Weihnachten steht vor der Tür und Sie fragen sich bestimmt, ob Sie auf der Liste des Weihnachtsmannes stehen oder ob Sie dieses Jahr Kohle unter dem Weihnachtsbaum liegen haben werden.
Ihr Projektmanagementbüro (PMO) ist da nicht anders. Viele Projektmanager verwenden immer noch Tabellenkalkulationen und andere einfache Projektmanagement-Software und vermeiden ein Projektportfoliomanagement-Tool (PPM), weil sie befürchten, dass es mehr Arbeit für sie bedeutet. PPM ist für die heutigen Projektentwicklungen unerlässlich. Es hilft Unternehmen, den strategischen Wert und die Ziele voranzutreiben, indem es die richtigen Projekte auswählt, die richtigen Ressourcen einsetzt und das richtige Maß an Transparenz bietet, um gute Entscheidungen zu treffen und zu verwalten. Wenn Sie sich mit vielen dieser 12 Probleme konfrontiert sehen, dann ist es an der Zeit, über die Anschaffung eines PPM-Tools für Ihr PMO zu Weihnachten nachzudenken. Setzen Sie Ihr PMO auf die Nizza-Liste des Weihnachtsmanns, indem Sie diese Projektmanagement-Vergehen vermeiden:
- Verspätete Projekte, überzogene Budgets und verpasste Fristen: Dies kann durch eine Vielzahl von Faktoren verursacht werden, ist aber ein häufiger Indikator und sollte nicht übersehen werden, da es sonst nur noch schlimmer wird.
- Ressourcenknappheit, Ressourcenkonflikte und überlastete Teams: Dies wäre ein unmittelbares Zeichen dafür, dass Sie eine Lösung für das Ressourcenmanagement benötigen, wenn Sie bereits mit solchen Problemen konfrontiert sind.
- Das Portfolio erfüllt die strategischen Ziele nicht und ist nicht auf das Geschäft abgestimmt: Das ist ein Rezept für ein Desaster. Die Ausrichtung ist entscheidend für den Erfolg.
- Schwierig zu behebende oder fehlgeschlagene Projekte: Wenn Projekte scheitern oder sich generell als schwieriger erweisen, als sie sein müssten, dann ist es an der Zeit, dass Sie in ein Tool investieren, das Ihnen hilft, diese Projekte frühzeitig zu erkennen und das Risiko neu zu bewerten, um übermäßige Investitionen in riskante Projekte zu vermeiden.
- Zu viel Aufwand für die Verwaltung von PMO-Prozessen und -Leistungen: Manchmal werden die Dinge zu kompliziert und anstatt den Prozess zu vereinfachen, wird er dadurch nur noch komplexer. Das richtige Gleichgewicht ist schwer zu erreichen, sollte aber angestrebt werden, um Zeit und Ressourcen effizient zu nutzen.
- Keine zentrale Sichtbarkeit der Portfolio-Investitionen im gesamten Unternehmen und keine Rechenschaftspflicht: Es mag schwierig sein, die Sichtbarkeit zu messen, aber wenn Sie das Gefühl haben, dass sie fehlt, dann ist sie wahrscheinlich auch vorhanden. Sichtbarkeit führt zu Verantwortlichkeit und letztlich zu einer besseren Projektdurchführung und einem größeren Erfolg.
- Hoher Prozentsatz an erfolglosen Projekten: Wenn Sie sich in diesem Stadium befinden, ist eine sofortige Änderung erforderlich. Dafür kann es eine Vielzahl von Gründen geben - schlechte Projektauswahl, mangelnde Unterstützung durch die Geschäftsleitung oder fehlende Erfolgsmessung - aber die Ursache muss ermittelt und behoben werden.
- Unausgewogene Investitionen in strategischen Bereichen: Das Projektportfolio muss ein gesundes Gleichgewicht zwischen Instandhaltungsprojekten und strategischen Projekten enthalten. Um den Geschäftswert zu steigern, sollte ein wesentlicher Teil der Investitionen in strategische Projekte fließen. Sie sind in der Lage, Ihre strategischen Projekte zu identifizieren und umzusetzen.
- Meetings, in denen über Fakten gestritten wird, anstatt Entscheidungen zu treffen (Datenintegrität): Die Fakten sollten bereits vorliegen und leicht verfügbar sein, damit Sie produktive Meetings abhalten können.
- Prozesse, die die Möglichkeiten komplexer, schwer zu pflegender Tabellenkalkulationen übersteigen: Tabellenkalkulationen sind für jedes Team schwer zu verwalten und Daten gehen verloren. Stellen Sie sicher, dass alle dieselben Daten mit einer einzigen Quelle der Wahrheit verwenden.
- Hohe Unsicherheit im Portfolio/schlechtes Verständnis des Risikos: Projekte sollten sowohl in der Inventarisierungsphase als auch während der Projektdurchführung bewertet werden. Wenn riskante Projekte zu Fehlinvestitionen werden, sollten sie eingestellt werden. Wenn sie jedoch mehr Ressourcen benötigen, um weitere Investitionen zu rechtfertigen, sollte auch dies geprüft werden. In jedem Fall sollten Sie das Risiko Ihrer Projekte verstehen und überwachen können.
- Führungskräfte, die nicht in der Lage sind, Prioritäten und/oder eine Innovationsstrategie zu formulieren - bessere Kommunikation und Berichterstattung: Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Projekts. Eine PPM-Lösung ermöglicht Ihnen eine effizientere Kommunikation mit allen Beteiligten. Die Prioritäten müssen ermittelt und vereinbart werden, bevor sie als Kriterien für die Projektauswahl verwendet werden. Der strategische Wert sollte immer die Triebfeder für die Projektauswahl sein.
*Referenz Tech Clarity Report
Sie mögen mit Tabellenkalkulationen vertraut sein, aber das reicht nicht mehr aus. Es ist an der Zeit, eine PPM-Lösung in Betracht zu ziehen. Treiben Sie Ihre Projekte weiter voran und verlangen Sie von Ihrem Unternehmen Rechenschaft, so wie diese von Ihnen Ergebnisse verlangen.
Wenn Ihr PMO dieses Jahr zu Weihnachten Kohle bekommt, beginnen Sie mit dem Aufbau Ihres Business Case für ein besseres PMO. Stehen Sie nicht wieder auf der Ungezogenenliste des Weihnachtsmanns.
