standardisierung des Projektmanagements voranzutreiben. Sie haben jetzt vollen Einblick und Transparenz in das gesamte Projektportfolio und können so:
- Eliminieren Sie drei Datenbanken, Tabellen und Word-Dokumente aus zehn Jahren und verschiedene andere Systeme, die eigentlich dazu gedacht waren, Informationen zu erfassen, aber in Wirklichkeit ein Hindernis darstellten;
- Steigerung der Produktivität, insbesondere auf Managementebene, durch die Möglichkeit, alle Aspekte jedes Projekts schnell und einfach mit Hilfe von Berichten und Dashboards zu verfolgen; und
- Sparen Sie geschätzte $100,000 pro Jahr durch bessere Entscheidungen zur Optimierung ihres Projektportfolios und durch Effizienzgewinne in der gesamten IT-Organisation.
Die Planview-Lösung für Portfolio- und Ressourcenmanagement
Diese Fallstudien zeigen, wie Planview-Lösungen Unternehmen aller Größen und Reifegrade in die Lage versetzen, Strategie, Planung und Umsetzung zu integrieren, um ihre Geschäftsziele zu erreichen, selbst inmitten von Veränderungen und begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen. Mit den Lösungen von Planview optimieren Unternehmen ihre Portfolios, gleichen Kapazitäten mit der Nachfrage ab, setzen Prioritäten und führen Projekte durch und verwalten die zugrundeliegenden Finanzdaten. Stakeholder können die Portfolio-Performance im Vergleich zu den Plänen visualisieren und Entscheidungen treffen, die sicherstellen, dass die Ressourcen die wertvollsten Projekte liefern.
Die Planview-Lösungen für Portfolio- und Ressourcenmanagement decken PMOs von kleinen Unternehmen bis hin zu Großunternehmen in allen Branchen ab. Zu den Produktlinien, die diese Lösungen unterstützen, gehören Planview Enterprise für ein durchgängiges Portfolio- und Ressourcenmanagement, Innotas Projektportfoliomanagement für reifere Organisationen und Projectplace für kollaboratives Arbeitsmanagement. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.planview.com/it-ppm-project-portfolio-management/.
Ähnliche Beiträge
